Conoce todas las ventajas de crear informes resultados para tus acciones de marketing.
Los responsables de Marketing en centros educativos suelen estar en esos cargos por la confianza que los directivos depositan en ellos. Por este motivo, es necesario demostrar la valía de nuestro trabajo a través de informes de resultados.
No basta con tener una comunicación directa con el directivo y decirle en privado que vamos muy bien y que estamos teniendo muchísimo éxito. Tenemos que dejar de lado la palabrería y demostrar con hechos y evidencias cuál ha sido el efecto real de nuestro actuar.
Los informes de resultados en el Marketing Educativo no solo nos ayudan a mantener la confianza de los directivos, también nos permiten estar preparados ante posibles cuestionamientos que pudieran hacernos algún colaborador o departamento de la misma institución.
Imagínate que estás al frente del marketing de una universidad, y un buen día el coordinador de una licenciatura afirma que la actividad que realizaste no funcionó. Si eres una persona organizada que registra evidencias de todas sus acciones y utilizas datos numéricos para evaluar el resultado, no tendrás ningún inconveniente en refutar la acusación. Pero si no estás acostumbrado a realizar informes, no tendrás cómo defenderte del cuestionamiento.
Tener una cultura de datos en nuestro departamento de Marketing o Promoción garantiza que siempre estaremos preparados para rendir cuentas claras de todo lo que hacemos y que podremos comprobar hasta el más mínimo gasto realizado.
7 consejos para elaborar informes de resultados en colegios
A continuación, te brindaré 7 consejos prácticos que te ayudarán a crear informes de resultados con eficiencia, lo cual te permitirá ahorrar mucho tiempo y esfuerzo.
1. Haz que las evidencias sean parte de tus procesos
Uno de los problemas más frecuentes que he encontrado en instituciones educativas es la falta de una cultura de datos. Debido a ello, muchos colegios no llevan registro de evidencias de sus acciones de Marketing y estas acontecen sin dejar información que permita medirlas, evaluarlas y mejorarlas.
Toda actividad promocional implica un uso de recursos económicos, humanos y de infraestructura para cualquier colegio; así que lo mínimo que se espera es que aporte datos que podamos transformar en leads, conocimiento del mercado o información de nuestros estudiantes que nos ayude a fidelizarlos.
El registro de evidencias no debe verse como una acción complementaria, más bien debería ser parte fundamental de cualquier proceso. Nuestro objetivo es lograr que la captación de datos deje de ser una tarea y se convierta en una rutina.
2. Utiliza herramientas analíticas automatizadas
Registrar datos es una acción que lleva tiempo si lo hacemos de manera manual. Por fortuna ya estamos en el siglo XXI y deberíamos incorporar herramientas tecnológicas incluso a nuestras actividades presenciales.
Por ejemplo, puedes aprovechar tu sitio web para que las personas se inscriban al taller para padres que impartirás en tus instalaciones, de esta manera te ahorras el tener que colocar una mesa de registro que quita tiempo a tus asistentes, te obliga a utilizar personal y evitas emplear hojas de papel que son potencialmente fáciles de extraviar.
En cuanto al Marketing Digital, no olvides apoyarte de plataformas para monitorear tus redes sociales y programar tus publicaciones tales como HubSpot, SEMrush, Hootsuite, entre muchas otras. Aunque la mayoría son de pago, vale la pena que tu colegio contrate la más adecuada para tu presupuesto y objetivos.
Estas herramientas también permiten analizar tu sitio web y estudiar a tus competidores. Sin embargo, si tu presupuesto no te lo permite, algunas cuentan con versiones gratuitas (aunque limitadas en funciones). Igual puedes optar por las propias analíticas que ofrece cada red social y plataformas de uso gratuito como Google Analytics, Search Console o Google Alerts.
Digitalizar tus procesos para automatizar el registro de datos hará que el colegio ahorre una gran cantidad de recursos que puede utilizar en otro tipo de actividades.
3. Transforma lo cualitativo en cuantitativo
Elegir los mejores indicadores para el marketing de nuestro colegio demanda ser muy metódicos y tener además objetivos claramente definidos. Jamás te quedes en la ambigüedad al momento de intentar medir tus acciones. Evita caer en apreciaciones subjetivas y trata de encontrar valores numéricos que resulten objetivos.
Hay una enorme diferencia entre decirle a tu jefe; “los alumnos respondieron muy bien a la actividad”, que llegar con los resultados de una encuesta de retroalimentación aplicada al finalizar el evento y decirle con evidencia en mano: “el 85% de los asistentes afirman sentirse muy satisfechos con la actividad”.
Tener datos y evidencias te brindará una gran seguridad al momento de exponer los efectos de tus acciones. Por consecuencia, evitarás dar espacio a subjetividades.
4. Demuestra el ROI de todas tus acciones
Si estamos trabajando con colegios privados, no debemos olvidar que pese a tener objetivos formativos asociados con el Humanismo, no dejan de ser empresas.
Todo propietario de una escuela privada está buscando una ganancia, así que nuestros informes deberían explicar con números la manera en que las inversiones en publicidad y promoción aumentan la facturación del centro.
Para poder calcular el ROI es indispensable contar con datos financieros básicos, por lo menos estos 6: total de ingresos brutos y netos, total de alumnos, ticket promedio por alumno, tasa de conversión (total de leads / total de inscritos) y meta de inscripción.
Sin esta información será muy difícil poder construir un presupuesto realista, y acabaremos trabajando con base en suposiciones que serán de poca utilidad a la hora de crear un informe de resultados.
Trabajar con datos reales del colegio te hace más consciente del verdadero costo de tus labores de marketing y promoción, permite establecer límites presupuestarios, calcular el beneficio económico de cada acción y evitar así incurrir en gastos superfluos.
5. Registra a todos tus interesados
Si no llevas registros minuciosos de todos tus leads o interesados, no podrás evaluar tu proceso de captación, tampoco podrás conocer tu tasa de conversión y será imposible calcular el ticket promedio. Esto te dejará completamente a ciegas pues no habrá manera de establecer presupuestos realistas.
Un departamento de Marketing que no gestiona bases de datos de alumnos y prospectos es como un marinero sin brújula navegando en altamar en un cielo nublado, no hay manera de saber a dónde va ni cuál es su destino. Ha puesto a toda su tripulación a merced del favor divino, esperando un milagro para salir vivos y llegar a buen puerto.
6. Haz una presentación formal
No basta con tener el informe guardado en la nube o en una carpeta de tu disco duro, necesitas organizar una junta informativa donde presentes los datos más importantes a nivel general.
Enfócate en demostrar resultados en aquellos objetivos que más interesan a los propietarios o accionistas del colegio. Por ejemplo, si tu superior está preocupado por la captación, ese debería ser el tema central de tu informe. Puedes incluir información sobre otros aspectos relevantes, pero procura relacionarla siempre con el interés principal.
Haz una presentación sencilla, breve, sin terminología técnica, con pocas diapositivas y gráficos concluyentes y de relevancia. Hablar demás es el primer paso para cometer errores que podrían comprometer tu desempeño profesional. Sé cuidadoso de cada palabra que utilices.
Sé concreto y no dejes que el ego te domine y te lleve a montar un espectáculo con la intención de lucirte y vanagloriarte. Nada impresiona más que ver a una persona humilde mostrando resultados objetivos con evidencias irrefutables de su trabajo.
7. Reconoce tus errores y aprende de ellos
Si algo no salió como lo esperabas, inclúyelo en tu informe, sé transparente y convierte esa mala experiencia en un aprendizaje para el futuro. Aprender siempre tiene un costo.
No tomes una actitud derrotista, al contrario, utiliza cualquier meta no alcanzada como materia prima para crear inteligencia de negocio, es decir, conocimiento de cómo hacer correctamente las cosas.
La única persona que no se equivoca es la que no hace nada. Errar es el único camino para ser mejores. Por supuesto, estamos hablando de riesgos calculados que no implican una afectación grave a las finanzas del colegio o a la reputación institucional.
Por eso es importante trabajar con datos, porque son el único faro que te puede guiar aún en la noche más oscura y nublada, permitiéndote llegar bien a tu destino.
Espero que estos consejos te ayuden a crear informes de resultados excepcionales que dejen satisfechas a todas las personas que conforman tu institución educativa. ¡Mucho éxito!