Email marketing para colegios: guía completa para campañas exitosas
- Aarón Rosette
- 2 feb
- 6 Min. de lectura
Puntos clave:
Recolecta correos con transparencia, ofrece contenido valioso y cumple con las normativas de protección de datos.
Personaliza mensajes para cada grupo (padres, docentes, futuros alumnos) y aumenta la interacción con contenido específico.
Monitorea métricas de apertura y clics, y optimiza asuntos, frecuencia y contenido para mejorar resultados.
Define objetivos claros, programa tus envíos y mantén coherencia en estilo y mensaje para reforzar la identidad institucional.
Al igual que otros recursos digitales, el marketing por correo electrónico demanda una buena estrategia: desde la construcción de bases de datos y la obtención del consentimiento de los suscriptores, hasta el diseño de campañas informativas o promocionales que se sientan relevantes y oportunas.
¿Qué es el email marketing y por qué es vital para los colegios?
El email marketing para colegios consiste en el envío planificado de correos electrónicos con fines de comunicación, promoción y fidelización de estudiantes y familias.
En el contexto de una institución educativa, va mucho más allá de simples boletines: es la oportunidad de informar acerca de eventos escolares, nuevas inscripciones, becas y testimonios de la comunidad académica, entre otros temas de interés.
Cómo construir una lista de suscriptores sólida en colegios
Para poder realizar campañas de email marketing, lo primero que necesitas es contar con una lista de suscriptores. Los datos que requieres son al menos el nombre y el correo de la persona.
Para que el email marketing para colegios funcione, es necesario establecer lazos de confianza con los posibles suscriptores y ofrecerles algo que realmente les resulte útil o interesante.
1. Diseña tu propuesta de valor
Antes de pedir datos a los padres, alumnos o personal, debes responderte: “¿Qué recibirán a cambio si se suscriben?”. Puede ser un boletín con actualizaciones sobre la vida escolar, calendarios de eventos o incluso guías para la elección de carreras o talleres extracurriculares.
Cuanto más claro y valioso sea el beneficio, más posibilidades tendrás de que se unan a tu lista de contactos.
2. Usa formularios claros y atractivos
Un formulario de suscripción no debe ser un laberinto. Menciona cuántas veces al mes enviarán correos, qué tipo de información compartirán y, sobre todo, incluye un enlace a tu política de privacidad.
Esto último se ha vuelto un punto crítico, pues muchos usuarios se mueven con recelo cuando se les pide el correo electrónico y quieren saber exactamente para qué se utilizará.
3. Respeta la normativa de protección de datos
Dependiendo del país, existen leyes específicas que regulan cómo recopilar, almacenar y usar la información personal de los usuarios.
Por ejemplo, en México contamos con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, y en la Unión Europea aplica el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Incumplir estas leyes no solo puede implicar sanciones económicas, sino que también daña la reputación de tu colegio.
Adicionalmente, supervisa que se cumplan estándares como el doble opt-in (cuando el suscriptor confirma su correo a través de un enlace) para asegurarte de que las personas que te brindan sus datos realmente quieren recibir tus comunicaciones.
4. Segmenta desde el principio
Agrupar a los contactos por tipo (padres, alumnos, exalumnos, personal administrativo, prospectos) es una excelente forma de dirigir mensajes precisos y relevantes. Así evitas saturar a los destinatarios con correos que no les interesan.
Si un padre solo quiere saber de las fechas de exámenes y eventos escolares, no tiene sentido que reciba información sobre las oportunidades de posgrado que se ofrecen en la institución.
5. Automatiza procesos para mejorar la experiencia
Herramientas de email marketing como Mailchimp, ActiveCampaign o Sendinblue permiten crear flujos de trabajo automatizados. Por ejemplo, al recibir la suscripción de un padre de familia, podrías enviarle una serie de correos iniciales con información básica sobre la filosofía educativa del colegio.
Todo esto mejora la experiencia de tus suscriptores, demostrando que estás atento a sus necesidades y que valoras su tiempo.
Diseñando campañas de email marketing efectivas para colegios
Es fundamental diseñar campañas de email marketing para colegios que estén enfocadas en objetivos claros, con un contenido significativo y una periodicidad estratégica.
1. Define objetivos y periodicidad
Cada campaña de correo debe tener un propósito específico. Quizás quieras dar a conocer fechas de exámenes, informar sobre nuevas becas o promocionar talleres de formación para docentes.
Al mismo tiempo, determina la frecuencia de tus envíos con base en la relevancia de la información.
Un boletín semanal puede funcionar para noticias de la comunidad estudiantil, mientras que un correo mensual podría bastar para informar sobre logros académicos o eventos de mayor envergadura.
2. Segmenta y personaliza el contenido
Si tienes ya una lista de suscriptores segmentada (padres, profesores, exalumnos, futuros alumnos), el siguiente paso es diseñar correos que resuenen con cada grupo.
Por ejemplo, a los profesores les interesará la actualización de calendarios internos, mientras que los futuros alumnos querrán información sobre costos, becas y actividades extracurriculares.
La personalización del asunto y el mensaje aumenta la posibilidad de que abran el correo y hagan clic en los enlaces, mejorando los resultados de tu campaña.
3. Ofrece valor en cada correo
En las instituciones educativas hay mucha información que se comparte a diario, pero no todo resulta imprescindible para todos los públicos. Un error común es incluir demasiados temas o datos irrelevantes.
Siempre pregúntate: “¿De qué manera esto ayuda a mi lector a entender, participar o beneficiarse más en la comunidad educativa?”
4. Destaca el llamado a la acción (CTA)
Tanto si buscas incrementar la inscripción a un taller como si deseas informar sobre la próxima reunión de padres, tu correo debe guiar al lector hacia la acción que deseas que realice. Procura que el botón o el enlace destaque visualmente y que el texto sea claro y conciso.
5. Mide, analiza y ajusta
La gran ventaja del marketing por correo electrónico es que permite monitorear la tasa de apertura, los clics en los enlaces y hasta las bajas en la suscripción. Analiza esta información para entender qué está funcionando y qué conviene modificar.
Si notas que los padres no abren ciertos tipos de correos, prueba a cambiar el asunto, la hora de envío o el contenido para hacerlo más relevante.
Tipos de campañas de email marketing
Por periodicidad
Hay 4 tipos: semanal, quincenal, mensual o anual.
Evita enviar correos diariamente, eso solo molestará a tus contactos y seguramente terminarás reportado y catalogado como spam.
Spam: correos electrónicos masivos e invasivos que no son deseados por la persona que los recibe.
Por objetivo
Se dividen en 2: informativas y de venta.
Las informativas están dirigidas a nuestros alumnos, profesores, personal y padres de familia. Su objetivo es la fidelización y el flujo informativo.
Las campañas de venta se realizan para las personas interesadas en saber más sobre nuestro colegio. Su objetivo es mostrar las ventajas del servicio para motivar la inscripción al mismo.
Tipos de email
Newsletter
Correo con información específica segmentada de acuerdo al interés de nuestro contacto.
Por ejemplo, en el caso de una universidad, podríamos enviar información específica sobre una licenciatura a todas las personas interesadas en ella.
Promociones
Correos que incluyen descuentos o informan sobre los mismos. En algunos casos incorporan cupones personalizados con vigencia temporal para acelerar la decisión de compra.
Lifecycle email
Son correos con información segmentada de acuerdo con el tipo de lead al cual nos dirigimos.
No podemos enviar la misma información a quien desea conocer nuestro servicio, que a quien ya está pensando en inscribirse con nosotros.
Correos de agradecimiento
Estos suelen utilizarse para dar la bienvenida a una persona que acaba de inscribirse en nuestro colegio. Otra forma de utilizarlo es agradeciendo la suscripción a nuestra base de datos.
Todos estos correos se programan para enviarse automáticamente al realizarse una acción deseada (disparador).
Correos administrativos
Son de carácter interno y sirven para el envío de información al personal de nuestro colegio.
Comunicados y boletines deben enviarse de forma esporádica y plenamente justificada. Evitemos enviar correos ociosos que no aporten información relevante.
Correos de fidelización
Estos correos buscan que nuestro personal, profesorado y alumnado se sientan tomados en cuenta por la institución.
Aconsejo siempre el envío de felicitaciones en los cumpleaños, así como el reconocimiento a algún logro académico o profesional.
Métricas para evaluar el email marketing en colegios
Tasa de apertura (Open Rate)
Te indica qué porcentaje de destinatarios abrió el correo. Te ayuda a evaluar la efectividad del asunto y la relevancia del remitente.
Tasa de clics (CTR)
Mide el porcentaje de personas que hicieron clic en uno o más enlaces dentro de tu mensaje. Revela si tu contenido y tus llamados a la acción resultan suficientemente atractivos.
Tasa de rebote (Bounce Rate)
Señala los correos que no llegaron a su destinatario (rebotes duros y blandos). Mantener bases de datos limpias y actualizadas ayudan a reducir este indicador.
Tasa de cancelación de suscripción (Unsubscribe Rate)
Cuando un correo provoca bajas, es una señal de que tal vez la frecuencia o el contenido no responden a las expectativas.
Una de las ventajas del email marketing para colegios es que no necesitas esperar largos periodos para hacer cambios. Puedes reaccionar rápidamente a los resultados y perfeccionar tu estrategia.
*Este artículo fue originalmente publicado el 22 de septiembre del 2021 y ha sido actualizado y mejorado para asegurar la precisión y relevancia de la información proporcionada.
Referencias
Codina, D. (2016) Email Marketing. Estrategias de éxito. CreateSpace Independent Publishing Platform.
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