Los colegios necesitan una efectiva cultura de datos que le ayude a mejorar.
¿Qué es el análisis de datos en colegios?
El análisis de datos es el proceso de recopilación, transformación y organización de los datos para sacar conclusiones, hacer predicciones y tomar decisiones fundamentadas. Este proceso se basa en la Estadística, por lo que es posible usarlo para predecir y evitar problemas futuros que puedan afectar a nuestra institución.
Para poder emplear datos en la toma de decisiones, se requiere conocer cada etapa del ciclo de vida del análisis de datos.
Aplicar el modelo de ciclo de vida de los datos dentro de nuestros procesos de gestión educativa, permite que las personas responsables puedan incorporar en su trabajo diario acciones que contribuyan a generar una cultura de datos.
Imagina que una universidad organiza una junta informativa para sus interesados en licenciaturas o posgrados, si dentro del proceso de realización integramos el llenado de un formato de inscripción y el análisis de la información recabada para la mejora de nuestra publicidad. Con estas acciones, estaremos aprovechando al máximo los recursos invertidos.
Si bien el ciclo de vida del análisis de datos es un proceso habitual en esta área de conocimiento, no existe una sola estructura definida para ello y podemos encontrarnos distintas arquitecturas que se adaptan a las diferentes naturalezas de cada institución educativa.
Fases del proceso de análisis de datos en centros educativos
Sin embargo, podemos identificar que el proceso de análisis de datos en colegios consta de 7 fases:
Identificar problemáticas en el colegio.
Implementar la mejor herramienta para recolectar datos relevantes.
Procesar los datos recabados.
Analizar los datos para obtener resultados.
Compartir los resultados con las partes interesadas.
Ejecutar un plan de mejora para el colegio.
Medir resultados del plan de mejora.
Es momento de analizar cada una de estas fases.
Proceso de análisis de datos en colegios
1. Identificar problemáticas en el colegio
Como directivo de una institución, es imposible saber todo lo que sucede en su interior. No obstante, debes tener la habilidad de identificar aquellas situaciones que, en prospectiva, pueden transformarse en un riesgo mayor para la imagen de tu centro educativo.
Una cultura de datos facilita la labor de detectar escenarios aparentemente insignificantes, pero con el potencial de resultar en conflictos que podrían afectar severamente tu gestión.
Las capacidades de gestionar información que nos ayude a entender con mayor profundidad el contexto escolar se convierten en eficaces radares para monitorear que todo marche bien dentro de ella.
2. Implementar la mejor herramienta para recolectar datos relevantes
Una vez que las alarmas se han disparado y hemos detectado una anomalía en nuestro colegio, es momento de diseñar, construir e implementar la mejor herramienta para recolectar datos de valor en el contexto de la situación que queremos abordar.
La comprensión del contexto escolar, sumado una mentalidad analítica, nos brindará la dirección adecuada para responder 3 preguntas: ¿qué queremos saber?, ¿quién tiene la respuesta?, y ¿cuál es la mejor manera de obtenerla?
A partir de estas 3 respuestas sabremos si requerimos de una encuesta, una entrevista, un grupo focal, observación directa, análisis de archivos o una combinación de varias de ellas.
En esta fase, definimos qué tipo de datos necesitamos, cómo deberán gestionarse, quiénes serán las personas o departamentos responsables y cuáles son los resultados óptimos.
3. Procesar los datos recabados
Una vez que hemos aplicado la herramienta y hemos obtenido los datos que necesitábamos, es momento de registrarlos en el mejor formato para su uso, ya sea una hoja de cálculo, una base de datos o el CRM del colegio.
Una de las mayores ventajas de utilizar encuestas en línea, es que el proceso de registro se realiza de forma automática por el software que hemos empleado; solo basta descargar el archivo en el formato más conveniente.
Una vez que tenemos los datos en el formato que necesitamos, procedemos a revisarlos para eliminar cualquier error o inexactitud.
Una de las tareas más importantes en el procesamiento de datos es limpiarlos de forma exhaustiva a fin de evitar errores tipográficos, incoherencias, faltantes o valores atípicos.
4. Analizar los datos para obtener resultados
En esta fase, empleamos herramientas para obtener información y crear conocimiento. El analista de datos toma los datos, que son registros de hechos, y los contextualiza para obtener información. Ejemplo: decir que ingresaron 853 alumnos en 2021 es un dato; pero relacionar ese dato con el año anterior y decir que nuestra matrícula creció en un 22% es información.
Ahora bien, cuando relacionamos distintas fuentes de información para entender de manera más profunda el contexto y poder tomar decisiones, entonces estamos produciendo conocimiento.
Por ejemplo, podemos relacionar el incremento del 22% de nuestra matrícula con un crecimiento de la economía, la incorporación de un programa de capacitación docente y una mayor inversión en publicidad. Incluso podríamos establecer un porcentaje correlacional entre las distintas causas y medir cuál ha sido la de mayor impacto.
En el proceso de análisis es una de las fases más importantes porque es aquí donde creamos información y construimos conocimiento. Gracias a ello, llegamos a conclusiones útiles y podemos hacer predicciones para nuestro colegio.
5. Compartir los resultados con las partes interesadas
En esta etapa, hacemos partícipes de los resultados a todas las partes interesadas del centro educativo. Esta labor nos ayuda a tomar mejores decisiones, ya que, si otras personas analizan los resultados, estas aportarán nuevas maneras de ver e interpretar la información.
Es muy relevante trabajar una presentación que muestre de forma clara y sencilla los datos y comunique adecuadamente la información.
No recomiendo hacer presentaciones de resultados con públicos numerosos, es mejor hacerlo con grupos pequeños, ya que facilita las participaciones y permite mayor control del tiempo de la reunión.
6. Ejecutar un plan de mejora para el colegio
Una vez que hemos llegado a las conclusiones, es momento de generar un plan de acción enfocado en generar cambios positivos sobre las situaciones que deseamos modificar en el centro educativo.
Las acciones que propongamos deben ser viables y ajustadas a la realidad institucional, tanto en aspectos económicos como de personal, tiempo y recursos disponibles.
Nuestro plan de mejora debe estar acompañado de un cronograma y una lista de indicadores que permita medir los resultados.
7. Medir resultados del plan de mejora
Y llegamos a la fase final, en la cual medimos los resultados del plan, en caso de que se haya llevado a la práctica. Es indispensable tener indicadores claros, fáciles de medir y representados con valores numéricos.
No debemos abusar en el uso de indicadores, es mejor tener pocos, pero que sean relevantes con respecto a la situación que deseamos modificar.
En esta fase evaluativa es probable que se detecten nuevas problemáticas en la institución, lo cual reinicia el ciclo de vida del análisis de datos.
Finalmente, ningún colegio alcanza la perfección en su totalidad, siempre habrá cosas por mejorar.