• Aarón Rosette

Atención de prospectos en centros educativos

Actualizado: 1 ago

Cómo atender a prospectos para colegios privados.

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¿Cómo prepararse para atender a un interesado?

  • Obtén información de la persona (te será de gran ayuda).

  • Confirma la cita (te verás profesional y organizado).

  • Prepara los materiales y el equipo que utilizarás en tu reunión.

  • Cuida tu apariencia, tienes que verte profesional y generar confianza.

  • Ten claro el propósito de la reunión (primer acercamiento, dar información, motivar la inscripción, etc.).

  • Al iniciar la reunión menciona brevemente el objetivo de esta.

  • Mantén siempre el control de la reunión.

  • No asumas nada, es el primer paso para cometer errores.

  • Cuando el prospecto hable, pon toda tu atención en escucharle y atenderle.

  • Sé concreto, no quieras meter más información a tu elevator pitch.

  • Si cierras una venta, cierra la boca. Un error muy frecuente es hablar demasiado.

  • Si después de la reunión habrá siguientes pasos como enviar información, hacer un depósito o esperar una respuesta, menciona esas tareas antes de despedirte.


¿Cómo atender con éxito a un interesado en tu centro educativo?

  • Lleva una lista de puntos a tratar y menciónala antes de empezar.

  • Asigna un tiempo de preguntas al finalizar la presentación y señálalo al iniciar.

  • En el desarrollo, sé tú el que lleva el ritmo de la presentación.

  • Usa una voz firme, fuerte y segura.

  • Mira a tu prospecto a los ojos cuando hables con él, pero si intimidarle.

  • Mantén una corporalidad de liderazgo, demuestra seguridad en todo momento.

  • Si alguien interrumpe o desvía el tema, redirígelo hacia el tema que estás abordando.

  • Haz preguntas al prospecto para conocer sus objeciones y darle soluciones.

  • Deja una pregunta de impacto para el final, te ayudará a conocer su verdadera necesidad.

  • En el cierre, haz una recapitulación breve de todos los temas abordados.

  • Prepara una minuta al final de la reunión y envíala por correo (jamás te confíes de la memoria).

  • Si te apoyas en un CRM, no olvides registrar los resultados y las observaciones de tu atención personal.



Nuestro discurso de venta se llama elevator pitch.


¿Qué es un elevator pitch?


Es una presentación muy breve (45 segundo) que nos ayuda a explicarle al interesado cuáles son las ventajas de nuestro colegio y por qué debería elegirnos a nosotros para estudiar.


El elevator pitch debe responder a las siguientes preguntas:

  • ¿Quiénes somos?

  • ¿Qué hacemos diferente y mejor que otros colegios?

  • ¿Cómo es nuestro servicio educativo?

  • ¿Cuál es nuestro valor agregado?

  • ¿Qué beneficios recibirá con nosotros?

  • ¿Qué resultados han obtenido nuestros egresados?


No olvides ensayar y repetir el elevator pitch. Hazlo frente a un espejo y también frente a amigos y pídeles que te retroalimenten.


¿Eres convincente? ¿Los argumentos son creíbles? ¿Se entendió toda la información?


El elevator pitch es el inicio de un discurso de venta que puede explayarse más sobre los beneficios del centro educativo.


Los discursos de venta deben ser actualizados cada año. Recuerda que cada nueva generación de estudiantes es muy diferente a las anteriores, por lo tanto, no puedes usar los mismos argumentos todo el tiempo.


Para Peter Drucker el objetivo del marketing es hacer superflua la venta, ya que, si conocemos bien las necesidades e intereses de nuestro prospecto, el servicio educativo se venderá fácilmente (Kotler y Armstrong, 1998, citado por Ospina y Sanabria, 2010).

Nunca mientas en tu discurso de venta. Vender humo dañará la reputación de tu institución.


Los centros educativos deben realizar estudios de mercado cada año que les permitan actualizar y modificar los argumentos de venta. Los procesos cambian y tienen que adaptarse a nuevas condiciones del mercado.


La pandemia cambió por completo las prioridades de los alumnos y los padres de familia. Querer vender servicios educativos de la misma manera en que se hacía antes es el camino más seguro hacia el fracaso.


Características de un buen discurso de venta

  • Debe ser breve.

  • Debe contener los puntos clave del servicio educativo.

  • Requiere de una frase que comunique la propuesta de valor del colegio.

  • Diferencial con respecto a otros centros educativos.


Después de haber ejecutado nuestro elevator pitch, discurso de venta y haber respondido todas las dudas de nuestro interesado, llega el momento de cerrar nuestra reunión.



Formas de cerrar nuestras reuniones con interesados


Cierre directo


Usa preguntas directas y contundentes: ¿cuándo te inscribes?


Tiene un efecto de generar una presión directa sobre la persona, por lo que solo se recomienda emplear en prospectos que se muestran muy decididos a estudiar con nosotros.


Cierre de urgencia


Es muy útil para prospectos que nos dan largas o dejan todo de último minuto. Consiste en ponerle una fecha límite a un beneficio, promoción o descuento a fin de presionar para concluir el proceso de inscripción.


Un ejemplo de cierre de urgencia es advertir que ya estamos a punto de llenar nuestra cuota de nuevo alumnado o que el periodo de admisiones está próximo a concluir.


Cierre imaginario


Consiste en hacerle creer al interesado que ya es prácticamente un alumno de nuestra institución.


Por ejemplo, si ya nos entregó documentación, pero aún no ha pagado, podemos decirle “Bienvenido a nuestro colegio” aun sabiendo que el proceso no ha concluido.


Este tipo de cierre ayuda a generar un sentido de compromiso, pero corremos el riesgo de presionar al prospecto.


Cierre de alternativa


Si nuestro servicio educativo ofrece 2 o más opciones, por ejemplo, turno matutino y turno vespertino, podemos aplicar este cierre. “Ahora tienes que elegir si te conviene más estudiar por las mañanas o por las tardes”.


Cierre de cambio de precio


Si manejamos algún descuento en la inscripción por pago anticipado, podemos utilizar este cierre. “No olvides pagar la inscripción antes de esta fecha para poder disfrutar del descuento”.


Cierre de Benjamín Franklin


Cierras la reunión enfatizando los beneficios que obtendrá el alumno o el padre de familia en caso de inscribirse a tu centro educativo.


Este cierre es útil con prospectos que no están totalmente convencidos.


Cierre por “equivocación”


Fingimos equivocarnos y adelantar el proceso de cierre de inscripción. Por ejemplo: “Ok. Entonces te enviaré la ficha de depósito a tu correo”.


Puede servirte para medir el nivel de interés, pero lo más seguro es que el prospecto te corrija y te pida más tiempo para pensarlo.


Cierre del alumno perdido


Es el cierre que usamos cuando hemos recibido un rotundo no. Se trata de indagar en los motivos del rechazo a nuestro colegio y obtener información de valor antes de despedirnos.


Ser rechazado por un alumno o padre de familia no es un fracaso. Si de esa experiencia logramos obtener información que nos ayude a mejorar nuestra oferta educativa, habremos convertido esa situación en algo provechoso para nuestro colegio.


¿Qué hacer si un prospecto rechaza nuestro colegio?

  • Muéstrate amable.

  • Agradécele el haberse interesado por tu colegio.

  • Agradece también el tiempo de la reunión.

  • Ofrece tu servicio educativo a futuro, deja la puerta abierta siempre.

  • Indícale de que forma podría contactarte en el futuro.

  • Pídele que te recomiende en caso de conocer a alguien interesado en tu colegio.

  • Pídele retroalimentación para mejorar tu servicio u oferta educativa.

  • Identifica los motivos por los cuales fuiste rechazado y documenta esa información.


¿Qué no hacer si un prospecto rechazan nuestro colegio?

  • Hablar mal de otros colegios.

  • Criticar su decisión.

  • Ser grosero con nuestra actitud o gestualidad.

  • Rogarle que se inscriba a tu colegio.

  • Ofrecer becas altas (superiores al 30%) para convencerles.


Nunca olvides que eres parte importante de la imagen de un colegio y que la impresión que generes se asociará con la personalidad de la marca educativa.


Procura que tu comportamiento y tu presencia esté siempre en sintonía con la identidad y los valores del centro educativo.



Referencias


Ricardo Ospina Díaz, M., y Emilio Sanabria Rangel, P. (2010) Un enfoque de Mercadeo de servicios educativos para la gestión de las organizaciones de Educación Superior en Colombia: el Modelo Migme. Revista de La Facultad de Ciencias Económicas, XVIII (2), 107–136.

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