Te explicamos cómo la metodología OKR puede ayudar a tu colegio.
El éxito de cualquier colegio depende en gran medida de su capacidad para establecer objetivos de manera inteligente y de trazar rutas de acción efectivas y realistas para alcanzarlos.
Cada escuela vive una realidad diferente y tiene que enfrentarse a sus propios desafíos, no importa si está iniciando o en proceso de expansión.
Astro Teller, científico y empresario, afirmó en una charla TEDx que «los grandes sueños no son solo visiones, son visiones combinadas con estrategias que los hacen realidad» (Teller, 2016).
Los administrativos de centros educativos no pueden únicamente soñar con hacer las cosas, tienen que tomar acciones concretas y establecer tareas específicas que contribuyan a llegar a esa meta anhelada.
No basta con tener objetivos, necesitamos una estrategia y un plan de acciones.
El tamaño del colegio no importa, lo importante es que todos los empleados compartan la misma visión y tengan el mismo objetivo en mente. Las instituciones educativas que carecen de una visión en conjunto y no fomentan el trabajo en equipo, difícilmente logran sus objetivos.
La planeación estratégica se queda en el terreno de las buenas intenciones si la institución carece de liderazgos que promuevan el trabajo colaborativo y coordinado.
Si todos los equipos de trabajo dentro de un centro educativo comparten el mismo objetivo, se genera un ambiente de responsabilidad compartida y transparencia en las acciones.
Sin embargo, es inevitable preguntarse: ¿cómo nos aseguramos de crear el objetivo correcto para nuestro colegio? Para ello utilizaremos la metodología OKR que hoy nos ocupa.
Metodología OKR para centros educativos
OKR son las siglas en inglés de Objetivos y Resultados Clave (Objectives and Key Results), se trata de una metodología que sirve para fijar objetivos y metas que ayuden a garantizar que los colegios dediquen todos sus esfuerzos a los problemas más importantes y no pierdan el tiempo en asuntos irrelevantes.
Los OKR son una manera de conectar los objetivos institucionales con las metas de los equipos de trabajo y los objetivos personales de cada empleado, garantizando que todos en el centro trabajen en una única dirección.
Los autores de este sistema fueron el inversionista John Doerr y su mentor Andrew Groove, con quien trabajó en Intel durante 5 años (Martins, 2020).
La mayor aportación de esta metodología está en enfocarse en el resultado y no en el proceso.
Al permitir que las personas sean libres de tomar elecciones para llegar a un resultado concreto, los OKR ayudan a incrementar la motivación y el compromiso de manera eficaz.
¿Cómo aplicar la metodología OKR en nuestro colegio?
Se comienza planteando metas, entendiendo que una meta es un estado ideal que nos acerca a nuestra visión.
Cuando las metas se diseñan e implementan correctamente evitamos el pensamiento difuso y la ejecución confusa por parte del personal.
¿Cómo plantear una meta para nuestro colegio?
Debemos comenzar preguntándonos ¿a dónde queremos llegar? Por lo general podemos usar el propósito del colegio como una forma para inspirar metas significativas, sin la desventaja de que se conviertan en una serie de listas de tareas pendientes.
Una buena meta es cualitativa, significativa, concreta y orientada a la acción.
¿Cómo plantear un resultado clave para nuestro colegio?
Una vez que hemos definido nuestra meta, es momento de plantear los resultados clave que la acompañarán. Estos sirven para analizar y monitorizar la forma en que alcanzamos dicha meta.
Los resultados clave efectivos son específicos, cuantitativos y con tiempos límites para ser alcanzados.
Una característica de un buen resultado clave es que este se puede medir y verificar en cualquier momento.
Con los resultados clave podemos saber si nuestras iniciativas fueron eficaces o no.
Pongamos un ejemplo, una escuela tiene como meta “mejorar la satisfacción de los alumnos”.
Dos resultados claves que pueden ayudarnos a medir esa meta serían:
Reducir la deserción escolar del 30 al 25% durante el siguiente ciclo.
Lograr un Net Promoter Score de 15 puntos en la evaluación de fin de curso.
¿Cómo calificar los resultados clave de un colegio?
Podemos usar 2 métodos diferentes: los resultados numéricos y binarios.
Resultados numéricos
Se usan para calcular el porcentaje completado de una acción en una escala de 0 a 1.0 o del 0 al 100%.
Imaginemos que una universidad desea captar 100 alumnos en su siguiente ciclo escolar. Si solo logra inscribir 70 habrá obtenido un resultado numérico de 0.7, lo que equivale al 70% de su objetivo.
Una característica de los OKR es que deben ser ambiciosos, por tanto, los resultados numéricos siempre deben aspirar a objetivos que no bajen del 0.6 o el 60%.
Resultados binarios
Estos se califican con 1 y 0, siendo 1 el equivalente a un “Sí” y 0 el equivalente a un “No”.
Imaginemos que la misma universidad se plantea como objetivo abrir una nueva licenciatura. Si al llegar la fecha límite logró el resultado, se califica con un 1; si no pudo abrir la nueva licenciatura, el resultado será 0.
¿Cuántas metas y resultados clave debe tener un colegio?
Los centros educativos deben plantearse de 3 a 5 metas en un año de trabajo. No debes plantear más. Tener demasiadas metas hará que tu estrategia no esté enfocada.
Verne Harnish afirma que «ninguna organización ni individuo puede concentrarse o lograr más de 5 o 6 prioridades en un periodo determinado» (2017).
A su vez, cada meta debe tener un máximo de 4 resultados clave que permitan medirla.
Encadena las metas y los resultados clave siguiendo tu organigrama
Una buena manera de lograr un trabajo coordinado dentro de una institución educativa es encadenando las metas y resultados clave.
Por ejemplo, el rector de una universidad se plantea 4 metas y cada meta tiene 4 resultados clave. Esos 16 resultados clave planteados por el rector deberían convertirse en 16 metas que serán repartidas entre los distintos departamentos de la institución.
A su vez, cada una de esas 16 metas generarán nuevos resultados clave que se convertirán en metas para departamentos de menor rango. Se trata de una especie de cascada en la cual cada resultado clave de un superior se convierte en una meta para un subalterno.
Siguiendo esta estructura, toda la organización estará conectada y trabajará para alcanzar los mismos 4 objetivos. Así evitaremos que cada departamento trabaje de forma aislada y descoordinada.
“Es difícil hacer naufragar a un barco cuando todos sus tripulantes reman en la misma dirección”.
Referencias
Astro Teller (2016) TEDx: The unexpected benefit of celebrating failure. https://www.ted.com/talks/astro_teller_the_unexpected_benefit_of_celebrating_failure
Harnish, Verne (2017) Cuatro decisiones en las que ningún empresario debería equivocarse. Forbes, Capital Humano. https://www.forbes.com.mx/cuatro-decisiones-ningun-empresario-deberia-equivocarse/
Martins, Julia (2020) ¿Qué son los OKR y cómo implementarlos en tu proyecto?