Te explicamos el proceso para organizar un evento online para tu colegio.
En los últimos años, especialmente durante la pandemia, se ha incrementado la cantidad de eventos en línea para atraer nuevos prospectos de estudiantes. Este tipo de eventos están enfocados principalmente para posgrado y educación continua, con el fin de darse a conocer y posicionarse como líderes en el mercado académico.
En el momento en el que una universidad tiene un departamento especializado en eventos, su principal enfoque debe ser la venta de entradas a los mismos. Desde la creación de la estrategia anual o semestral debemos contemplar este tipo de eventos y no utilizarlos como último recurso para una mejor ejecución y un mayor rendimiento.
La planeación inicia desde la conceptualización del evento y la definición de objetivos, concluyendo con el análisis de resultados posterior a la realización de la actividad.
Al planear, debemos tomar en cuenta el número de leads y participantes esperamos obtener, y cuánto nos cuesta generarlos a partir de los indicadores económicos del colegio.
Algo que comúnmente falla es la organización y la gestión del tiempo; por ello mi recomendación es hacer un checklist con todos los requerimientos materiales, personas involucradas, sus cargos, administración del presupuesto e incluir un cronograma para cada una de las acciones.
¿Cómo crear eventos online para nuestro colegio?
García, Libedinsky, Pérez y Rossaro (2014) presentan el modelo ADDIE para el diseño de eventos online.
1. Análisis de necesidades
El punto de partida es el análisis de las necesidades del colegio, asociándolas con las características e intereses del público al cual deseamos impactar con el evento.
En esta primera fase; también es importante considerar el formato más adecuado para el mismo.
2. Redacción de la propuesta del evento
El paso dos es redactar un documento que explique la propuesta del evento. En él debemos exponer los objetivos, los motivos de selección de los participantes, la duración estimada y los indicadores que utilizaremos para medir su éxito.
Tratemos de ser concisos y claros, evitando rodeos, ambigüedades u objetivos poco claros o imposibles de medir.
El documento debe incluir un presupuesto, un cronograma, una lista de cotejo con todos los requerimientos materiales y una lista pormenorizada de actividades (indicando las personas responsables de cada una de ellas).
3. Desarrollo o planeación del evento
Esta fase es la parte operativa previa al evento, pues se cumple con la lista de materiales y se realizan las tareas previas.
En el desarrollo, se elaboran los materiales que se utilizarán, ya sean presentaciones, documentos o contenido audiovisual o multimedia.
La fase concluye con ensayos, supervisión de equipos tecnológicos y capacitaciones previas en caso de ser necesarias.
4. Implementación o ejecución del evento
Inicia con la difusión del evento, el seguimiento a las personas interesadas, la confirmación de inscritos y la orientación previa al evento a participantes y asistentes.
La ejecución del evento en tiempo y forma acordados. Respetando todos los compromisos adquiridos en la etapa de difusión.
5. Evaluación
La fase final nos permite encontrar las áreas de oportunidad para próximos eventos. Requerimos de instrumentos que permitan llevar un registro de los indicadores que hemos definido al redactar la propuesta.
Realizar un evento online, sin obtener datos o indicadores, será un desperdicio de tiempo y recursos para nuestro centro educativo.
Los eventos son una forma de tangibilizar la relación entre la universidad y los estudiantes, así como con el público en general, por tanto, necesitamos valores numéricos.
Errores comunes en la realización de eventos online de colegios
Quizá el mayor error que cometen las instituciones educativas al realizar eventos online es caer en la falacia de que, por ser una actividad para un entorno digital, su organización es más sencilla o requiere menos tiempo que una actividad presencial.
Toda actividad, no importa si es presencial o en línea, es una expresión de la marca educativa que deja un impacto en los asistentes y participantes, por tanto, debemos realizarlas con el mismo esmero a fin de causar una buena impresión y enaltecer a la institución.
Otro error que sucede muy a menudo es el de no respetar la hora de inicio acordada. La puntualidad dice mucho del nivel de organización de un colegio, por lo que un evento online retrasado envía un mensaje de desorganización, falta de seriedad y poco respeto por el tiempo de los participantes y los asistentes.
Ventajas de realizar eventos online en escuelas
Para humanizar la marca, un evento online es un punto de contacto entre la escuela y la sociedad. El marketing que marca la diferencia es el experiencial, gracias al cual podemos crear emociones y momentos memorables con la audiencia, motivándole a interactuar y afianzarse con la universidad (Galmés, 2010).
Las colaboraciones con personas expertas en el área son una manera de lograr posicionamiento, incluso se puede hacer partícipe al cuerpo docente para realizar este tipo de eventos y lograr una fusión de públicos entre las personas que siguen a la universidad y las que siguen a los ponentes.
Gracias a la pandemia, los eventos en linea nos han podido brindar un gran alcance, pudiendo llegar a internautas de cualquier punto geográfico. Es una manera de impactar globalmente.
Un ejemplo de ello son los webinars, los cuales son muy útiles para atraer interesados en nuestros servicios académicos. Este tipo de conferencias online abre la oportunidad de que el público y el ponente establezcan un diálogo cercano, no limitándose a solo informar.
Los webinars pueden servir para promocionar servicios complementarios del colegio y crear una comunidad más grande. Estos eventos aportan mayor credibilidad a la marca educativa y le suman valor al mensaje que se pretende mostrar.
En conclusión
Los eventos en línea son una estrategia muy útil para incrementar nuestro alcance, generar presencia de marca y lograr un liderazgo en el mercado académico internacional. Es indispensable que llevemos un proceso de realización que respete todas las fases y que contemos con el tiempo necesario para poder cumplir con profesionalismo cada una de las tareas.
Un evento online hecho con prisas, desorganizado y sin los recursos materiales, humanos y económicos necesarios, será perjudicial para la imagen del colegio.
Referencias
Deloitte Insights (2021) Global Marketing trends, Find your focus. https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/cl/Documents/technology-media-telecommunications/marketin-trends-2021/2021-GMT-Full-Report-CL.pdf
Galmés, María (2010) La organización de eventos como herramienta de comunicación de marketing. Modelo integrado y experiencial. https://libros.metabiblioteca.org/bitstream/001/356/5/978-84-9747-609-6.pdf
García, Libedinsky, Pérez y Rossaro (2014) Estrategias de diseño e implementación de eventos online.