Encuestas para el nuevo ciclo escolar en colegios y universidades
- Aarón Rosette
- 7 sept
- 7 Min. de lectura
Actualizado: 23 oct
Esto es lo que aprenderás
Cómo diseñar encuestas de nuevo ingreso que generen datos estratégicos, no solo opiniones superficiales.
Seis aspectos que debes medir al inicio de clases para entender a fondo la experiencia de estudiantes y familias.
¿De qué manera interpretar los resultados para convertirlos en acciones concretas que mejoren la captación y reduzcan la deserción?
Ejemplos prácticos de preguntas que puedes aplicar tanto en colegios como en universidades, con escalas claras y fáciles de responder.
Cómo utilizar la información recopilada para tomar decisiones basadas en la evidencia y comunicar tu propuesta educativa.
El inicio de las clases es el momento ideal para evaluar las acciones previas con el fin de identificar áreas de mejora y tomar medidas para mejorar. Los colegios no deben desperdiciar la oportunidad de aplicar encuestas o utilizar algún instrumento de medición.
6 aspectos que podemos evaluar en el inicio de clases
Proceso de decisión
Estrategia promocional
Proceso de admisión e inscripción
Atención y acciones de venta
Adaptación y primeras impresiones
Expectativas de calidad
1. Proceso de decisión: entender el “por qué” de la elección
Cuando un estudiante (o una familia, en el caso de colegios) elige una institución educativa, no lo hace al azar. Detrás de esa decisión hay un camino que combina información, emociones y comparaciones con otras alternativas.
Analizar este proceso de decisión es clave porque revela no solo por qué nos escogieron, sino también qué oportunidades estamos perdiendo frente a la competencia.
Tiempo de decisión
¿Fue algo planeado con años de anticipación o una resolución reciente? Esto muestra el grado de madurez y planificación en el proceso de elección.
Instituciones consideradas
Saber qué otras escuelas o universidades estuvieron en el radar permite identificar rivales directos y comprender cómo se percibe nuestro posicionamiento en el mercado educativo.
Decisores de la inscripción
En colegios, los padres suelen tener un peso determinante; en universidades, el estudiante tiene más autonomía. Entender a quién toma la decisión es fundamental para diseñar mensajes adecuados y dirigir los esfuerzos de captación hacia el público correcto.
El valor de esta sección no está solo en recopilar datos, sino en interpretarlos estratégicamente: si descubrimos que las familias comparan principalmente instalaciones o becas, es ahí donde debemos reforzar la comunicación.
Si notamos que el estudiante decide en menos de un año, significa que debemos intensificar nuestra presencia en los momentos clave del ciclo de orientación vocacional.
En otras palabras, el proceso de decisión es el mapa que nos permite entender cómo llegamos a ser elegidos y qué pasos podemos optimizar para ser la primera opción en la mente de los futuros estudiantes y sus familias.
2. Estrategia promocional: medir la eficacia de los canales de captación
Cada ciclo escolar, los colegios y universidades invierten en publicidad, presencia en ferias, campañas digitales y estrategias de recomendación. Sin embargo, pocas instituciones se detienen a medir con precisión cuáles de esas acciones realmente funcionan. La encuesta de nuevo ingreso es la herramienta ideal para responder a esa pregunta.
Preguntar a los estudiantes y familias cómo conocieron la institución permite asignar con mayor inteligencia los presupuestos de promoción. Tal vez se invirtió en espectaculares en la ciudad, pero resulta que la mayoría llegó por recomendación de un exalumno. O quizás Instagram y TikTok se han convertido en el canal más influyente, desplazando a medios tradicionales.
Además de identificar el canal, es importante profundizar en qué mensaje resultó más persuasivo. ¿Fue la calidad académica, las actividades extracurriculares, la ubicación o las instalaciones?
Con esta información, la institución no solo mide el impacto de su estrategia actual, sino que también obtiene pistas para diseñar campañas más efectivas en el futuro. En otras palabras, se trata de pasar de la intuición a la toma de decisiones basadas en la evidencia.
Una institución que mide su estrategia promocional de manera sistemática logra un doble beneficio: optimiza su inversión y transmite coherencia en el mensaje, posicionándose como una opción confiable en un mercado educativo cada vez más competitivo.
3. Proceso de admisión e inscripción: claridad y confianza desde el inicio
Uno de los momentos más delicados en la experiencia de un nuevo estudiante es el proceso de admisión e inscripción. Aquí es donde las familias y los aspirantes confirman si la institución cumple lo que promete en su comunicación inicial.
Una encuesta de nuevo ingreso debe medir tres elementos clave:
Claridad de requisitos: ¿la institución explicó de forma sencilla y completa los documentos, fechas y pasos necesarios?
Rapidez en la atención: ¿el tiempo de respuesta fue ágil o generó frustración?
Calidad y utilidad de la información recibida: ¿el personal resolvió dudas con precisión y transmitió confianza?
El valor estratégico de evaluar este aspecto radica en que el proceso de admisión es el primer contacto formal entre la institución y la familia. Cuando es claro y eficiente, genera seguridad; cuando es confuso o lento, deja dudas difíciles de revertir.
En términos de marketing educativo, mejorar el proceso de inscripción no solo impacta en la satisfacción de los recién llegados, sino también en la reputación de la institución, ya que es un tema que suele comentarse en redes sociales y en círculos de padres de familia.
Medir y optimizar esta etapa es garantizar que el inicio del camino académico esté acompañado de confianza y certeza, dos valores que las familias consideran imprescindibles al elegir dónde estudiar.
4. Atención y acciones de venta: la experiencia de trato personal
Si la estrategia promocional atrae a las familias y el proceso de inscripción les da claridad, la atención del personal es el factor que define la calidad de la experiencia. Para muchas familias, el contacto humano es decisivo para transmitir confianza.
Una encuesta de nuevo ingreso debe medir aspectos como:
Conocimiento del personal sobre la oferta educativa y capacidad de explicar con claridad las opciones disponibles.
Disposición para resolver dudas, mostrando paciencia y empatía ante las preocupaciones de los estudiantes y familias.
Trato recibido en general, es necesario medir la percepción de amabilidad y profesionalismo.
Nivel de recomendación, a través de la clásica pregunta: “¿Recomendarías nuestra institución a un amigo o familiar?”.
El valor estratégico de este apartado es que convierte a la atención en un indicador de confianza. Una familia que percibe interés genuino en ayudar no solo se inscribe, sino que se convierte en promotora de la institución.
En términos de reputación, la atención personalizada es uno de los diferenciales más poderosos, pues genera comentarios positivos en boca a boca y en redes sociales. Por eso, medir y mejorar este aspecto impacta directamente en la captación futura.
5. Adaptación y primeras impresiones: el momento decisivo para la permanencia
Los primeros días en una institución educativa son decisivos. Ahí se define si el estudiante (y la familia, en el caso de los colegios) se siente acompañado, comprendido y seguro con la decisión que tomó. Por eso, una encuesta de nuevo ingreso debe evaluar tanto el proceso de adaptación como las primeras impresiones que genera la institución.
Proceso de adaptación
El objetivo es medir cómo los estudiantes viven sus primeras semanas:
¿Se sintieron apoyados por el personal académico y administrativo?
¿Hubo claridad en las expectativas y normas institucionales?
¿Se brindaron espacios de integración y orientación que facilitaran el ajuste?
Un acompañamiento deficiente en esta etapa puede provocar desmotivación temprana e incluso abandono escolar.
Primeras impresiones
El impacto inicial de visitar aulas, laboratorios o convivir en el campus pesa más de lo que parece. Preguntar sobre los puntos fuertes y los aspectos a mejorar permite detectar lo que realmente atrae —y preocupa— a las familias.
Cuando las impresiones iniciales son positivas, la institución gana promotores naturales que hablarán bien de su experiencia. Si son negativas, la desconfianza puede crecer rápidamente y repercutir en la permanencia.
En términos estratégicos, medir la adaptación y las primeras impresiones ayuda a cerrar el ciclo de captación con éxito: no basta con inscribir al estudiante, es necesario garantizar que sus primeras vivencias confirmen que tomó la decisión correcta.
6. Expectativas de calidad: anticipar lo que esperan los nuevos estudiantes
Más allá de lo que los alumnos y familias ya han vivido en su proceso de inscripción, existe un aspecto clave que suele pasarse por alto: lo que esperan experimentar durante su estancia en la institución.
Las expectativas de calidad son el filtro con el que juzgarán cada servicio y, si no se cumplen, pueden transformarse en insatisfacción y deserción.
Una encuesta de nuevo ingreso debe explorar, con escalas claras, qué nivel de calidad esperan en los siguientes ámbitos:
Clases y profesores: nivel académico, preparación y cercanía de los docentes.
Apoyo administrativo: rapidez y eficacia en trámites y consultas.
Comunicación institucional: claridad y oportunidad en correos, avisos y redes.
Infraestructura y recursos: estado de aulas, laboratorios, mobiliario y conectividad.
Vida estudiantil: talleres, actividades extracurriculares y servicios de comedor o cafetería.
Lo valioso de este apartado es que permite adelantarse a los problemas. Si, por ejemplo, los estudiantes esperan una conectividad “muy alta” y la realidad es que la red wifi falla con frecuencia, la brecha entre expectativa y experiencia se convertirá en frustración.
Por ello, más que un simple registro de opiniones, este bloque de la encuesta actúa como un termómetro preventivo: ayuda a priorizar mejoras, asignar recursos y diseñar una experiencia que cumpla (o incluso supere) lo que los alumnos imaginaban al momento de inscribirse.
En definitiva, conocer las expectativas de calidad no es solo escuchar a los nuevos estudiantes, es alinear la promesa institucional con la realidad cotidiana.
Realiza encuestas en las primeras semanas de clase
El momento más efectivo para aplicar una encuesta de nuevo ingreso es durante las primeras semanas del ciclo escolar. En ese periodo, tanto estudiantes como familias tienen las impresiones más frescas: recuerdan cómo vivieron la inscripción, cómo fueron recibidos y qué expectativas tienen respecto a la institución.
Si la encuesta se aplica demasiado tarde, la experiencia diaria empieza a influir en las respuestas: las opiniones dejan de reflejar el impacto inicial y se mezclan con situaciones posteriores que ya no son útiles para evaluar el proceso de captación.
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