Welcome pack y comité de bienvenida para tu colegio
Actualizado: 11 mar
El welcome pack y el comité de bienvenida te ayudarán a causar una buena impresión.
Importancia de la primera impresión
La primera impresión que reciben los estudiantes al ingresar a un colegio determinará el tipo de relación que establecerán con dicha institución. Esa relación trascenderá sus años de formación educativa y dejará una importante huella en recuerdos futuros.
«Bodaliov ha estudiado con profundidad este fenómeno y ha determinado como se incorporan a él no sólo los estados de ánimo y rasgos inherentes al sujeto cognoscente, sino juicios valorativos y estereotipos de éste» (citado por González y Vilariño, 2018).
Los especialistas coinciden en que estas primeras impresiones suelen ser muy resistentes al cambio y condicionan ideas posteriores en torno a la institución que las emite.
Es decir, los estudiantes con una primera impresión positiva de un colegio tienen mayores posibilidades de mantener esa percepción a lo largo del tiempo.
¿Cómo causar una buena primera impresión a nuestros alumnos de nuevo ingreso?
Existen muchas estrategias que puedes implementar para hacer del primer día de clases algo memorable. Hoy te hablaré de 2 que son primordiales en cualquier estrategia de marketing educativo: el welcome pack y el comité de bienvenida.
Welcome pack
El welcome pack es una caja que contiene regalos y que reciben todos los estudiantes que son aceptados en colegios prestigiados. Sirve para incrementar el sentido de pertenencia institucional, elevar las expectativas y mejorar la percepción del nuevo alumno.
Con las redes sociales, el welcome pack se ha convertido en una estrategia de promoción viral, ya que muchos estudiantes suelen compartir vídeos de unboxing que pueden acumular miles de vistas en YouTube, Instagram y TikTok.
Es importante que el obsequio sea enviado a la casa del alumno días previos al inicio de clases. Utiliza servicios de mensajería reconocidos, ya que el profesionalismo de su entrega formará parte de la experiencia.
La clave para que un estudiante desee compartir un unboxing del welcome pack está en la creatividad de su packing. Universidades como Standford y UCLA cuidan al máximo todos los detalles de sus cajas y los empaques individuales que acompañan a cada artículo.
Jamás utilices una caja genérica que no exprese la identidad de tu marca educativa. Cuida las dimensiones, formas, colores y hasta la manera en que deberá abrirse.
¿Qué debe contener un welcome pack?
Tarjeta de bienvenida
El diseño, la impresión y la calidad del papel deben ser impecables. Es necesario personalizarla con el nombre del nuevo alumno y no ser una tarjeta genérica para todos. Esto mostrará un deseo por reconocer la individualidad de cada estudiante.
El texto que llevará la tarjeta debe ser corto, emotivo e inspirador. No le hables de tu servicio ni de tu calidad académica, mejor habla de las emociones de la vida académica y los nuevos lazos afectivos que está a punto de construir.
Recuerda que un welcome pack debe apelar a la emoción y no a la razón.
Si vas a colocar imágenes, procura que estas transmitan la amistad y la convivencia entre alumnos de una manera más informal y menos institucionalizada.
Material informativo
«Un folleto de actualidad: el catálogo se puede renovar cada dos o tres años en función de las novedades o cambios importantes […] en el que explicaremos de manera concisa logros recientes y objetivos del centro a corto» (Sarrias, 2018).
Al igual que con la tarjeta, el material informativo debe ser conciso y brindar información útil para el primer día de clases. No intentes llenar el welcome pack con folletería inútil o con aquellos productos que te sobraron del ciclo escolar anterior.
Playera del colegio
No debe ser cualquier playera, necesitas un diseño especial que conmemore la llegada de tus nuevos alumnos. Podrías colocar el año de ingreso y egreso de esa nueva generación o algún detalle distintivo que la vuelva significativa.
Cuida al máximo la calidad de la tela, la impresión y el bordado (según sea el caso). Una playera que se vea “barata” o se sienta “incómoda” provocará una impresión negativa del centro.
Asegúrate de conocer la talla exacta de la persona. Recibir una prenda demasiado grande o pequeña será frustrante para quien la reciba, pues envía un mensaje de desinterés hacia la persona y sus necesidades.
Mochilas
Es un artículo que todo nuevo estudiante apreciará; especialmente si el diseño es bonito, los materiales son resistentes y si está pensada para las necesidades específicas del colegio en cuanto a tamaño y ergonomía.
Vaso térmico o taza
Es uno de los artículos de uso más generalizado. Sin embargo, deberás elegir con cuidado cuál es el más conveniente para tu institución.
Una taza solo podrá ser utilizada en casas y oficinas, por lo que solo se recomienda para colegios que trabajan en línea. Un vaso térmico es mejor para estudiantes de clases presenciales.
Al igual que con el resto de los artículos, necesitas cuidar la calidad de los materiales y la impresión. Recuerda que en el caso de los productos plásticos es indispensable certificar que están libres de BPA para garantizar la salud de nuestros estudiantes.
Algunos vasos de plástico pueden ser tóxicos, así que no deberías economizar en la compra de estos artículos.
Souvenirs
El catálogo de posibles artículos es enorme, dependerá del mensaje que desees comunicar. Recuerda que el uso de cada souvenir se asociará con los valores de la institución. Procura que estos sean útiles, creativos, agradables y de calidad.
Souvenirs inadecuados para centros educativos
Destapadores, encendedores, sacacorchos o todo aquello relacionado con vicios.
Navajas suizas u otros artículos que puedan ser utilizados para lastimar a otros.
Todo artículo que promueva roles de género o envíe mensajes sexistas a través de sus colores, formas o usos.
Souvenirs recomendables para colegios
Artículos de oficina como bolígrafos, libretas, agendas o tapetes para el ratón.
Dispositivos electrónicos de uso genérico como power panks o ratones inalámbricos.
Cualquier artículo que pueda ser útil para un estudiante y comunique los valores del colegio.
Tarjetas con licencias para softwares o libros digitales.
Stickers, banderines o artículos decorativos con el logotipo del colegio.
Algunos welcome pack de universidades incluyen la credencial del nuevo estudiante, lo cual es un gran detalle.
Con la pandemia, no estaría mal incluir cubrebocas o envases con gel antibacterial personalizados con tu marca educativa.
Comité de bienvenida
Entrar por primera vez a un nuevo colegio es un momento estresante para cualquier alumno, ayúdales a hacer más relajado ese primer contacto con un comité de bienvenida conformado por tus maestro y alumnos más amables y extrovertidos.
Este comité se encargará de recibir, mostrar las instalaciones y llevar a sus aulas a cada uno de los estudiantes de nuevo ingreso.
Capacita a tu comité de bienvenida
La recepción del primer día de clases es una actividad importante, por ello deberás capacitar a tu comité y ensayar el recorrido y el discurso que ofrecerán.
Redacta la lista de tópicos y datos que los integrantes del comité deberán comunicar a los nuevos alumnos.
La clave del éxito de un comité de bienvenida está en hacerles saber y sentir a los recién llegados que son bien recibidos y que habrá varias personas al pendiente de ayudarles en cualquier momento.
El comité debe conocer al dedillo el reglamento del colegio y estar preparado para responder cualquier pregunta de tus estudiantes de nuevo ingreso.
Es aconsejable que el comité de bienvenida pregunte a los recién llegados si leyeron o no los materiales informativos del welcome pack, especialmente aquellos relacionados con las políticas del colegio y el reglamento interno.
Diseña el recorrido y supervisa al detalle cada espacio. ¿Hay algo que debas arreglar o mejorar para brindar una mejor impresión? ¿Los espacios están totalmente presentables?
No se trata de cuidar la imagen de tu colegio solamente el primer día de clases, el objetivo es mantener esa imagen pulcra y ordenada todos los días del año escolar. De lo contrario, los estudiantes se sentirán engañados y se decepcionarán.
Referencias
González, B., y Vilariño, J. (2018) Imagen y primera impresión.
Sarrias, L. (2018) School Marketing. Cuando al cliente le llamamos alumnos. Profit Editorial.