Juntas informativas para universidades y posgrados

Ventajas de realizar juntas informativas para interesados en licenciaturas y maestrías.

¿Qué son las juntas informativas?

Las juntas informativas son reuniones que el colegio realiza para que los interesados en estudiar una licenciatura o un posgrado conozcan todos los detalles del plan estudios, trámites administrativos y proceso de admisión e inscripción.

Estas sesiones informativas son una herramienta de promoción que nos ayuda a mostrar las ventajas del servicio educativo, es decir, son una demostración de tu producto.

Este tipo de sesiones te permitirán atraer a prospectos potenciales y te darán la oportunidad de demostrar la calidad y los diferenciadores de tu institución, lo que podría posicionarte por encima de la competencia.

También son una excelente manera de generar una cercanía con tus clientes, obtener datos a través de la interacción, identificar sus dudas más frecuentes y conocerlos mejor para innovar en tus estrategias de marketing.

Como toda estrategia de marketing, las juntas requieren de objetivos definidos y una planeación exhaustiva, pensando siempre en el público al que vas a dirigirte.

Para ello, debes analizar el sistema de consumo de tu cliente, es decir, todo el proceso que lleva a cabo para elegir dónde estudiar, así como las razones que lo motivan a decidirse.

Las juntas informativas te permiten captar leads de calidad, porque ya están muy avanzados en el proceso de venta.

Ten muy presente que quienes decidan entrar a tu sesión informativa lo hacen porque realmente están interesados en tu servicio, así que estos clientes potenciales deben quedarse con la seguridad de que tu servicio satisface sus necesidades educativas.

¿Cómo organizar una junta informativa?

1. Prepara el contenido de la presentación

Antes de decidir el contenido, analiza junto con tu equipo qué es lo que la persona interesada en tu licenciatura o posgrado quiere saber.

A un joven de 18 años probablemente no le interese la historia de tu escuela, pero sí podría atraerle que en esa universidad estudió alguien conocido.

Además, la forma como lo vas a presentar también debe someterse a una amplia reflexión.

Imagina que toda tu sesión se basa en diapositivas con las materias, tu historia y tus instalaciones. Procura darle variedad y mostrar también fotos, videos de vida académica, algunos testimonios, momentos en los que tu colegio o tus alumnos fueron premiados, etc.

El contenido y la forma deben elaborarse en función de los intereses y expectativas de tus posibles clientes.

Elementos básicos para presentar una oferta educativa

Para elegir el contenido, puedes considerar los tres elementos básicos de Philip Kotler para tu oferta: características, calidad y precio.

Utiliza sillas cómodas y espacios confortables para tus asistentes

Características

Oferta educativa, presentar el plan de estudios, porcentaje de materias prácticas y teóricas, formas de titulación, instalaciones, planteles, etc.

Calidad

Premios, acreditaciones, permisos de las autoridades educativas, casos de éxito, convenios, bolsa de trabajo, eventos, congresos, prácticas escolares, intercambios internacionales, etc.

Precio

Además de brindar los costos de la colegiatura e inscripciones, también habla de tus promociones, becas y los planes de financiamientos que ofreces.

2. Define el espacio o la plataforma

Estas sesiones tuvieron su boom durante la pandemia, pues las escuelas tuvieron que cerrarse, por lo que todo el equipo de ventas tuvo que hacer uso de herramientas tecnológicas para seguir ofreciendo el servicio y respondiendo a los informes de los interesados.

Por ello, ahora que ha regresado la presencialidad, hay dos formas de hacer tus sesiones.

La ventaja de las online es que puedes hacerlas con más frecuencia, pero las presenciales te ayudarán a acercarte más a tus clientes y aprovechar para mostrar tus instalaciones, es decir, podrán ver tu servicio educativo.

Otra idea es hacer un webinar que podría interesar a los prospectos y, al final o en un intermedio, presentar brevemente tu servicio.

Si la junta será presencial deberás elegir un espacio adecuado para la misma. Que esté en óptimas condiciones y brinde la mejor imagen de tu institución.

Una vez que tenemos el contenido y el espacio, es momento de planear la forma en que realizaremos la junta.

3. Prepara el formato de la junta

Es un gran reto atraer el interés de un adolescente y mantenerlo durante toda la reunión, por eso es importante que utilices diversos recursos y formatos para hacer dinámicas tus juntas informativas. Haz un guion cronometrado para llevar el ritmo de tu reunión.

Algo que te recomiendo es siempre hacer una junta por carrera, así puedes concentrarte en un solo plan de estudios y materias específicas, es decir, hablar de lo que realmente a tus asistentes les interesa saber.

Cuando eliges la modalidad presencial, puedes incluir también un recorrido. A muchos jóvenes les interesan conocer los espacios de recreación como canchas deportivas, cafeterías, jardines, gimnasio, etc.

A diferencia de las juntas para prospectos de universidad, en las de posgrado lo más recomendable es hacerlas cortas, explicando el contenido, en los precios, formas de titulación y horarios.

Enfócate en presentar cómo tu maestría o doctorado les va a ayudar a conseguir un mejor empleo y obtener un mejor salario. Puede ser que tu institución organiza congresos o tiene convenios con empresas muy reconocidas. Incluye la participación de un egresado para que cuente su experiencia.

En ambas, siempre reserva un espacio para contestar dudas de los asistentes.

Las juntas informativas online ayudan a llegar a prospectos de otros lugares

4. Elige a tus colaboradores invitados

Un punto muy importante es elegir a las personas correctas para presentar.

Coordinadores académicos

Ellos pueden explicar el plan de estudios de la carrera o nivel educativo que se va a presentar.

Asesor de ventas

Son personas que conocen bien los precios, las becas, si hay financiamiento y las promociones.

Invitados especiales

Si quieres presentar casos de éxito, invita a algún egresado reconocido con facilidad de palabra y buena presentación que explique las carreras o posgrados desde el ámbito laboral.

Si tu presupuesto lo permite, consigue a un empresario que te ayude a hablar de las ventajas de tus posgrados desde la visión de las empresas.

¿Con qué frecuencia realizar juntas informativas?

Eso dependerá de las fechas de inicio de clases y las fechas de inscripciones. Aconsejo realizarlas con un mes de antelación, incluso es conveniente efectuarlas en diferentes fechas y horarios, pensando en todos tus tipos de público.

También dependerá de si existe o no un proceso de admisión, en esos casos, la junta siempre deberá ser previa al inicio del proceso.

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