Evita esas juntas de trabajo ineficientes donde se habla de todo y no se llega a nada.
Seguro has estado en alguna reunión que comienza tarde, dura una eternidad y al final se habla de todo menos de los temas por los cuales fuiste convocado.
Una de las actividades institucionales en la que más perdemos el tiempo son las reuniones de trabajo. La mayoría de ellas mal organizadas y mal planeadas por los directivos.
Existen directores de colegios que desarrollan una fuerte adicción por convocar a reuniones, pues son una forma de reafirmar su poder y sentirse importantes.
Incluso durante la pandemia hubo colegios que convocaron a juntas presenciales que pusieron en riesgo a su personal. Lo peor del caso es que en la mayoría de las ocasiones esas juntas ni siquiera eran necesarias.
Consejos para organizar juntas laborales
¿Realmente es necesaria?
Antes de convocar a una junta, pregúntate si es realmente necesaria.
Si la información que vas a transmitir puede enviarse a través de un correo electrónico, un WhatsApp, un mensaje de voz o un oficio, entonces NO NECESITAS UNA JUNTA.
¡Sí, las reuniones innecesarias le hacen perder dinero a los colegios! Porque estarás malgastando el tiempo de tu personal.
Tiempo que tu institución está pagando y se está despilfarrando en actividades superfluas en vez de acciones productivas.
Sé consciente del costo de cada reunión
Es fundamental que sepas cuánto te está costando cada reunión o junta en tu colegio. La manera de obtener ese costo es calculado el valor de cada hora de las personas que estás convocando y multiplicarlo por el tiempo que durará la junta.
Convertir una junta en un valor monetario te hará consciente del verdadero valor del tiempo de tu personal. Créeme que cuando veas el monto total, no volverás a convocar a reuniones inútiles.
Si después de estos 2 consejos, determinas que la junta es realmente necesaria, deberás realizarla de forma correcta y profesional.
¿Cómo organizar una junta o reunión eficiente y productiva?
Elabora una lista de temas que se abordarán en la reunión y envíalo con antelación a todos los participantes.
Establece por escrito los objetivos que deseas alcanzar al finalizar la junta.
Prepara el material de apoyo que vas a utilizar y no lo satures de información. Concéntrate en los datos importantes para no perder el tiempo.
Al concluirla, elabora una minuta con todos los puntos y acuerdos logrados, y envíala por correo electrónico al día siguiente a todos los participantes.
Ejecuta un seguimiento periódico de los resultados, para saber si las acciones planteadas en la junta realmente se han llevado a cabo.
Tipos de juntas de trabajo
Diarias
Son ideales para pequeños equipos de trabajo, y sirven para comunicar qué hicimos ayer, qué vamos a hacer hoy y qué bloqueos están impidiendo nuestras tareas.
Semanales
Recomendables para equipos de más de 5 personas y menos de 10. Nos permiten comunicar de forma breve cuál es nuestra actividad más importante de la semana y cuál será nuestra tarea prioritaria en la siguiente.
Mensuales
Perfectas para equipos de más de 10 personas. Ayudan a establecer objetivos de grupo. Es importante que exista un solo objetivo mensual para que todas las tareas estén enfocadas y coordinadas en él. De lo contrario, el equipo actuará de forma descoordinada.
Anuales
Para todo el personal del colegio. Son excelentes para informar cuáles serán las metas institucionales anuales. Por ejemplo, cuántos alumnos deseamos captar para el siguiente año y qué números esperamos facturar.
Es necesario que las metas anuales sean realistas y alcanzables. Toda meta debe estar acompañada de las acciones concretas que llevarán a alcanzarlas. De lo contrario, las metas serán ambiguas.
El establecimiento de metas depende del análisis de resultados del año anterior. He visto colegios que calculan sus proyecciones de alumnos de forma azarosa, sin basarse en datos reales, solo en corazonadas de los directivos.
Las metas realistas provienen de analizar con minuciosidad la situación actual del mercado educativo y cuentan además con información que permite anticipar futuros comportamientos.
Reglas para organizar una junta laboral productiva
Agéndala con tiempo. Las juntas de imprevisto resérvalas para situaciones de emergencia que las justifiquen. Los colegios que trabajan con prisa son colegios desorganizados.
Las reuniones deben durar menos de una hora. Lo ideal es 40 minutos.
Al exponer, evita los rodeos. Sé concreto y ve directo al asunto.
Evita presentaciones, saludos y protocolos. Es una actividad interna, no un evento público del colegio.
Los participantes deben ser menos de 5 personas, de lo contrario es muy probable que se pierdan los objetivos de la reunión.
No debes tener más de 2 reuniones al día.
Las reuniones deben ser siempre la última opción para transmitir información.
Pídeles a todos los participantes que silencien o apaguen sus teléfonos móviles.
Asigna asientos para evitar que personas muy cercanas se sienten juntas, pues eso aumenta las posibilidades de distracción.
Recuerda que lo más importante en cualquier junta de trabajo es predicar con el ejemplo. No pidas a tus subalternos acciones que luego tú mismo no podrás cumplir.