¿Cómo organizar una conferencia para un colegio?

Te explicamos cómo llevar a cabo una conferencia en tu centro educativo.

Vista panorámica de una conferencia en un salón de eventos

Una conferencia es la presentación de un experto acerca de una temática de interés para un público específico. Suelen abordar temáticas en auge y pueden contar con la participación de una o más personas, así como ser presenciales o en línea.


La tecnología ha permitido el uso de apoyos visuales, como imágenes o videos, a fin de fortalecer la exposición del experto y apostar por un discurso más dinámico que mantenga el interés de los asistentes.


Es difícil imaginar una institución educativa que no organice conferencias, ya sean dirigidas al público en general o para estudiantes y padres de familia.


Un buen consejo es aprovechar a tus profesores para dar conferencias, sobre todo cuando son para el público externo. De esta manera se percibirá el talento con el cual cuenta tu centro educativo.


Otra buena forma de promocionar tu institución es contratando a personalidades destacadas para realizar conferencias en tus instalaciones, así tus alumnos reforzarán su aprendizaje escuchando otras voces y, de paso, podrás atraer a clientes potenciales.


Tipos de conferencias para centros educativos


Conferencia magistral


Son aquellas impartidas por personas altamente reconocidas en determinados temas. Las conferencias magistrales pueden tener objetivos académicos o de marketing.


Conferencia de prensa


Sirven para informar a los medios de comunicación sobre un tema de interés noticioso que involucre a la escuela.


Videoconferencia


Es una presentación de un experto a través de herramientas tecnológicas, como una computadora o un teléfono, ya sea en vivo o grabada.


Conferencias con fines académicos


En estos casos, una conferencia tendrá la misión de ampliar conocimientos e impulsar la reflexión en torno a una problemática con la exposición de un ponente y por medio de la interacción con los asistentes. Sirven para intercambiar ideas y debatir respecto a un asunto.


Silvia Méndez Celayo, coordinadora del área de Salud de Universidad ICEL, señala que estas charlas “son un gran intercambio de conocimiento; dan la oportunidad a ponentes y alumnos de compartir experiencias y aprendizajes, sobre todo actuales. Es como darle un poco de movilidad a la ciencia y otorgarle la oportunidad a quien desee aprender”.


Asistentes en una conferencia
Las conferencias ayudan a compartir conocimientos

Las conferencias como una estrategia de Marketing Educativo


Este tipo de eventos pueden ir dirigidos a dos tipos de clientes: los que ya tienes y los potenciales.


Dar este beneficio a tus alumnos impactará en su satisfacción, ya que no solo estás cumpliendo con tu promesa de educación en el aula, sino reforzando sus conocimientos, lo que ayudará a superar las expectativas de tu servicio educativo.


Puedes valerte de un formulario de acceso para una conferencia virtual, a fin de generar nuevos leads. Cuando organices alguna charla, cerciórate de definir temas estratégicos que sean interesantes para el público al que deseas llegar: padres de familia, bachilleres, universitarios, etc.


Conferencias para el posicionamiento de marcas educativas


Una conferencia de alto impacto, con una gran personalidad y un tema de gran interés, puede posicionar a tu centro educativo entre el sector académico e intelectual.


Si la actividad es exitosa, generarás notas de prensa y destacarás entre la competencia, incluso podría ser un determinante para que el consumidor se decida por tu centro.


Si tienes un tema interesante y tu ponente es un personaje muy reconocido, podrías cobrar la entrada y ese dinero serviría para recuperar la inversión o capitalizar futuras actividades.


Por otra parte, si tu profesorado se proyecta como grandes conferencistas, su éxito también significará un beneficio para tu institución.


Estructura ideal para una conferencia


Este es un esquema básico pero muy efectivo que puede ayudarte a planear el desarrollo de tu conferencia.


Presentación del ponente


Incluir formación educativa y logros profesionales. La presentación no debe ser larga.


Exposición del tema


Aconsejo fijar una duración; lo más recomendable es no exceder los 40 o 50 minutos. No es necesario que todo el tiempo el expositor hable solo, ya que puede incorporar el debate y las preguntas en algún punto, independientemente de que al final haya un tiempo para ello.


Sesión de preguntas y respuestas


Considerar uno o varios micrófonos para los participantes (dependerá del espacio) y el número de preguntas que se recibirán. Otra forma de organización es, antes de la conferencia, hacer una lista de los que quieran participar en esta etapa.


Micrófono frente a auditorio
Permite preguntas de tua asistentes

Pasos para organizar conferencias en colegios


Como cualquier otro evento, las conferencias requieren de una buena logística y una cuidada planeación previa.


Estos son los pasos más importantes en su organización


1. Definir objetivos


Antes de cualquier cosa es importante saber por qué estamos organizando el evento. Si no tenemos claridad sobre la meta que queremos alcanzar, lo más probable es que la actividad no tenga sentido o utilidad.


2. Establecer un presupuesto


¿Cuánto dinero costará su realización?, ¿quién hará la inversión? ¿habrá patrocinadores?


Nada es gratis en esta vida. Los eventos sin costo para un colegio no existen, siempre habrá una necesidad de recursos mínima para cualquier actividad.


3. Seleccionar el tema y confirmar al ponente


Si la conferencia tiene un objetivo y se conoce el presupuesto, definir el tema y al conferencista será una tarea más sencilla.


4. Seleccionar el lugar indicado para realizarla


Los colegios suelen contar con auditorios o salas de conferencias, pero también podrías rentar espacios externos a la institución que ofrezcan mayor capacidad o mejores equipos.


5. Haz una lista con todos los requerimientos


Enlista el equipo con el que cuentas y si debes conseguir más cosas, como micrófonos, pantalla, pizarrón, proyector, entre otros. Si la conferencia si es en línea, selecciona a través de qué plataforma harás la transmisión y qué necesitas para ello.


No todos los requerimientos son técnicos, también hay requerimientos humanos. Define cuántas personas de apoyo necesitarás, haz un organigrama y define roles y responsabilidades. Asegúrate de que cada persona del equipo sepa con detalle las funciones que debe realizar.


6. Programa la promoción de tu evento


Las conferencias requieren de un tiempo de promoción mínimo de 2 semanas, especialmente cuando estas tienen un costo de asistencia.


Jamás organices eventos exprés que harán ver a tu colegio como poco organizado.


7. Haz un ensayo general unos días antes de la conferencia


Esto te ayudará a evitar errores y detectar requerimientos no previstos. Una conferencia no supervisada y no ensayada puede llevarte a situaciones difíciles que podrían afectar a la imagen de tu colegio.


“Organizar una conferencia presencial implica mucha sincronía en los tiempos, la antelación suficiente para asegurar la participación de todos los involucrados, procurando el orden y manteniendo siempre a los participantes interesados. Lo mismo sucede con la virtualidad, con un poco más de riesgo a que en algún punto el público se pierda, por lo que es muy importante la sincronía de los temas y los tiempos”, explicó Silva Méndez.


8. Mide y evalua resultados


Una vez se haya realizado la conferencia, se deben medir los resultados, dependiendo del objetivo que se planteó al inicio.


Si es un asunto académico, posiblemente el control se realice mediante el número de asistentes y midiendo su nivel de satisfacción con la charla.


Si se tiene un objetivo comercial, requerirá mediciones enfocadas a leads, inscritos y del alcance que se tuvo en redes sociales.


También recomiendo hacer ejercicios de autocrítica entre todas las personas que participaron en la organización. Es muy efectivo para saber qué hicimos bien y qué debemos mejorar para nuestra siguiente actividad.



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