¿Cómo atraer más estudiantes a tu colegio utilizando las visitas promocionales?
Visitar escuelas es una de las estrategias obligadas en el plan de Marketing Educativo. La mayor ventaja de este tipo de activaciones es que vamos a un lugar donde el público estará receptivo a nuestro mensaje, ya que es un servicio que necesitarán a corto plazo y es relevante para ellos.
¿Qué son las visitas escolares promocionales?
Son visitas a diferentes escuelas con el objetivo de presentar tu oferta educativa a alumnos que están por terminar un nivel académico para comenzar otro. Para este caso, nos concentraremos en el bachillerato o la educación media, que están por ingresar a la universidad.
Pasos para organizar una visita escolar promocional
Define tus objetivos
¿Cuántos nuevos prospectos esperas sumar a tu base de datos? ¿Cuántos de ellos proyectas que pedirán informes? ¿Cuántos queremos que se inscriban? ¿Cuántos años tendremos que conservarlos en nuestra escuela? ¿Cuál será el rendimiento de la inversión a corto y largo plazo?
Además de presentar información sobre tu escuela y captar alumnos, la recopilación de datos debe estar dentro de tus objetivos, ya que es un buen lugar para conocer a tu público objetivo, ya sea a través de métodos cuantitativos o cualitativos.
Mientras más visitas promocionales realices, definirás con mayor claridad tus objetivos.
Selecciona las escuelas más adecuadas
Para ello, el departamento de Investigación de Mercado debe proporcionar una lista de escuelas potencialmente proveedoras. Las variables para considerar en la selección son:
Demográficas
Que estén dentro de nuestra zona. Concéntrate en las más cercanas.
Económicas
Que el precio no exceda mucho el rango entre tu colegiatura y la de la escuela a la que asistirás.
Socioculturales
Si tu institución es cristiana y vas a asistir a un colegio católico, posiblemente no te dará nuevos clientes, pues se contraponen las creencias.
Oferta educativa
También debes realizar una investigación sobre la oferta académica del colegio, ya que no debe contar con el nivel educativo que vas a ofrecer, es decir, no vayas a un bachillerato que cuente con universidad.
Si no seleccionamos adecuadamente los colegios a visitar, acabaremos invirtiendo esfuerzos y recursos en una actividad que no será rentable para nuestra universidad.
Establece contacto con el colegio de tu interés
El área de Vinculación o de Comunicación deberá solicitar los permisos para ir y habrá que ofrecerles algo a cambio. Puedes otorgar un porcentaje de beca para sus alumnos, para el personal o sus familiares, u ofrecer comisiones. También puede ser que la institución ya tenga fijada una cuota para este tipo de eventos.
Precisa el tipo de visita que vas a realizar
Tipos de visitas escolares promocionales
Exposición directa de tu escuela
Es la más tradicional y consiste en asistir para presentar tu escuela. Puedes sacarle provecho utilizando diferentes formatos: fotos, videos, casos de éxito, vida académica, profesores destacados, etc.
Charlas o conferencias
Usa un tema de interés para captar su atención, puede ser sobre orientación vocacional y así tendrás la oportunidad de presentar las carreras que tienes y su potencial a futuro.
Para explotar este tema, invita a tus egresados más destacados para que cuenten su experiencia en el campo laboral, o a tus mismos profesores.
Minicongresos
Dar varias charlas o conferencias con diferentes presentadores y temáticas. Su organización es más compleja, por lo que se aconseja para colegios que nos aportan una gran cantidad de alumnos.
Talleres
Ofrece talleres relacionados con las licenciaturas que ofreces.
Por ejemplo: un taller de primeros auxilios para los interesados en la licenciatura de Enfermería; uno de repostería para Gastronomía; o de fotografía para redes sociales a quienes les interese estudiar Comunicación.
Prepara una experiencia memorable
Se trata de hacer que la visita sea una experiencia que los asistentes puedan recordar y no solo una presentación publicitaria. Destaca tus cualidades demostrando lo que tu institución es capaz de ofrecer.
Ten en cuenta que no vas a ser el único colegio que les visitará, así que has que te recuerden. Tu misión es destacar y hacer que los y las estudiantes hablen de ti con sus padres.
Ir solamente a hablar acerca de nuestra institución puede resultar tedioso para los jóvenes. La recomendación es preparar un tema atractivo para retener su atención con algún tópico de su interés.
La clave está en saber entretener y cautivar para generar el impacto y el resultado que esperas.
Para conseguir que tu visita sea una experiencia, pregúntate cuáles son los temas de interés del público joven para crear contenidos y actividades de calidad que enganchen en el momento, pero con las cuales también puedan recordarte a la hora de ir a casa con sus familias.
Prepara los materiales que llevarás
Ya que hayas elegido el formato de tu visita, solicita el material que necesitarás: desde flyers y trípticos, hasta souvenirs o tu gaceta universitaria.
Los materiales son indispensables, ya que llegará a manos de los padres de familia, quienes, en la mayoría de los casos, son quienes pagarán la colegiatura e influirán en la elección de sus hijos.
Entre la información que debes incluir en tus materiales están tu oferta académica, objetivos, historia y, muy importante, tus formas de contacto (sitio web, teléfonos y redes sociales).
También incluye tus logros, por ejemplo, premios, número de egresados y casos de éxito.
Elabora un presupuesto
Dependerá de los objetivos y del formato. Un buen consejo es que inviertas en este tipo de marketing: estarás frente a tu cliente potencial, así que explota tu tiempo y tus recursos.
En el presupuesto, considera desde los materiales publicitarios hasta el sueldo de conferencistas. También enlista los costos de renta de equipo (computadora, bocinas, micrófonos, pantallas), siempre y cuando la escuela que visites no te los proporcione.
Elige dos o tres instituciones que tengan el mayor potencial para captar alumnos y no te enfoques en una sola visita; arma una estrategia completa, es decir, que sean varias visitas y en diferentes formatos y diversas fechas.
Para ahorrar gastos, usa la tecnología para hacer llegar tu mensaje. Por ejemplo, una conferencia puede ser por Zoom y el taller lo puedes dar presencialmente.
Ya que hayas concluido con la visita, no sueltes a los prospectos. Si la escuela lo permite, has que llenen algún formulario para incluirlos a tu base de datos y enviarles información, ya sea por teléfono o por correo electrónico.