Puntos clave:
Fideliza a los estudiantes, reduce la deserción y fortalece la reputación de la universidad al integrarlos antes del inicio de clases.
Realiza un análisis inicial, define objetivos claros, segmenta el público y diseña actividades significativas de engagement.
Coordina recursos, utiliza plataformas digitales y evalúa el plan regularmente para mejorarlo.
Ajusta objetivos, incorpora nuevas tendencias y tecnologías, recopila feedback constante para mantener el plan relevante.
Cuando una universidad privada logra captar a un nuevo estudiante, ese es solo el comienzo de un largo viaje. Lo que sucede entre la inscripción y el primer día de clases es fundamental para garantizar que todo nuevo miembro de la comunidad universitaria se sienta bienvenido, valorado y seguro de haber tomado la decisión correcta.
En este período crucial, conocido como onboarding, las universidades tienen la oportunidad de fidelizar a los estudiantes, reducir las tasas de deserción y fortalecer su reputación como instituciones comprometidas con el éxito estudiantil.
Sin embargo, muchas universidades aún subestiman el poder de una estrategia de onboarding bien estructurada. En lugar de enfocarse en crear experiencias significativas y de apoyo desde el primer momento, algunas instituciones dejan a los estudiantes en un vacío de comunicación, lo que puede llevarlos a sentirse abandonados y, en última instancia, a buscar otras opciones educativas.
¿Qué es una estrategia de onboarding y por qué es importante?
Una estrategia de onboarding es un conjunto de acciones diseñadas para integrar de manera efectiva a los nuevos estudiantes en la vida académica y social de la institución antes de que comiencen las clases.
No se trata solo de enviar correos electrónicos informativos o entregar un folleto el día de la inscripción. Es un proceso integral que abarca desde el momento en que el estudiante acepta la oferta de admisión hasta que se siente plenamente parte de la comunidad universitaria.
¿Por qué es tan importante?
Imagina a un estudiante que se inscribió en tu universidad seis meses antes del inicio de clases. Durante ese tiempo, si no recibe información, actividades o cualquier tipo de comunicación que le ayude a conectar con la universidad, puede empezar a cuestionar su elección.
Podría recibir una oferta más atractiva de otra institución o simplemente sentir que no está recibiendo el valor esperado. Y cuando esto sucede, la probabilidad de que decida cancelar su inscripción o cambiarse a otra universidad aumenta significativamente.
Al ofrecerles herramientas, recursos y una red de apoyo desde el principio, las universidades pueden asegurarse de que los estudiantes estén comprometidos, informados y motivados.
Pasos para crear un plan de onboarding efectivo
A continuación, detallamos los pasos clave que deben seguir las universidades para diseñar un proceso de bienvenida que realmente impacte positivamente en la experiencia de sus nuevos estudiantes.
1. Análisis inicial: comprender el punto de partida
Antes de diseñar cualquier estrategia, es fundamental realizar un diagnóstico de la situación actual. Esto implica identificar cómo la universidad interactúa con los estudiantes desde el momento en que aceptan la oferta de admisión hasta su primer día de clases.
Preguntas clave que deben considerarse en esta fase incluyen:
¿Cuáles son los puntos de contacto actuales con los nuevos estudiantes?
¿Qué tipo de comunicación se está llevando a cabo? ¿Es suficiente y efectiva?
¿Qué actividades o eventos ya existen para dar la bienvenida a los estudiantes?
Este análisis debe incluir la revisión de datos históricos sobre la retención de estudiantes, tasas de asistencia a eventos de bienvenida y retroalimentación de cohortes anteriores.
Además, es crucial involucrar a diversos departamentos de la universidad (como admisiones, servicios estudiantiles y académicos) para obtener una visión integral y detallada de la experiencia del nuevo estudiante.
2. Definición de objetivos claros
Una vez que se tiene una comprensión sólida del estado actual del onboarding, es momento de establecer objetivos específicos para el nuevo plan. Estos objetivos deben ser medibles, alcanzables y alineados con la misión y visión de la universidad.
Algunos ejemplos de objetivos podrían incluir:
Aumentar la participación en eventos de bienvenida en un 20 % en comparación con el año anterior.
Reducir la tasa de deserción en el primer semestre en un 10 %.
Incrementar la satisfacción de los nuevos estudiantes con el proceso de bienvenida, alcanzando una puntuación promedio de 4.5 sobre 5 en encuestas post-evento.
Definir objetivos claros permitirá a la universidad no solo medir el éxito del programa de onboarding, sino también ajustarlo continuamente para maximizar su efectividad.
3. Segmentación del público: personalizando la experiencia
Cada estudiante es único, y una estrategia de onboarding efectiva debe reconocer y adaptarse a estas diferencias. Es fundamental segmentar al nuevo alumnado para ofrecerles una experiencia de bienvenida personalizada que atienda sus necesidades específicas.
Algunas categorías para considerar en esta segmentación son:
Estudiantes nacionales e internacionales: Los estudiantes internacionales pueden necesitar apoyo adicional en áreas como la adaptación cultural, la obtención de visas o el alojamiento.
Estudiantes de transferencia: Estos estudiantes ya tienen experiencia universitaria, por lo que pueden beneficiarse más de actividades que les ayuden a integrarse en la comunidad académica y social de la nueva universidad.
Estudiantes de primer ingreso con necesidades especiales: Es crucial identificar a los estudiantes que puedan requerir apoyo adicional, ya sea por razones de discapacidad, salud mental, o antecedentes socioeconómicos, y ofrecerles recursos adecuados desde el inicio.
Este enfoque segmentado no solo demuestra que la universidad se preocupa por cada estudiante de manera individual, sino que también mejora las tasas de retención al brindar un soporte más adecuado a las necesidades de cada grupo.
4. Diseño de actividades de engagement: crear conexiones significativas
Una vez que se han establecido los objetivos y la segmentación, es momento de diseñar las actividades que formarán parte del programa de onboarding. Estas actividades deben ser variadas, interactivas y, sobre todo, significativas para los nuevos estudiantes.
Algunas ideas efectivas incluyen:
Talleres y cursos propedéuticos: Clases introductorias o cursos cortos en temas relevantes pueden ayudar a los estudiantes a familiarizarse con el nivel académico esperado.
Conferencias y paneles de bienvenida: Invitar a profesores destacados, exalumnos y líderes de opinión a compartir sus experiencias puede inspirar y motivar a los nuevos estudiantes.
Eventos sociales y actividades extracurriculares: Organizarlos en formato presencial o virtual puede ayudar a los estudiantes a conocer a sus compañeros, creando así una red de apoyo antes del inicio de las clases.
Visitas guiadas y actividades de orientación: Estas ayudan a los estudiantes a familiarizarse con el campus, los servicios disponibles y las herramientas académicas.
Todas estas actividades deben planificarse cuidadosamente para que sean accesibles a todos los estudiantes y se comuniquen de manera clara y atractiva, utilizando múltiples canales como correos electrónicos, aplicaciones móviles y redes sociales.
5. Implementación del plan: llevar la estrategia a la acción
La implementación del plan de onboarding requiere la colaboración de múltiples departamentos y un equipo dedicado que coordine cada detalle.
Algunas recomendaciones para una implementación exitosa son:
Asignación de recursos: Asegurarse de que haya un presupuesto adecuado y los recursos necesarios, incluyendo personal capacitado y herramientas digitales efectivas.
Uso de plataformas digitales: Aprovechar herramientas tecnológicas como aplicaciones móviles, plataformas de aprendizaje en línea y redes sociales para mantener a los estudiantes informados y comprometidos.
Monitoreo continuo: Establecer un sistema de seguimiento para evaluar la participación en tiempo real y ajustar las actividades según sea necesario.
Durante esta fase, es crucial mantener una comunicación constante y abierta con los nuevos estudiantes para resolver cualquier duda o problema que puedan tener, demostrando así un compromiso genuino con su bienestar y éxito.
6. Evaluar el plan de onboarding: mejorarlo anualmente
Comparar los resultados del plan de onboarding actual con los de años anteriores es una estrategia útil para medir el progreso y evaluar si las mejoras implementadas están dando resultados.
Al analizar las tendencias a lo largo del tiempo, se pueden identificar patrones de éxito o áreas que requieren mayor atención.
Por ejemplo, si la tasa de retención ha aumentado progresivamente desde que se implementó una nueva estrategia de onboarding, es probable que las acciones realizadas estén siendo efectivas.
Por otro lado, si ciertos indicadores no muestran mejoría o empeoran, esto puede indicar que se necesitan cambios más profundos o un replanteamiento de las tácticas utilizadas.
El equipo responsable del onboarding debe reunirse periódicamente para discutir los resultados, reflexionar sobre lo que ha funcionado y lo que no, y compartir ideas para mejoras futuras.
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