Pasos para crear un programa de seguimiento a egresados en tu colegio.
Atraer la atención de los y las exalumnas no es fácil. He visto instituciones que hacen múltiples esfuerzos para que estos regresen a su alma máter, pero sin buenos resultados.
En una ocasión, me tocó asistir a una reunión en una institución educativa en donde se evaluaba el programa de vinculación de exalumnos, el ambiente era de desánimo.
Entre las conclusiones del trabajo de ese día, se habló de la importancia de crear en los alumnos un fuerte vínculo que los motive a que, cuando egresen, vuelvan con gusto a visitar y participar en las convocatorias a los que son invitados.
Los programas más fortalecidos de atención a exalumnos están en las universidades. En los Estados Unidos se destinan grandes recursos para montar oficinas que los atiendan. En México, tengo presente el de la UNAM, UANL, Tecnológico de Monterrey y el del ITESO.
¿Cómo estructurar un programa de seguimiento a exalumnos?
Actualiza tu base de datos de exalumnos
Lo primero que tenemos que hacer es resguardar las bases de datos de los egresados, ya sea de bachillerato, si somos una institución de educación media superior o de universitarios si hablamos de educación superior.
La información no solo debe contener el número de cuenta y el nombre, se debe complementar con:
Fecha de nacimiento.
Dirección.
Teléfono.
Correo electrónico.
Nombres de los padres o tutores.
Universidad destino (en el caso que seas una institución de educación media superior).
Aquí me gustaría destacar la importancia de considerar lo estipulado en la Ley de Protección de Datos Personales en Poder de Particulares, que exige que todas las bases de datos deben estar en estricto resguardo y haciendo consciente a la persona responsable de la importancia que refiere la información recabada.
Para la actualización y captura de datos de exalumnos que por alguna circunstancia no disponemos, se recomienda llevar el cabo el diseño de una campaña estructurada por generaciones, para que los egresados actualicen su información o nos compartan los datos de sus compañeros, si es que aún no disponemos de ellos.
Estas campañas pueden ser por redes sociales, la página de internet o hasta considerar los medios tradicionales como la prensa, radio o televisión para aquellos egresados que son de las primeras generaciones y que no son muy propensos al uso de las redes sociales.
Estas actividades, independientemente de su objetivo, fomentan el sentido de pertenencia de los y las exalumnas y abre canales de comunicación para estar en contacto con ellos.
Otorga credenciales a tus exalumnos
El primer paso es credencializarlos. Los alumnos, días antes de que egresen, deben de contar con su credencial de exalumnos. Se debe buscar un momento especial para otorgárselas, como puede ser en la ceremonia de fin de cursos o diseñar una actividad especial para este fin.
Procura que tenga una vigencia que los motive a regresar a renovarla, quizá cada cuatro o cinco años. Algunas instituciones estructuran un plan de beneficios adyacentes a la credencial.
Algunos beneficios que puedes considerar son:
Becas en colegiaturas o inscripciones para sus hijos en la institución educativa.
Descuentos en los artículos promocionales que la institución ofrece.
Becas en los programas y cursos de educación continua.
Acceso a las instalaciones deportivas los fines de semana.
Préstamos de espacios para actividades culturales, académicas o sociales.
Invitación a ciclo de conferencias.
Revistas o boletines.
Festeja fechas para tus exalumnos
Una de las oportunidades para generar este vínculo, es a través de establecer fechas especiales que sean significativas. Se puede considerar el día de la fundación de la institución como motivo para lanzar una campaña de acercamiento con los egresados o establecer un día fijo de manera anual como el Día de los y las Exalumnas.
Revisa tu estadística de exalumnos
Es importante también, contar con información sobre cuál es el porcentaje de los y las exalumnas que regresan para convertirse en papás del colegio, es decir, que inscriben a sus hijos e hijas para que cursen algún nivel escolar o alguna carrera profesional.
Este dato es muy valioso, porque nos permite conocer el promedio de retorno de los y las exalumnas que de alguna manera quedaron satisfechos con la educación que se les brindó.
Esta información se puede obtener al momento del llenado de la ficha de examen de admisión o en el formato de inscripción.
El acercamiento con los y las exalumnas es fundamental para la imagen y reputación de la institución, ya que al tener una relación que sea de calidad y de constante comunicación, te permitirá en un mediano plazo contar con excelentes aliados para tus proyectos de desarrollo que tengas en mente llevar a cabo.
Referencias
Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión (2010) Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares. Publicado el 5 de julio de 2010. https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LFPDPPP.pdf