Consejos para participar en ferias educativas y vocacionales
Actualizado: 9 mar
Saca el mayor provecho a tu participación en las expo ferias educativas.
Una de las activaciones de marca que más implicaciones tiene para nuestro colegio, es la participación en ferias educativas. Sus características hacen que la actividad tenga una complejidad especial para nuestros equipos de promoción.
Características de una feria educativa
Una de las principales características de una feria educativa es que implica 3 tipos de retos para los colegios que participan en ellas: desafío de organización, necesidad de reconocimiento de marca y compartir espacio con colegios competidores.
Desafío de organización
El primer desafío es tu capacidad de organización, porque se trata de sacar a la institución y, literalmente, llevarla y adecuarla a un espacio de 2x2.
Necesidad de reconocimiento de marca
El segundo reto es que te vas a enfrentar a posibles aspirantes y familias sin el menor conocimiento de lo que es tu propuesta educativa, lo que implica disponer de excelentes habilidades de comunicación oral y no verbal.
Compartir espacio con colegios competidores
El último desafío es que estarás compitiendo en un campo parejo con las demás ofertas educativas de tu zona. Aquí no importa que tan grandes y ostentosas sean las instalaciones de tu colegio, todos los participantes juegan en igualdad de circunstancias por atraer la atención de los posibles aspirantes.
Qué es una feria educativa
Son eventos masivos en donde participan colegios de diversa índole para promover su oferta educativa, ofrecer promociones y resolver dudas de los asistentes.
Participan centros educativos desde preescolar hasta universidades. Estas ferias se realizan en espacios que pueden ser desde una explanada hasta un centro de convenciones, y se organizan en módulos o estánds para diferenciar a los colegios participantes.
El organizador utiliza diversos medios para publicitar la actividad y llevar a la mayor cantidad de personas interesadas en conocer las ofertas educativas que se presentan en la expo feria.
Plan de trabajo para participar en una feria educativa
La asistencia de tu centro a este tipo de eventos puede ser muy benéfica para la captación y tu plan de mercadotecnia, si realmente sabes cómo sacar el mayor provecho a tu participación.
Algunas ferias son organizadas por los mismos colegios y universidades. En otras ocasiones, son agencias de publicidad, medios de comunicación o hasta autoridades educativas las encargadas de su realización.
1. Investiga al organizador
La primera tarea para tu equipo de promoción es investigar y evaluar si vale la pena asistir. He visto eventos muy desangelados que pegan en el ánimo de los expositores por la falta de visitantes.
Recomendaciones para valorar tu participación en una feria educativa
Contar con antecedentes del organizador te permitirá discernir si vale la pena invertir recursos económicos, materiales y humanos en la participación en la expo feria.
Tomar la decisión de participar, es algo similar a cuando te invitan a anunciarte en una publicación impresa; nosotros hemos recomendado que cuando la publicación es nueva, esperemos que el proyecto editorial se consolide y al menos se publique la tercera edición, ya que muchas de estas revistas nacen y al año desaparecen.
Entonces, para el caso de una expo feria, verifica primero los datos del organizador. Lo puedes hacer preguntando con otros colegios si han tenido alguna experiencia participando con este. Inclusive, busca corroborar que tenga sustento legal para el tema fiscal, ya que en caso de que se necesite una factura, la pueda expedir sin ningún problema.
Otra sugerencia es esperar que se organice al menos la tercera edición, de esta forma ya podrás contar con un antecedente de las ventajas que tiene participar en esa actividad.
2. Revisa todo lo que ofrecen a los participantes
Antes que otra cosa, verifica la ubicación del lugar en donde se llevará a cabo el evento:
¿Es accesible para que las personas puedan llegar en coche o en autobús?
¿Cuenta con espacios diseñados para la accesibilidad de personas con discapacidad?
¿Es un lugar ventilado y con buena iluminación?
¿Dispone de salidas de emergencia y baños?
Y en estos tiempos de postpandemia, ¿tienen planeado instalar filtros sanitarios?
Verifica las medidas del estand que vas a contratar para que no tengas problemas en instalar tu display o flexo.
Si vas a mandar hacer una lona, que esta tenga el tamaño adecuado, que no quede chica ni grande. Asimismo, revisa que el mobiliario que te prestaran a cuenta de la renta sea el que vayas a necesitar.
Contacta al responsable o al ejecutivo de ventas para que te aclare todas tus dudas. Regularmente se ofrecen paquetes en función de la inversión que la institución educativa vaya a realizar, por lo que verifica que todo lo que se te ofrece te quede claro.
Inclusive te recomendamos consultes con un especialista en medios digitales los conceptos que se usan como bonificaciones en tu contrato y que quizá desconozcas.
Cuando es un medio de comunicación el que organiza la feria educativa, se incluye en el paquete diversos impactos de tu marca en medios tradicionales y digitales.
Solicita al ejecutivo de ventas la pauta específica para saber los espacios publicitarios con los que cuentas y los tiempos en que saldrá al aire tu publicidad.
Si no dispones de una persona que esté monitoreando tu presencia de marca durante la campaña de promoción del evento, solicita al ejecutivo te entregue evidencias de los impactos.
Las evidencias son capturas de pantalla de los anuncios en medios digitales o fotografías cuando son impresos; así como videos y audios de las transmisiones en televisión y radio.
3. Comprueba que los organizadores están dando promoción a la feria educativa
Una última revisión que tienes que hacer y creo que es la más importante, es tener la certeza de que habrá gente visitando la expo feria y, más aún, que los asistentes pertenezcan al segmento al que se dirige tu oferta educativa.
Para esto, tienes que ser muy asertivo con el ejecutivo de ventas, ya que te tiene que especificar a detalle el plan de medios del evento, así como un pronóstico de cuántos visitantes se esperan, qué horarios serán los flujos de mayor presencia (este dato te sirve para disponer de la mayor cantidad de colaboradores en el estand) y cuál es el segmento económico de las personas que esperan recibir.
Por eso es importante participar en actividades que han tenido más de dos emisiones, ya que el organizador podrá disponer de estadísticas de ediciones anteriores que podrá compartir contigo.
Recomendaciones para mejorar tu participación en ferias vocacionales
Brinda todo el apoyo necesario a tus promotores
Es importante que la dirección o rectoría brinde todo su apoyo a sus promotores para que dispongan de todos los recursos humanos, económicos y materiales que requieren. De esta forma, no se sentirán en desventaja con los demás participantes de la expo feria educativa.
Lleva una lista de cotejo
La lista de cotejo es vital. Considera los elementos para la decoración del estand: como pueden lonas, flexo, display, pantallas, computadora, manteles con logotipo o hasta plantas que hagan que el espacio se vea verde.
Lleva bien documentadas las promociones que vas a ofrecer, como pueden ser descuentos en inscripción o en colegiatura. Detalla por escrito si estas tienen alguna restricción.
Prepara tu kit de artículos promocionales para tus visitantes en donde no puede faltar la pluma, el folleto, tríptico y algún otro artículo que desees obsequiar.
Crea un ambiente atractivo
Imagina el ambiente de una expo feria educativa exitosa: el sonido ambiental, las voces y el audio de los videos promocionales de los demás expositores, así como los mormullos de las personas que asisten.
Esto merma la capacidad de atención y retención de los asistentes, por lo que tus habilidades para atraer, retener y convencer a un visitante tienen que ser extraordinarias.
Capacita a tu equipo de promotores. Hagan simulaciones. Inviten a colaboradores de otras áreas para que los evalúen.
Recuerda que todos deben contar con sus guiones que incluyan las ideas clave: quién eres como institución, cuál es tu modelo educativo, cuál es el diferencial con otras propuestas educativas, cómo son las capacidades de tu cuerpo docente y cuáles son las bondades de tus instalaciones.
No olvides incluir en tu discurso el sistema de becas, actividades deportivas, culturales y tecnológicas, y si cuentas con alguna certificación o acreditación. También es aconsejable hablar del ambiente escolar y preparar un documento con preguntas frecuentes.
Todos los colaboradores de tu colegio deben contar con vestimenta institucional. Puedes incluir también en el equipo a algunos alumnos de años escolares avanzados que te puedan apoyar dando testimonio de las ventajas de estudiar en tu colegio o universidad.
Corrobora que el piso sea parejo para todos los participantes
En una ocasión asistimos como expositores a una expo feria educativa en donde compartíamos espacios con universidades extranjeras. Se notaban los recursos y experiencia que nos hacían sentir en desventaja; pero a pesar de esas diferencias, el objetivo era el mismo para todos: atraer la atención de los y las jóvenes y sus familias.
Si las condiciones que ofrece el organizador son iguales para todos, entonces tu espacio mide lo mismo que los demás participantes. Por lo que, tu estrategia más básica es tener dominados al dedillo los dos primeros retos, así como observar y aprender de los que tiene más experiencia.
Si tienes la posibilidad de seleccionar la ubicación del estand, escoge un lugar que no quede ni en la entrada, ni en el fondo del sitio en donde se llevará a cabo la actividad. Así también, sería de gran ayuda conocer quiénes serán tus vecinos durante el evento.
No olvides las bases de datos
Si dispones de los recursos para vender fichas para los exámenes de admisión durante el evento, excelente; si no, lo más valioso de tu asistencia a la feria educativa son las bases de datos.
Recuerda recabar información como nombre del padre, madre y del aspirante. Necesitas también información de contacto como teléfono celular y correo electrónico, así como el nivel educativo de su interés y cómo se enteró del evento.
No pidas demasiados datos. Solicitando los datos más básicos, tu visitante no se sentirá invadido en su privacidad.
Obtener los datos de los interesados en tu oferta educativa, es el mayor recurso que puedes obtener, ya que es la materia prima para las posteriores etapas de tu proceso de admisión.
Espero que estos consejos te sean de utilidad y deseamos que tu colegio sea la estrella de las próximas ferias educativas en las que participe.