Una simple página que puede ahorrarle muchos problemas legales a tu centro educativo.
Debido al aumento de la relevancia de la privacidad y la seguridad online, resulta cada vez más fundamental que los sitios web de colegios dispongan de una página de términos y condiciones detallada y clara.
¿Qué es una página de términos y condiciones?
Es una sección que contiene las reglas que regirán las distintas interacciones entre visitantes, clientes y el responsable del sitio web, que en estos casos es el propio colegio.
El Ministerio de Justicia y Derechos Humanos de Argentina define a la página de términos y condiciones como las circunstancias legales que determina la manera en que se puede acceder a los contenidos y utilizar la información en una página web o aplicación (2022).
Es un texto que regula el acceso a los contenidos y servicios prestados a los usuarios a través del sitio, así como el uso de los recursos disponibles en la plataforma en línea. Por ejemplo, imágenes, planes de estudio, vídeos o material didáctico.
¿El sitio web de mi colegio está obligado a tener una página de términos y condiciones?
Debes contar con una página de términos y condiciones si en tu sitio web aplica alguno de estos casos:
Si recopilas información personal de tus visitantes.
Si vendes souvenirs de tu colegio.
Si desde tu web es posible pagar las colegiaturas.
Si ofertas cursos o talleres en línea.
Si ofreces algún tipo de suscripción o membresía.
Si permites que los usuarios generen contenido dentro de tu web.
El contenido generado por usuarios se refiere a la posibilidad de comentar tus publicaciones, participar en foros de discusión o interactuar entre miembros de tu sitio web.
Muchos colegios crean áreas para que las personas se den de alta y conformen una comunidad online, en estos casos es importantísimo que estés protegido con una página de términos y condiciones.
¿Cómo protege a los colegios una página de términos y condiciones?
Los centros educativos que cuentan con este tipo de páginas se protegen de 3 maneras:
1. Regula la actividad entre visitantes
Por ejemplo, si el blog de tu colegio permite que las personas hagan comentarios o existe algún foro o chat, esta página establece los límites de dicha comunicación y las acciones que tomarás en caso de cualquier transgresión.
Si tu web permite que los usuarios creen contenido, es necesario que te protejas, ya que de no ser así las consecuencias legales recaerían sobre tu institución.
2. Establece las responsabilidades del propietario del sitio web para con los visitantes
Manifiesta a qué nos comprometemos y a qué no, por ejemplo, señalar cómo garantizamos la seguridad de los datos de quienes nos visitan, o las garantías que ofrecemos en caso de que vendamos artículos desde nuestra web, etc. Todo esto protege a los usuarios y les da mayor confianza.
3. Informar al usuario de sus responsabilidades
Quien entra a tu web también tiene responsabilidades que cumplir, por ejemplo, no infringir los derechos de propiedad intelectual haciendo uso indebido de nuestros contenidos, ofrecer datos reales al llenar formularios, etc. Todo esto salvaguarda a la institución dirigiendo el actuar de los usuarios.
¿Qué debe incluir una página de términos y condiciones?
Datos de identificación del usuario
El usuario tiene que identificarse si desea hacer uso de ciertas funcionalidades de tu sitio.
Responsabilidades de ambas partes
Sé muy claro al redactar las condiciones a las que deberán ceñirse tanto el usuario como la propia institución educativa al interactuar a través del website.
Disponibilidad de productos y precios
Esta es obligatoria en aquellos colegios que permiten la compra de productos o servicios a través de su sitio web. Esto aplica por igual tanto a productos físicos como a digitales.
Garantías
Detalla tu política de devoluciones o reembolsos si vendes productos o servicios. Por ejemplo, para qué productos aplican, cuál es el periodo de devolución o reembolso y describe el proceso que deberá seguir el comprador.
Aquí también deberás aclarar quién paga el envío de productos físicos y qué procede en el caso de suscitarse problemas de transporte o entrega.
Consejos finales
Debes ver a la sección de términos y condiciones como una manera de proteger a tu centro educativo de cualquier problema legal que pudiera suscitarse dentro de tu sitio web.
Aconsejo que te asesores con abogados expertos que conozcan las disposiciones propias de tu país con respecto a este tema, ya que las obligaciones cambian dependiendo del lugar. Por ejemplo, en el caso de México aplica la Ley Federal de Protección al Consumidor en su artículo 76 BIS.
Al igual que con otras páginas legales, recomiendo colocar un enlace en el pie de página (footer) de tu sitio web; de esta manera estará siempre visible para cualquier visitante.
Referencias
Ministerio de Justicia y Derechos Humanos de Argentina (2022) ¿Por qué es importante leer los términos y condiciones de una página en internet o aplicación?