Te ayudamos a redactar la convocatoria para un concurso o sorteo de tu colegio.
Pasos en la elaboración de un sorteo o concurso para promocionar un colegio
1. Antes de redactar la convocatoria
Antes de comenzar a escribir es necesario reflexionar si el concurso o sorteo que pensamos realizar está acorde a la misión y valores de nuestro colegio.
También si la actividad representa algún riesgo para nuestra comunidad educativa o nuestra imagen institucional.
Una universidad en México que se vio envuelta en un escándalo por organizar un concurso de beber alcohol en una discoteca. La situación se salió de control cuando una de las estudiantes terminó con intoxicación alcohólica y se convirtió en nota de prensa.
La institución despidió al responsable de organizar el concurso, pero hasta el día de hoy no ha podido limpiar su reputación ante padres de familia y comunidad que aún recuerdan el acontecimiento.
Evitemos cualquier actividad que pueda poner en riesgo la integridad física de los participantes. Una caída, fracturas, quemaduras o situaciones más graves pueden meter en serios problemas legales al colegio.
2. Redactar la convocatoria
El éxito de concursos y sorteos como estrategias publicitarias en colegios se sostiene en gran medida por la claridad de su convocatoria y la transparencia de sus bases de participación.
Es muy importante trabajar las convocatorias con muchísimo cuidado, considerando siempre todas las posibilidades de conflicto que pudieran generarse ante posibles faltas de claridad en su redacción.
Las convocatorias deben ser concisas y breves. Evitemos la redundancia de palabras, la explicación excesiva y el uso de párrafos largos.
Una buena convocatoria es aquella que puede anticipar posibles conflictos entre sus participantes y la institución que la emite.
3. Revisa la convocatoria
Una vez que se tenemos listo nuestro documento es recomendable que sea revisado por diversas personas. Preferentemente: un abogado, un conocedor de la temática sobre la cual se centra la actividad, un profesor, un padre de familia y por supuesto un alumno.
Si notas que alguna de las personas que revisen el documento se confunden con la redacción, entonces la convocatoria debe ser corregida.
Una convocatoria estará lista hasta que todos los revisores comprendan a cabalidad todo lo expresado en ella.
Tampoco se trata de hacer un texto larguísimo en un afán de aclarar todas las posibles dudas que pudieran surgir, recuerda que es mejor responder preguntas través de los comentarios en tus canales de comunicación.
4. Publica la convocatoria
Las convocatorias deben tener una fecha de inicio y otra de finalización. Es importante presentar públicamente el evento al menos 2 semanas antes de la fecha de inicio de convocatoria.
Súbela a tu sitio web, brinda siempre la opción de descargarla como PDF y cuida mucho los aspectos del diseño y la presentación. Evita publicar convocatorias que sean únicamente texto.
Elementos que no pueden faltar en una convocatoria
Título claro y conciso que incluya la palabra “sorteo” o “concurso” (dependiendo en qué consista).
El premio o cantidad de premios a otorgar (es mejor si incluyes imágenes de ellos).
Motivo por el cual se realiza el sorteo o concurso. Por ejemplo: aniversario del colegio, lanzamiento de un nuevo servicio, fecha especial, agradecimiento a padres de familia, etc.
Cuáles son los pasos que los interesados deben seguir para poder participar.
Plazos y requisitos de participación, aquí deberás dejar claro qué limitaciones existen.
Mecanismos de resolución a utilizar en casos de controversias.
Aprovechando la tecnología actual, es muy aconsejable que la convocatoria contenga un enlace que dirija al lector a una landing page donde se amplíen a detalles las condiciones del sorteo o concurso.
No olvides revisar las leyes existentes en tu país para determinar qué otros elementos debe contener tu convocatoria. Puede ser que estés olvidando colocar un dato obligatorio.
Te aconsejo permitir la posibilidad de escribir comentarios en la página de tu sitio web o en los posts donde la publiques. De esa manera podrás medir la eficacia del mensaje.
Preguntas de usuarios que te ayudarán a mejorar tu convocatoria
En caso de recibir preguntas de tus usuarios, si notas que algunas son muy recurrentes eso significa que existen lagunas en tu convocatoria, así que es aconsejable revisarla y corregirla.
¿Cuál es la duda más frecuente de tus usuarios?
¿Las personas te están proponiendo recomendaciones o cambios?
¿Se están quejando de algo?
¿Alguien se sintió discriminado con las bases de participación?
Mantén siempre abierta la posibilidad de realizar cambios a tu convocatoria, siempre y cuando sea en una etapa temprana de su publicación.
No recomiendo realizar cambios en fechas cercanas a la realización de la actividad. Eso lejos de ayudar, provocará molestias.
Y el consejo más importante que puedo darte es que en todo momento respetes las bases que tu colegio ha creado.
Un concurso o sorteo que se desarrolle con desconfianza, irregularidades o falta de claridad, hablará muy mal de la institución educativa que lo organiza.
Si tu colegio necesita ayuda, escríbenos.