¿Qué información del colegio debemos conservar y cuál debemos desechar?
Los datos y la información que de ellos podamos extraer es esencial para tomar decisiones inteligentes que nos permitan mejorar la gestión de nuestro colegio. Sin embargo, es importante entender el ciclo de vida de los datos, a fin de poder hacer una correcta administración de estos.
Finalmente, todo en esta vida nace para cumplir una función y luego pierde importancia hasta desaparecer, incluidos los datos que diariamente se producen en nuestra escuela.
Si bien, todos los colegios están obligados a conservar archivos históricos para preservar su historia, tampoco podemos acumular toda la información generada. Llegado el momento tendremos que decidir qué documentación es primordial y cuál es prescindible.
6 etapas del ciclo de vida de los datos en los colegios
1. Planificar
Es la etapa inicial y en ella decidimos qué tipo de datos necesitaremos, cómo se gestionarán y quién estará a cargo de dicha gestión.
La planificación de la información depende en gran medida de los requerimientos legales de cada país, ya que cada colegio deberá cumplir con la documentación reglamentaria para poder operar.
Pero no todo se trata de requisitos oficiales, los directivos también toman decisiones sobre qué tipo de información necesitan para alcanzar los resultados que esperan. Estas metas también influyen en la planificación.
2. Capturar
Una vez hemos planificado, lo siguiente es reunir los datos de varias fuentes distintas para incorporarlos en la organización. Los métodos de recopilación pueden ser muy diversos.
Es el momento de llenar formatos para cumplir con trámites y requisitos operativos.
Los documentos o archivos de un colegio son una gran fuente de datos valiosos. Para manejarlos correctamente necesitamos organizarlos en bases de datos.
Una base de datos es un conjunto de hechos registrados y almacenados en un sistema informático con la finalidad de utilizar dicha información para la toma de decisiones.
3. Gestionar
En esta etapa, cuidamos y brindamos mantenimiento a los datos. Esto incluye determinar cómo y dónde se almacenan y cuáles son las mejores herramientas para ello.
Básicamente necesitamos herramientas de almacenamiento y de visualización.
Las de almacenamiento pueden ser hojas de cálculo, cuando los colegios son pequeños o están iniciando; o sistemas de almacenamiento en la nube y lenguajes de consulta, cuando el centro educativo es grande o cuenta con demasiada información.
Por su parte, las herramientas de visualización permiten transformar los datos en gráficos que nos facilitan la extracción de información. Los gráficos nos ayudan a identificar patrones, comprender tendencias y hallar valores atípicos.
4. Analizar
Es el momento de utilizar los datos para evitar o resolver problemas, tomar decisiones oportunas y garantizar el logro de las metas institucionales.
Esta es la etapa más importante del ciclo de vida de los datos, representa su punto máximo de maduración y es aquí donde se justifica el por qué hemos comenzado este ciclo.
5. Archivar
Se trata de mantener almacenados los datos relevantes para consultas futuras del colegio. Dependerá de nuestros objetivos a largo plazo, de las obligaciones marcadas por la ley y nuestra voluntad de preservar la historia.
Al almacenar datos, debemos asegurar su conservación, orden y limpieza, ya que de esa manera facilitaremos su consulta o reutilización.
6. Destruir
No todos los datos tienen que ser almacenados, pues habrá información menos relevante que tras cumplir con su función deberá eliminarse para dar cabida a registros de mayor trascendencia.
Antes de destruir cualquier información debemos asegurarnos de que no habrá posibles reúsos ni obligaciones legales que nos impidan deshacernos de ella.
Podemos utilizar softwares de destrucción de datos para archivos digitales, y maquinas trituradoras de papel para los documentos impresos.
Es recomendable establecer procesos estandarizados para dicha etapa.
Cada colegio puede adaptar su propio ciclo de vida para sus datos
La Escuela de Negocios de Harvard (Harvard Business School) utiliza un ciclo de 8 etapas que puede servirte de ejemplo.
Generación.
Recolección.
Procesamiento.
Almacenamiento.
Gestión.
Análisis.
Visualización.
Interpretación.
En el caso de Harvard, es evidente que sus prioridades están en crear investigación, es por ello que eliminaron la etapa “destruir” y agregaron “visualización” e “interpretación”. Si ese es tu caso, podrías optar por emplear este ciclo.
Al final, cada colegio es libre de adaptar y ajustar su propio ciclo de vida para sus datos, dependerá de su propio enfoque y sus necesidades y metas a largo plazo.
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