• Aarón Rosette

¿Cómo Realizar un Sprint para un Colegio?

Actualizado: 23 abr

Te enseñamos a planear y ejecutar un Sprint para diseñar tu próxima campaña publicitaria.

Junta creativa en una oficina

El Sprint es un proceso de la metodología Scrum que busca que todos los stakeholders o partes interesadas de un colegio participen en las decisiones creativas.


Su realización requiere una gran capacidad de organización, gestión del tiempo y coordinación de equipos de trabajo.


El Sprint es además una actividad que requiere velocidad, pues su finalidad es construir una campaña publicitaria en tan solo 5 días.


Sí, sé que suena descabellado pensar que podemos realizar el trabajo de meses en tan poco tiempo, por eso se llama “Sprint”, porque es una carrera a contrarreloj.


Contenido de un Sprint


Día 1


El objetivo del día 1 es darle a todos los participantes el contexto sobre el desafío creativo que resolveremos, analizando las oportunidades y amenazas del objetivo que nos hemos planteado.


Este primer día es meramente informativo. Algunos participantes realizarán presentaciones sobre el colegio, los servicios que ofrece, las pautas institucionales que rigen su publicidad y mostrarán campañas realizadas previamente.


También dedicaremos un momento a analizar a la competencia, ver ejemplos de campañas que nos inspiren y tener una sesión de preguntas y respuestas con algunos estudiantes y padres de familia.


¿Shitty shit? ¿qué es eso?


No te asustes, es una actividad que debemos realizar el día uno. Se llama “Shitty shit o Mierda de mierdas”, consiste en hacer una pregunta: ¿qué es lo que más les preocupa de este sprint?. La respuesta deberá dibujarse sobre una hoja con el ícono impreso de una caquita y dibujar sobre ella para convertirla en un personaje y contar una historia.


Este ejercicio de nombre tan extraño es muy útil para externar los miedos y las inseguridades de todos los participantes del Sprint y así evitar futuros bloqueos.


Aquí te dejo un enlace para descargar la plantilla de este ejercicio.


Shitty Shit
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El resultado del día 1 es obtener nuevas perspectivas del desafío creativo gracias a toda la información presentada.


Día 2


El objetivo del día 2 es generar una gran cantidad de ideas creativas.


En esta primera etapa nos interesa el volumen de ideas, no los detalles ni la viabilidad, por lo tanto, es muy importante remarcar que en este día no se deben criticar o cuestionar las ideas presentadas.


La finalidad del día 2 es abrir vías creativas nuevas y emocionantes que normalmente no se exploran.


Para ello realizaremos un total de 5 ejercicios para incentivar la creatividad y motivar la mente, cuatro de ellos serán grupales y uno individual.


El resultado de este día es obtener alrededor de 30-40 nuevas hipótesis creativas en forma de conceptos dibujados rápidamente en pliegos de papel bond.


Día 3


En este día, el grupo tomará una decisión sobre qué camino creativo seguir y comenzar a desarrollar.


En esta etapa inicial, la idea aún es frágil, pero el equipo comenzará a fortalecerla y le dará la estructura adecuada para que pueda funcionar correctamente en todos los canales y se ajuste a los plazos y el presupuesto disponibles.


Ahora sí es momento de evaluar de forma emocional y racional las ideas presentadas. Además de nuestro gusto personal, debemos considerar la viabilidad, costo de realización y alineación con respecto a las líneas institucionales del colegio.


Al finalizar el día 3 obtendremos el concepto rector de la campaña.


Día 4 y 5


Una vez que hemos seleccionado la idea principal y el equipo tiene una idea muy sólida de cómo funcionará, es hora de crear los principales activos de la campaña, constituyendo nuestro "prototipo".


Durante estos 2 días, el equipo se dedicará a construir fotografías, diseños, propuestas visuales, copys, vídeos y todos los materiales necesarios para realizar los primeros entregables de la campaña.


Al concluir el día 5, tendremos los primeros entregables de la campaña, sus primeras publicaciones y la estrategia de contenidos que deberemos seguir en los próximos meses.


Post-its sobre un planificador
La clave de un Sprint es ser precisos en los tiempos de cada actividad

Sprint Book


Para organizar esta actividad utilizarás un archivo en formato Excel llamado Sprint Book.


Aquí te dejo un enlace para que descargues el archivo base que deberás llenar con los datos de tu centro educativo.


Sprint Book Ejemplo
.xlsx
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¿Cómo llenar el Sprint Book?


La primera pestaña llamada “General” funciona como una portada de tu Sprint Book.


La segunda pestaña llamada “Brief” define los objetivos que deseamos alcanzar tanto a nivel comercial como a nivel comunicacional, así como el contexto y los limitadores bajo los cuales lograremos dichos objetivos, y las decisiones iniciales que definirán toda la actividad.


La pestaña “Contenido” define las actividades y responsabilidades de cada uno de los participantes del Sprint.


En “Agenda” ampliaremos lo ya señalado en “Contenido” pero agregando las fechas de revisión de cada actividad.


En la pestaña “Estructura” presentaremos un resumen de cada día para que quienes lean el Sprint Book tengan una idea clara de qué se hará en cada sesión.


En “Casting” registraremos a las personas que participarán en el Sprint: nombre, título, enlace y si ha confirmado o no su asistencia.


Al elegir a las personas que participarán, necesitamos personas que puedan ayudar a la producción de la campaña, pero también a aquellas capaces de tomar decisiones dentro del colegio.


Los participantes se dividen en cinco equipos: directivos (los que toman las decisiones), especialistas (los que aportan experiencia), consumidores (participantes e invitados), creativos (los que producen los entregables) y líderes (los que mantienen la motivación para llegar a los objetivos).


En “Localizaciones” llevamos un registro de los posibles lugares que podemos utilizar para nuestro Sprint. Es importante llenar todos los datos, así como los pros y contras de cada espacio.


Después vienen 5 pestañas con las agendas de cada día. Es importante señalar que los tiempos planteados para cada actividad pueden ser ajustados de acuerdo con las necesidades del equipo de trabajo.


Y por último, en la pestaña “Brainstorm D2” definiremos los 5 ejercicios creativos a realizarse en el día 2. Las actividades propuestas en el archivo no tienen que ser las mismas que tú apliques en tu Sprint.


Personas planeando con dibujos y post-its sobre una mesa
Puedes crear tus propios ejercicios creativos

¿Cómo diseñar actividades creativas para tu Sprint?


En el ejemplo hay 3 actividades propuestas. En la primera, a manera de sorteo los equipos reciben un papelito con el nombre de un género cinematográfico y con base en el mismo deberán construir una historia para ser narrada en una idea publicitaria.


En el segundo ejercicio hacemos lo mismo, pero con sentimientos y en el tercero con acciones.


Es muy importante que en los ejercicios que realices incorpores siempre el azar, ya que sirve como disparador creativo, pues obliga a la mente a visualizar nuevas ideas.


El cuarto ejercicio se llama “Mensaje opuesto”, en él los equipos deberán redactar un texto de 140 caracteres para evitar que el servicio educativo se venda. La finalidad de este ejercicio es visualizar todas las posibles objeciones por parte de los clientes y relajar a los participantes con respecto a la presión por encontrar una idea adecuada.


El quinto y último ejercicio se llama “Brainwriting” y este, a diferencia de los 4 anteriores, es individual. Cada participante deberá escribir su idea en la primera sección de la hoja y después entregarla a su compañero de la derecha para que este la mejore agregándole un nuevo elemento.


La idea original deberá pasar por cuatro personas más y posteriormente regresar a su propietario original para que este lea el resultado final frente a todos los participantes. La clave de este ejercicio es estimular las ideas individuales, pero sin olvidar que el resultado final deberá ser siempre producto de un trabajo en equipo.


Aquí tienes un enlace para decargar la plantilla de Brainwriting.


Brainwriting
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Si te sirve alguno de los ejercicios planteados puedes utilizarlos de lo contrario puedes crear tus propias actividades. Las únicas que te recomiendo dejar son “Mensaje opuesto” y el “Brainwriting”.


Los equipos de trabajo deben ser de 3 personas preferentemente y ser creados de forma azarosa procurando que cada ejercicio sea realizado por equipos con nuevos integrantes a fin de mantener siempre una apertura al cambio y no fomentar actitudes competitivas.


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No hay ideas ganadoras ni perdedoras


Al finalizar el día 2, todos los participantes deberán votar para ti decidir cuáles serán las 3 o cuatro ideas finalistas.


La votación se realiza entregando a cada participante 5 post-its (cada uno con valor de un punto). Las personas deberán repartir los 5 puntos entre todas las ideas presentadas. La regla es no otorgar más de un punto a una misma idea.


La votación con post-its es de tipo emocional, es decir, nos dejamos llevar por las ideas que más nos gustaron. Posteriormente, debemos realizar una votación racional,


La idea final no será definida por los participantes, sino por 4 consumidores invitados que votarán al final del día 2 y al inicio del día 3.


No debemos confundir a estos consumidores invitados con los consumidores participantes que estarán durante todo el Sprint.


Todos los participantes deben estar enterados desde el inicio que la decisión final será tomada por consumidores invitados y no por ellos. Además, la idea que resulte elegida será mejorada durante el día 3, con nuevas aportaciones de todo de todos los participantes.


La clave de un buen sprint es que no se tome como una competencia para ver quién tiene la mejor idea. Si esto queda claro desde el primer día, evitaremos la aparición de cualquier actitud conflictiva o de competencia.



Referencias


Amaro, C., Sarah, D., & Valverde Rebaza, J. C. (2007). Metodologías ágiles. Universidad Nacional de Trujillo.


Figueroa, R., Solís, C., & Cabrera, A. (2008). Metodologías tradicionales vs. metodologías ágiles. Universidad Técnica Particular de Loja, Escuela de Ciencias de La Computación, 9, 1–10.

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