¿Por qué tu colegio necesita un CRM? Ventajas y beneficios
Actualizado: 11 mar
Los mejores CRM que puedes implementar para la gestión de centros educativos.
Hoy en día, las instituciones académicas están implementando tecnología para mejorar sus servicios y tener una mayor comunicación tanto interna como externa.
La inversión en tecnología (tanto en software como hardware) ha ido en aumento. Sin embargo, es importante que cada herramienta que implementemos esté respaldada por su efectividad y beneficios a largo plazo, para así recuperar la inversión e incrementar el valor del servicio educativo.
¿Qué es un CRM?
Un CRM (Customer Relationship Management o Manejo de las Relaciones con el Consumidor) se trata de un software con funciones de back office que nos permite gestionar tres áreas básicas: la gestión comercial, el marketing y el servicio postventa o de atención al cliente.
La implementación de un CRM en una institución académica es innovar en el servicio ya que nos ayuda a recapitular, analizar y explotar su conocimiento sobre las necesidades y preferencias de los clientes.
Estas innovaciones se vuelven tangibles al momento de coordinar los esfuerzos de mercadotecnia y cerrar mayores ventas.
Ventajas de usar un CRM en un colegio
Mejora la lealtad de alumnos y sus familias
Incremento en la calidad del servicio educativo
Mayor optimización en los procesos para recolección de datos
Difusión del conocimiento y comunicación con los clientes
Usos de un CRM en centros educativos
Envío de correos sobre las noticias más relevantes
Acelerar los procesos de admisión e inscripción a los programas educativos
Mejor seguimiento de las quejas de padres y alumnos
Detección de oportunidades de mejoras en el servicio educativo
Seguimiento de los egresados
Mejorar la comunicación interna dentro de la institución entre administrativos y académicos
CRM's ideales para colegios
Existen varias marcas tanto mexicanas como internacionales de CRM, pero todas ellas están categorizadas en 3 tipos según su función o principal necesidad de los clientes: operativo, analítico y colaborativo.
CRM operativo
Es el que se utiliza para mejorar los procesos de atención a interesados y se enfoca en lograr inscripciones.
Nos ayuda en el manejo de las actividades de gestión comercial, marketing, ventas y servicios al cliente todas manejadas desde el front office o atención a clientes.
Ejemplos: Salesforce y Vtiger.
CRM analítico
Tiene mayor integración con otros programas y nos proporciona reportes de los datos recopilados, nos brinda una visión estratégica del negocio y comportamiento de los alumnos.
Al contrario del anterior, este se enfoca más en el alumno y no tanto en el prospecto.
Sirve para analizar gustos, preferencias, patrones, opiniones.
Ejemplo: Hubspot, Pipeline y SumaCRM.
CRM colaborativo
Centraliza y organiza toda la información y los datos de los alumnos a través de diferentes canales que permitan el acceso a las diversas áreas o departamentos de la organización.
Este se enfoca en ayudar a todas las personas que laboran en el colegio a tener una información más fluida y precisa.
Facilita que los departamentos de la escuela puedan interactuar con los datos del alumno para mejor su experiencia o acercamiento con la institución.
Ejemplos: Bitrix24, Zoho y Nelis.
¿Cómo elegir el mejor CRM para mi centro educativo?
Antes que nada, debes saber que tienes que trabajar muchísimo en tus procesos y determinar la mejor estrategia para implementar la herramienta.
Un colegio que no ha mapeado sus procesos y no ha organizado sus estructuras de trabajo, difícilmente podrá implementar tecnología de automatización.
Programar el CRM con todas tus acciones llevará tiempo, pero a la larga verás cómo se incrementa tu productividad una vez que todo este automatizado.
Factores para elegir el mejor CRM para mi colegio
Antes de adquirir un CRM, necesitas revisar estos factores en tu centro educativo:
Escalabilidad del software
¿Puede este CRM aumentar sus beneficios con el paso del tiempo, si tu colegio crece más?
Algunos CRM tiene un espacio limitado de contactos, por lo que es importante que te informes de la capacidad de atención.
Política anti-Spam
¿Mi información estará segura? ¿Los correos que envíen llegarán a mis alumnos efectivamente?
¿Cumple el CRM con esta política para las diversas terminaciones de correos como son Gmail, Outlook, etc.?
Integraciones con otras plataformas
Revisa que el CRM sea compatible con la paquetería que ya manejas. El mayor propósito de implementar nuevas tecnologías es la automatización de los procesos y esto será imposible si los programas que usas no son compatibles.
Automatizaciones
¿Cuenta con flujos de trabajo para los procesos?
¿Qué tan fácil es poder programar las automatizaciones?
Asesoría del sistema
El CRM incluye soporte técnico y videos educativos para su implementación.
Un CRM jamás debe suplir el contacto directo con padres y alumnos. Al contrario, debe ayudarte a que ese acercamiento sea mejor, ya que contarás con información para atender mejor sus necesidades.
Referencias
Gandolfi, R. (2021) CRM-Algo no tan nuevo, pero ahora más que necesario en las organizaciones. Parte 1.
Moreno, A. G. y Meléndez, A. P. (2012) Estrategias CRM en empresas de servicios: recomendaciones directivas para su implementación. Dirección y Organización, (46), 56-66.
Navarro, V. G.; Badenes, R. O. y Gómez, H. G. (2020) Análisis de la relación entre el grado de introducción de CRM y los beneficios de la empresa a través del Desempeño Organizacional y la Innovación Empresarial. 3c Empresa: investigación y pensamiento crítico, 9 (1), 67-87.
Perlado, G. (2000) Los sistemas CRM, elemento clave en la relación con los clientes. Economía industrial (331), 79-89.