Diseña un marco de creación de contenidos que impulse la creatividad de tu colegio.
Importancia de los marcos de creación de contenidos en colegios
Para captar nuevos alumnos, los centros educativos primero necesitan atrapar su atención, ya sea por medios digitales o tradicionales.
Para poder conquistar la mirada y obtener un poco del tiempo de un interesado, utilizamos piezas de contenido atractivas y con información valiosa.
La competencia cada vez es mayor, y todos los días las escuelas luchan por crear mensajes creativos y poderosos que les permitan lograr sus objetivos de captación.
La mejor manera de crear contenido para nuestro colegio es a través de una estrategia que nos permita sostener nuestros esfuerzos durante un largo período de tiempo. De lo contrario, nuestra producción será esporádica y descoordinada.
La gran mayoría de los colegios crean materiales sin seguir una planeación ni un objetivo a largo plazo.
Los departamentos de Marketing aprovechan los momentos de menor actividad promocional para crear sus piezas de contenido, y luego, cuando la actividad vuelve a crecer, se olvidan por completo de esta tarea.
Para evitar esta situación, los centros educativos necesitan construir un marco de creación de contenidos.
¿Qué es un Marco de Creación de Contenidos para Colegios?
El blog de la consultora mexicana Interius lo define como «una estructura de procesos para publicar contenido desde las etapas iniciales hasta la post-publicación» (Ena Platas, 2022).
En otras palabras, es un plan que te permite mantener a tu equipo de creadores organizados y siguiendo una estrategia y un calendario que garantice la consistencia y el retorno de la inversión a tu colegio.
Además de volvernos permanentes en la producción de materiales promocionales, la mayor aportación de un marco de creación de contenidos es que orienta la creatividad hacia un fin específico y evita que los departamentos creativos se pierdan en ideas improvisadas.
Los colegios que ofrecen de forma constante nuevo contenido son los que logran destacar, posicionarse en la mente de las personas y erigirse como fuentes de autoridad en diversos temas.
Las universidades con blogs nutridos y relevantes se convierten en líderes intelectuales y gozan de un gran tráfico orgánico a sus sitios web. Las personas llegan buscando información y terminan enterándose de la institución y su oferta educativa.
Por último, el marco de creación de contenidos nos ayuda a evaluar el resultado de nuestros esfuerzos creativos, algo que suele ser poco usual en los departamentos de Marketing Educativo.
¿Cómo diseñar un marco de creación de contenidos para tu escuela?
Interius nos explica los 5 pasos para hacerlo (Ena Platas, 2022):
Conceptualizar el contenido.
Crear un cronograma.
Crear un flujo de trabajo.
Revisar el contenido.
Organizar y almacenar el contenido.
1. Conceptualizar el contenido
Las ideas para los contenidos no deben surgir solamente de la creatividad de los mercadólogos, sino de un análisis situacional y la consecuente priorización de objetivos institucionales.
Los colegios que detectan problemas y enfocan todos sus esfuerzos de marketing en corregirlos, obtienen mejores resultados.
Una pieza de contenido no inicia con la idea, inicia con el para qué. Antes de ponernos creativos, necesitamos conocer cuál es la situación que deseamos cambiar en el colegio.
Es fundamental obtener información de los alumnos, maestros, padres de familia y personas interesadas en nuestro centro. Los datos nos darán directrices seguras sobre qué temas les interesa y cuáles son las dudas más frecuentes que tienen sobre nuestro servicio.
También puedes basarte en el proceso de compra de servicios educativos para crear materiales que ayuden a tu prospecto en cada una de esas etapas.
Si quieres conocer el proceso de decisión de compra de servicios escolares, te recomendamos leer uno de nuestros anteriores posts. Aquí te dejo el enlace:
2. Crear un cronograma
Lo más importante a la hora de crear un cronograma es mantener la flexibilidad. En todos los colegios suceden imprevistos y asuntos de último momento, ya que estamos trabajando con personas y es imposible prever lo que ocurrirá. Así que jamás hagas un cronograma ajustado.
Para ello, define en qué contenido quieres centrarte y cuándo deberá publicarse. La elasticidad de tu calendario evitará que te vuelvas loco cuando surjan nuevas indicaciones de la Dirección para que cubras un evento no previsto.
Aconsejo tener siempre a la mano material de stock como tomas e imágenes de tus estudiantes, profesores y sus actividades. Pueden ser tu salvación en un requerimiento urgente como un boletín o un vídeo informacional debido a una situación inesperada.
Ojo, las solicitudes de urgencia son casos especiales, no pueden ser frecuentes en la gestión de un colegio porque significaría que no hay planeación ni orden.
3. Crear un flujo de trabajo
Cuando dividimos un objetivo en pequeñas tareas, estamos construyendo un flujo de trabajo.
Los departamentos de Marketing en las escuelas deben contar con mapas de procesos que expliquen a detalle cada una de las tareas necesarias en la creación de sus contenidos.
Por ejemplo, si se trata de una producción audiovisual, un mapa de procesos debería indicarnos desde cuáles son los canales por los que otros departamentos nos solicitan dicha encomienda, hasta cómo se evalúa el alcance de dicha producción cuando es compartida en redes sociales.
Algo que he aprendido en más de 20 años de experiencia en el sector educativo es que dividir una meta en pequeñas tareas nos ayuda a medir el avance de su creación y lograr flexibilidad en el proceso.
Los flujos de trabajo te ayudarán incluso en aquellos contenidos de mayor complejidad en su producción, como la elaboración de una gran campaña publicitaria o la construcción de un sitio web.
Si durante la creación de contenido aparece un obstáculo que no tenías previsto, una vez que lo soluciones, actualiza tu flujo de trabajo e incorpora aquella tarea que evitará que ese obstáculo aparezca en futuras ocasiones.
4. Revisar el contenido
Trabajar de forma calendarizada y usando flujos de trabajo, evitará en gran medida que termines corriendo para publicar una pieza de contenido. La urgencia es muy peligrosa en cualquier empresa, porque evita que revisemos con cuidado el contenido antes de publicarlo.
Jamás publiques contenido sin antes revisarlo a detalle. De esta forma evitarás faltas de ortografía, información imprecisa y malentendidos que podrían afectar tu reputación institucional.
Los grandes colegios suelen contar con editores que revisan cada pieza para analizar tanto el mensaje central como la estructura. En redes sociales debemos evitar cometer errores porque, aunque bajes una publicación errónea, es probable que alguien realice capturas de pantalla.
Los manuales de identidad y las guías de estilo son herramientas fundamentales para este proceso.
Monitorear los resultados de tus piezas de contenido es muy fácil en lo digital, pero se complica en los medios tradicionales. Lo recomendable en estos casos es recurrir a encuestas y sondeos que te permitan medir la efectividad de canales offline.
En el mundo digital recomiendo el uso de softwares de paga que te permitan análisis más complejos de tu sitio web y redes sociales.
5. Organizar y almacenar el contenido
El último paso es resguardar todos nuestros contenidos en algún repositorio. No confíes en almacenamientos físicos como discos duros externos, ya que corres el riesgo de que se pierdan o se dañen.
El departamento de Marketing es responsable de construir y preservar la memoria gráfica del colegio, así que sería inaceptable que tus materiales desapareciesen o se extraviaran.
Google Drive o Dropbox en sus versiones profesionales son dos buenas opciones para el almacenamiento en la nube.
La organización de los archivos en carpetas es indispensable. Te recomiendo trabajar en un sistema de nomenclaturas que te permita crear nombres fácilmente identificables tanto para tus carpetas como para cada uno de los archivos.
Guardar imágenes con nombres genéricos o, peor aún, con el nombre que la cámara le asignó al archivo, hará que tu repositorio sea complicado de entender y difícil de navegar.
Si deseas crear un sistema de nomenclatura funcional, te recomiendo incluir elementos que haga referencia al:
Año en que se creó el contenido.
Nombre de la campaña a la que perteneció.
Formato del contenido.
Puedes agregar algún otro dato que te permita organizarlo con base en las necesidades de tu colegio. Lo importante es darle un orden a cada archivo almacenado para que cuando alguien desee extraer de allí algún documento lo pueda hacer sin problemas.
Espero que estos consejos te ayuden a crear un marco de creación de contenidos óptimo que beneficie a la promoción de tu colegio, te ayude a incrementar tu matrícula, y mantenga preservada y en orden la memoria audiovisual de tu centro.
Referencias
Ena Platas, Tere (2022) ¿Cómo se construye un marco de creación de contenidos? Blog de Interius Estrategias de Marketing Digital. https://blog.interius.com.mx/como-se-construye-un-marco-de-creacion-de-contenidos