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  • Foto del escritorLorena Bautista

¿Cómo crear formularios para instituciones educativas?

Actualizado: 10 mar 2023

Te explicamos por qué los formularios son tus mejores aliados para captar y retener alumnos.

Persona usando una pluma táctil para elegir formularios holográficos frente a una laptop

Un formulario es un documento que sirve para capturar información necesaria para un colegio, este suele insertarse al inicio de un trámite o solicitud tanto en el mundo digital como en escenarios de contacto personal.


A pesar de que pueden ser físicos o digitales, los segundos facilitan la captura de la información en una base de datos, incluso esto sucede de manera automática en aquellos centros que cuentan con un CRM.


Los formularios en línea se suelen utilizar más para el registro de leads a través de nuestros canales digitales, como el sitio web, las redes sociales o la publicidad en motores de búsqueda. Sí, Google Ads cuenta con un tipo de campaña que permite captar datos de clientes potenciales desde el propio anuncio.


Esta campaña de Google es altamente efectiva porque las personas llegan al formulario después de una búsqueda relevante, lo cual incrementa sus posibilidades de llenado. Esta modalidad también está disponible para discovery, anuncios de video en YouTube y display en sitios web.


Tipos de formularios para colegios


En una institución educativa, existen 2 tipos de formularios:


Formularios de clientes potenciales


Como su nombre lo dice son los que se utilizan en el área de Ventas para obtener datos de contacto de las personas interesadas en saber más de nuestro servicio. Gracias a ellos es posible comenzar el proceso de venta.


Formularios de actualización de base de datos


Nos ayudan a mantener actualizada la información de nuestra base de datos. Los colegios deben llevar registros de sus alumnos y egresados, pero es necesario que al menos 1 vez al año revisen si los datos siguen siendo los mismos.


De esta manera nuestras bases no quedarán obsoletas ante cualquier cambio de número telefónico, de domicilio o la apertura de un nuevo perfil en redes sociales.


Ventajas de utilizar formularios en centros educativos


  • Facilitan la obtención de datos de personas interesadas.

  • Ayudan a analizar la estadística de nuestros leads.

  • Permiten actualizar nuestras bases de datos.

  • Brindan insights de nuestros estudiantes y sus familias.

  • Facilitan el seguimiento a egresados.

  • Mejoran nuestras campañas publicitarias a partir de datos.

  • Incrementan la calidad de nuestros leads.

  • Contribuyen a crear estrategias para la retención o recuperación de alumnos.


Consejos para utilizar correctamente formularios en colegios


No olvides tu política de privacidad


Noto que aún son muchos los centros educativos que carecen de una política de privacidad en sus sitios web, arriesgándose a multas y penalizaciones.


Cuando pedimos datos a los usuarios o utilizamos cookies para seguimiento estadístico, estamos obligados por ley a colocar una política que explique el uso que le damos a dicha información.


La política de privacidad debe estar redactada en una página de tu sitio y debes colocar un enlace en el footer o pie de página para que las personas puedan consultarla en cualquier momento.


Si utilizas cookies, debes mostrar también un banner de autorización al cargar por primera vez tu sitio web.


Teclado con teclas rojas con los ícones de email, smartphone, teléfono y arroba
No pidas demasiados datos

Pide solamente los datos que necesitas


Los datos solicitados a un cliente dependen de las necesidades y objetivos de la institución, pero se recomienda siempre pedir los menos posibles, solo los que resulten relevantes para la estrategia que se quiera llevar a cabo.


No te desesperes ni intentes obtener demasiada información en un primer contacto porque abrumarás a tu interesado. Del primer contacto solo requieres obtener el nombre y un correo electrónico para poder iniciar el proceso de atención.


He visto colegios cuyos primeros formularios están saturados de campos para llenar, tantos que la mayoría de las personas deciden abandonarlos por requerir demasiado tiempo para su llenado.


Utiliza las opciones de autollenado en tu web


La mayoría de los sitios web ya permiten activar la opción de autollenado, es decir el sistema utiliza los datos de la cuenta del navegador.


Por ejemplo, si estás navegando en Chrome y entras a la web de un colegio, puedes completar el formulario con un solo clic y se colocará automáticamente toda tu información.


Esto ahorra mucho tiempo a las personas, mejora la experiencia en tu sitio, e incrementa la tasa de interacción de tu formulario.


Adáptalo a cada etapa del proceso de venta


Para utilizar con éxito un formulario, este debe estar acorde a cada etapa del embudo de ventas.


Por ejemplo, si la persona está en la etapa de “búsqueda”, lo único que desea es obtener información para poder comparar las distintas opciones. Debemos entender las necesidades específicas de cada etapa y hacer que nuestros formularios las respeten.


Un gran error que noto en webs de universidades es que para poder acceder al plan de estudios te piden datos muy personales como tu teléfono, lo cual provoca que muchas personas desistan de mirar la información.


El plan de estudios no tiene que estar oculto porque es información indispensable para la primera etapa del proceso de venta, es decir, el cliente la necesita para decidir si le apetece o no recibir más información.


Imagínate que los restaurantes escondieran su menú y tuvieras que dar tu número telefónico para verlo, seguramente te irías del lugar decepcionado y hasta molesto, pues así se van de tu web muchas personas.


Al ser una etapa muy temprana no tienes por qué pedirles de forma obligatoria el teléfono, ya que es muy probable que aún no deseen ser contactados. Puedes colocar el campo en el formulario como un dato adicional, pero bajo ningún motivo deberás forzar su llenado.


Elige bien tus datos adicionales


Hablando de datos adicionales tenemos que ser muy perspicaces para decidir si merece la pena o no colocarlos en el formulario. Piensa que mientras más largo sea, menos gente lo llenará, así que un exceso de datos adicionales pueden reducir drásticamente tu captación de leads.


Solicitar el nivel académico de interés, la edad, la escuela de origen o cualquier otro extra tiene que ser producto de una decisión inteligente y consciente de sus implicaciones. Te aconsejo dejar los datos adicionales para etapas más avanzadas del proceso.


Aprovecha el momento del contacto telefónico o la atención personal para averiguar detalles más personales de tu interesado, cuando este ya tenga mayor confianza.


Utiliza tu branding y cuida el diseño


Jamás utilices un formulario sin tu identidad de marca, ya que además de verse poco profesional generará desconfianza. La calidad del diseño web provoca que las personas se sientan seguras en tu sitio y se animen a compartirte su información.


Revisa que todos tus formularios (tanto impresos como digitales) tengan todos los elementos de tu marca (logo, colores, tipografía).


Los formularios digitales se pueden colocar en el sitio web o en una landing page para tus campañas de pago. Utiliza un lugar estratégico que sea altamente visible y atractivo a la vista.


Hay que pensar siempre como el usuario y decidir en qué lugares estratégicos del sitio es mejor colocarlos sin que resulten invasivos. Si es lo primero que el visitante mira en la página, en lugar del contenido en el que está interesado, es probable que perdamos su interés.


Ofrece algo a cambio de su llenado


Es aconsejable ofrecer algo a cambio de que el usuario acepte darte información, por ejemplo, suscribirse a una revista digital o recibir notificaciones de eventos, artículos, descarga de contenido, etc.


El usuario debe tener claridad de lo que va a recibir una vez que llene el formulario, es por ello que deberás explicarlo con precisión en el encabezado.


Es importante que lo que ofrezcas sea algo complementario o adicional, jamás debería ser información básica del proceso de venta como el plan de estudios, los planes de becas o financiamiento o la lista de precios.


También puedes aprovechar el uso de formularios en eventos virtuales como conferencias, masterclass o webinars con la finalidad de captar datos de interesados.


El formulario para eventos se puede solicitar para el registro previo o antes de ingresar al evento.


Asimismo, es necesario aplicarlos en eventos presenciales como ferias vocacionales, congresos o actividades en las que participa tu institución. Se pueden hacer papeletas impresas, tener un listado en un módulo o generar un código QR para que las personas lo llenen a través de sus teléfonos.


Al final de cuentas, lo importante es asegurar que esos datos sean capturados en la base correcta para que puedan ser clasificados y utilizados.


Aprovecha tus redes sociales


Dependiendo de tus objetivos, también puedes enviar enlaces a tus formularios por WhatsApp, mail o redes sociales. De esta manera, harás que tu comunidad en dichas plataformas conozca tu sitio web y forme parte de tu base de datos.


Recuerda que los datos de tus redes sociales no te pertenecen, pero la base de datos de tu sitio web sí es tuya, así que no dudes en dirigir el tráfico hacia allá.


Ejemplo de formulario en sitio web
Ejemplo de formulario

Apuesta por un CRM


Para almacenar toda la información de tus formularios, lo recomendable es invertir en un CRM para que puedas centralizar todo desde un solo lugar y tu personal pueda dar seguimiento a los clientes, actualizar datos y proteger tu información.


Existen CRM’s especializados en el sector educativo que mejorarán tus procesos de gestión escolar, siempre y cuando tu personal reciba la capacitación adecuada y se promueva correctamente su uso.


Esperamos que toda esta información te ayude a mejorar tus formularios y mejorar así tu proceso de venta. Déjanos tus dudas en la caja de comentarios.



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