Manual de atención a interesados para centros educativos
Actualizado: 11 mar
Cómo atender con éxito a prospectos en colegios privados.
¿Cómo prepararse antes de la reunión con el interesado?
Obtén información de la persona (te será de gran ayuda).
Confirma la cita (te verás profesional y organizado).
Prepara los materiales y el equipo que utilizarás en tu reunión.
Cuida tu apariencia, tienes que verte profesional y generar confianza.
Ten claro el propósito de la reunión (primer acercamiento, dar información, motivar la inscripción, etc.).
¿Cómo llevar a cabo la atención a interesados en tu centro educativo?
Al iniciar la reunión menciona brevemente el objetivo de esta.
Mantén siempre el control de la reunión.
No asumas nada, es el primer paso para cometer errores.
Cuando el prospecto hable, pon toda tu atención en escucharle y atenderle.
Sé concreto, no quieras meter más información a tu elevator pitch.
Si cierras una venta, cierra la boca. Un error muy frecuente es hablar demasiado.
Si después de la reunión habrá siguientes pasos como enviar información, hacer un depósito o esperar una respuesta, menciona esas tareas antes de despedirte.
Prepara una minuta al final de la reunión y envíala por correo (jamás te confíes de la memoria).
Si te apoyas en un CRM, no olvides registrar los resultados y las observaciones de tu atención personal.
Consejos para mejorar la atención a prospectos o interesados en colegios
Lleva una lista de puntos a tratar y menciónala antes de empezar.
Asigna un tiempo de preguntas al finalizar la presentación y señálalo al iniciar.
En el desarrollo, sé tú el que lleva el ritmo de la presentación.
Usa una voz firme, fuerte y segura.
Mira a tu prospecto a los ojos cuando hables con él, pero sin intimidarle.
Mantén una corporalidad de liderazgo, demuestra seguridad en todo momento.
Si alguien interrumpe o desvía el tema, redirígelo hacia el tema que estás abordando.
Haz preguntas al prospecto para conocer sus objeciones y darle soluciones.
Deja una pregunta de impacto para el final, te ayudará a conocer su verdadera necesidad.
Antes del cierre, haz una recapitulación breve de todos los temas abordados.
Es importante tener preparado nuestro discurso de venta, pero siempre es mejor preocuparnos más por escuchar, ya que mientras más información obtengamos del interesado, mayores serán nuestras posibilidades de lograr la inscripción.
Una vez que la reunión haya concluído y hayas abordado todos los temas, es momento de realizar el cierre, para ello puedes aplicar algunas de las siguientes técnicas.
Formas de cerrar nuestras reuniones con interesados
Cierre directo
Usa preguntas directas y contundentes: ¿cuándo te inscribes?
Tiene un efecto de generar una presión directa sobre la persona, por lo que solo se recomienda emplear en prospectos que se muestran muy decididos a estudiar con nosotros.
Cierre de urgencia
Es muy útil para prospectos que nos dan largas o dejan todo de último minuto. Consiste en ponerle una fecha límite a un beneficio, promoción o descuento a fin de presionar para concluir el proceso de inscripción.
Un ejemplo de cierre de urgencia es advertir que ya estamos a punto de llenar nuestra cuota de nuevo alumnado o que el periodo de admisiones está próximo a concluir.
Cierre imaginario
Consiste en hacerle creer al interesado que ya es prácticamente un alumno de nuestra institución.
Por ejemplo, si ya nos entregó documentación, pero aún no ha pagado, podemos decirle “Bienvenido a nuestro colegio” aun sabiendo que el proceso no ha concluido.
Este tipo de cierre ayuda a generar un sentido de compromiso, pero corremos el riesgo de presionar al prospecto.
Cierre de alternativa
Si nuestro servicio educativo ofrece 2 o más opciones, por ejemplo, turno matutino y turno vespertino, podemos aplicar este cierre. “Ahora tienes que elegir si te conviene más estudiar por las mañanas o por las tardes”.
Cierre de cambio de precio
Si manejamos algún descuento en la inscripción por pago anticipado, podemos utilizar este cierre. “No olvides pagar la inscripción antes de esta fecha para poder disfrutar del descuento”.
Cierre de Benjamín Franklin
Cierras la reunión enfatizando los beneficios que obtendrá el alumno o el padre de familia en caso de inscribirse a tu centro educativo.
Este cierre es útil con prospectos que no están totalmente convencidos.
Cierre por “equivocación”
Fingimos equivocarnos y adelantar el proceso de cierre de inscripción. Por ejemplo: “Ok. Entonces te enviaré la ficha de depósito a tu correo”.
Puede servirte para medir el nivel de interés, pero lo más seguro es que el prospecto te corrija y te pida más tiempo para pensarlo.
Cierre del alumno perdido
Es el cierre que usamos cuando hemos recibido un rotundo no. Se trata de indagar en los motivos del rechazo a nuestro colegio y obtener información de valor antes de despedirnos.
Ser rechazado por un alumno o padre de familia no es un fracaso. Si de esa experiencia logramos obtener información que nos ayude a mejorar nuestra oferta educativa, habremos convertido esa situación en algo provechoso para nuestro colegio.
¿Qué hacer si un prospecto rechaza nuestro colegio?
Muéstrate amable.
Agradécele el haberse interesado por tu colegio.
Agradece también el tiempo de la reunión.
Ofrece tu servicio educativo a futuro, deja la puerta abierta siempre.
Indícale de que forma podría contactarte en el futuro.
Pídele que te recomiende en caso de conocer a alguien interesado en tu colegio.
Pídele retroalimentación para mejorar tu servicio u oferta educativa.
Identifica los motivos por los cuales fuiste rechazado y documenta esa información.
¿Qué no hacer si un prospecto rechazan nuestro colegio?
Hablar mal de otros colegios.
Criticar su decisión.
Ser grosero con nuestra actitud o gestualidad.
Rogarle que se inscriba a tu colegio.
Ofrecer becas altas (superiores al 30%) para convencerles.
Nunca olvides que eres parte importante de la imagen de un colegio y que la impresión que generes se asociará con la personalidad de la marca educativa.
Procura que tu comportamiento y tu presencia esté siempre en sintonía con la identidad y los valores del centro educativo.