Proceso de una visita guiada por tus instalaciones
Actualizado: 11 mar
Modelo para hacer visitas guiadas exitosas a las instalaciones de tu centro educativo.
Te presentamos un modelo para realizar una visita guiada a un colegio. El autor, Carlos Llorente, aconseja utilizar esta propuesta, pero también nos invita a experimentar constantemente para identificar qué nos funciona y qué no, además de llevar un registro de todas nuestras visitas e incorporar mecanismos para medir resultados.
Es importante sensibilizar a todas las personas que trabajan en nuestra institución sobre la importancia de proyectar una buena imagen durante una visita, desde quien realiza el aseo, hasta los profesores y alumnos con los que nos cruzaremos en los pasillos.
Fases de una visita guiada a tu colegio
1. Construye un rito de negociación
Cuando un padre de familia te solicite una visita a tus instalaciones, no caigas en el error de mostrarte desesperado por atenderle, es mejor que agendes una fecha y hora específica.
Tampoco caigas en el extremo de hacer esperar demasiado tiempo o mostrarte inaccesible, lo recomendable es que la visita sea de 3 a 7 días posteriores a la solicitud.
Esta espera forma parte del ritual de negociación, y envía el mensaje de que nuestra escuela sigue protocolos, trabaja de forma ordenada y respeta el tiempo de sus empleados.
2. Recibimiento
Se aconseja contar con información previa de la persona que nos visitará. Nombre del hijo, escuela de la que proviene, y cualquier otra información que nos pueda servir para empatizar con los posibles compradores.
No se aconseja esperarles en la puerta, ya que eso transmite la sensación de desespero. Es mejor que cuando la familia llegue al colegio, una recepcionista le avise a la persona encargada y, posteriormente, esta se reúna con los visitantes.
3. Recorrido
Es necesario tener ensayado el recorrido y el discurso, hay que estudiarlo detalladamente para que pueda causar impacto.
Se recomienda revisar 15 minutos antes de la visita todos los espacios por los que llevaremos a los padres para asegurarnos que estén limpios y ordenados.
También debemos avisar a los profesores y alumnos en caso de que vayamos a entrar a alguna clase.
4. Discurso
Es el texto qué diremos durante el recorrido. Contiene las fortalezas de nuestro colegio, lo que nos hace únicos y nuestra promesa.
Si bien debe redactarse, tiene que decirse con naturalidad y no como algo ensayado y falso.
Se recomienda ser flexibles y adaptarnos a la conversación, aprovechando para hacer preguntas que permitan identificar necesidades y preocupaciones. El secreto está en relacionar esas dudas con nuestras fortalezas.
Se debe revisar cada año el script para actualizarlo y mejorarlo.
5. Momentos inolvidables
Al diseñar la visita, tenemos que crear al menos un momento inolvidable. Esta es la parte más difícil y creativa.
Algunos ejemplos son: presentarles a la futura profesora de su hijo, enseñarles una clase, mostrarles un vídeo corto o animarlos a hablar con alumnos. Si los padres nos visitan con sus hijos, también debemos crear una experiencia para ellos.
6. Cierre de la venta
Se recomienda pedirles a los padres que llenen una solicitud para dejar sus datos. El acto de llenar un formulario envía un mensaje inconsciente de compromiso.
Necesitamos crear el espacio perfecto para la venta. Se recomienda un lugar tranquilo, limpio, no demasiado íntimo, visualmente agradable y con olores relajantes.
Cuando llegue el momento de hablar de precios es importante hacerlo con seguridad y normalidad. Un vendedor inseguro y que evita decir precios, transmite desconfianza.
Debemos pedirles sutilmente a los padres que no se demoren mucho en realizar el pago a fin de no perder su lugar en el plantel.
7. La despedida
Tenemos que ser simples, breves y educados. Todo lo que teníamos que decir ya está dicho, y lo que se tenía que preguntar ya está preguntado.
Un error común es alargar la charla cuando el trato ya está cerrado. Es importante acompañarlos hasta la puerta y desearles un buen día con una sonrisa.
8. La posventa
El seguimiento es muy importante, ya que la mayoría de los clientes prefieren pensárselo un poco antes de tomar la decisión final.
Se recomienda que al día siguiente de la visita se envíe un correo electrónico de agradecimiento con un archivo adjunto o vídeo que aporte un poco más de información y argumentos breves de compra.
Procuraremos invitarlos a actividades o eventos especiales para incrementar su afinidad con nosotros y su confianza. También podemos enviarles correos con información, sin exceder los dos correos por mes.
La llamada telefónica de seguimiento dependerá del momento en el que se haya producido la visita. Si la visita fue mucho tiempo antes del inicio del curso, es importante esperar a la cercanía de este para realizar llamadas telefónicas.
Referencias
Llorente, Carlos (2019) Marketing educativo. Captación y fidelización de alumnos. ESIC Editorial.