Estas son las ventajas de que tu colegio cuente con un gabinete de prensa.
El gabinete de prensa es el área encargada de gestionar la comunicación con diversos medios, a fin de asegurar el control y la gestión de la imagen de cualquier tipo de organización, incluyendo instituciones educativas.
El departamento de prensa también se encargará de generar y mandar información con el objetivo de construir una imagen positiva acerca del servicio que se ofrece.
Esto se hará siguiendo una política de comunicación, es decir, pensando en el público al que necesitamos llegar y la acción que queremos obtener. El éxito dependerá en gran medida de la correcta elección del contenido, el formato y el medio.
Cuando hablamos de prensa, no nos referimos específicamente a diarios o periódicos, sino a los reporteros y jefes de información de diferentes medios de comunicación, incluidos la televisión, radio, podcasts, revistas (impresas y digitales) y plataformas informativas en redes sociales.
¿Es necesario que los colegios cuenten con un gabinete de prensa?
Es lo ideal, pero no siempre es necesario. Esta decisión va a depender del tamaño y de la notoriedad de tu centro. Si tu institución considera que es necesario, hay dos formas de hacerlo: creando un departamento interno o contratando una agencia.
Beneficios de tener un departamento de prensa
La idea común es que invertir en esta área no es prioridad, sin embargo, a pesar de que posiblemente pienses que no sirve para nada, la realidad es que esto sí tendrá un impacto en tus ventas.
Ventajas de colegios que mantienen una buena relación con la prensa
1. Les ayuda a conectar con el público.
2. Posiciona al colegio a corto y largo plazo.
3. Genera una imagen positiva.
4. Aumenta el prestigio, sobre todo si incluyes medios con gran credibilidad.
Funciones de un gabinete de prensa
Organizar y convocar a conferencias y ruedas de prensa para promocionar eventos
Este tipo de eventos requieren planeación y logística. Entre los materiales a considerar para la prensa están las invitaciones y el dossier (información más importante sobre nuestra institución y el evento).
Diferencias entre conferencia y rueda de prensa
La conferencia de prensa sirve para comunicar algo en específico. Siempre tienen una planeación anticipada y obedece a un protocolo previamente definido, por ello, se controla muy bien el tiempo, sobre todo si hay ronda de preguntas y respuestas. Puede participar más de un personaje.
La rueda de prensa es más improvisada y no requiere de un protocolo, ni siquiera de un lugar en específico; está más enfocada a una sola persona dando declaraciones.
Por ejemplo, si los medios están cubriendo un evento de la institución y encuentran al rector, posiblemente querrán obtener declaraciones de él, dependiendo también de la relevancia que tenga para la sociedad.
En estos casos, la labor del personal es decidir si conceder la rueda de prensa o no, mantener el orden y controlar lo que se pregunta o se responde.
¿Cuándo convocar a ruedas y conferencias de prensa?
Como se explicó anteriormente, las ruedas de prensa por lo regular son improvisadas, sin embargo, se pueden buscar eventos adecuados para que asista el rector del colegio y dé declaraciones sobre algo en específico, a fin de tener notoriedad.
Por el contrario, las conferencias de prensa hay que reservarlas para cuando queramos anunciar algo importante, como la ampliación de la oferta académica, nuevos planteles, alianzas importantes o algún congreso o evento. También se usan para comunicar nuestro posicionamiento respecto a algún tema o controversia en el cual esté involucrado el centro.
Para invitar a una rueda de prensa necesitas “un gancho”. La clave para que la prensa asista es invitar a personajes importantes y atractivos.
Veamos el siguiente ejemplo:
Tu escuela va a abrir un nuevo plantel en el estado de Michoacán. La prensa seguramente asistirá si acude el gobernador del Estado y el secretario de Educación.
También dependerá de los reporteros que invites. Si tu colegio es pequeño, busca prensa local y te dará mejores resultados.
Enviar información a los medios
Hay que generar esta información constantemente para enviar a los reporteros de nuestra base de datos y publicar en el sitio web de la institución. Ya sean notas de prensa, reportajes, boletines, comunicados o entrevistas en cualquier formato.
No hagas notas por cualquier cosa. Procura que sean temas o actividades relevantes tanto para el medio como para la sociedad.
Manejar y contener situaciones de crisis
Ante cualquier crisis, el gabinete de prensa se encargará de detectar o prevenir situaciones delicadas y procurar una respuesta inmediata.
El mejor caso para ejemplificar este punto es la pandemia por Covid-19.
El sector educativo colapsó, las escuelas cerraron y nadie sabía qué hacer, ni estudiantes, padres de familia, pero mucho menos las escuelas. Esta fue una situación inesperada que provocó una crisis y que dejó en evidencia la falta de comunicación en las instituciones.
¿Cómo debió manejarse? El área de Prensa debió solicitar una reunión urgente con los directivos, valorar la gravedad y acordar las acciones; para después comunicarlas con prontitud a través de los mejores canales.
El manejo de crisis requiere de la elaboración de un manual interno para saber los pasos a seguir cuando algo así sucede.
La nula actuación en esta pandemia ocasionó el quiebre de varios centros educativos y un alto porcentaje de deserción escolar.
Monitorear las menciones al colegio
Estar al pendiente de las menciones de la institución en los medios de comunicación, así como de lo que se dice en redes, con el objetivo de reaccionar cuando sea necesario.
Existen herramientas inteligentes para el monitoreo de marcas. Una de las más usadas es el Brand Monitoring de SEMrush.
Capacitar en habilidades comunicativas a quien vaya a interactuar con algún medio de comunicación
Todo aquel que vaya a presentarse ante un medio de comunicación, debe saber hacerlo bien y regirse bajo los objetivos y lineamientos de la institución. Es por ello, que el gabinete de prensa se encargará de capacitarle y orientarle para que haga un buen papel en nombre del colegio.
Evaluar la imagen externa
Es aconsejable entrevistar a periodistas, líderes de opinión, organizaciones del sector educativo para evaluar la opinión que tienen de nuestro centro educativo.
También podemos aplicar distintas herramientas para recopilar datos que nos ayuden a medir cómo se está percibiendo al colegio.
¿Cómo empezar a mejorar la relación de tu colegio con los medios de comunicación?
Inicia la comunicación con los medios
Enumera todos los medios nacionales y locales (dependiendo la ubicación de tu plantel o planteles) que te interesen.
Después busca si su audiencia coincide con tu target; por lo general, en sus sitios tienen publicado su media kit donde viene toda la información sobre su ranking y audiencia.
Contacta a los medios de tu interés
Busca a las personas específicas de cada medio con quienes podrías hacer acuerdos, así como reporteros que cubren la fuente educativa o algún otro sector que quieras abarcar.
También puedes acordar enviarles información financiera o política generada por tus profesores. Pídeles su número de WhatsApp laboral o su correo electrónico.
Envíales contenido relevante y noticioso
Elige solo a una persona para que se encargue de ser el contacto y de enviar oportunamente la información generada.
Bríndales tu base de expertos
Muchas veces los medios de comunicación buscan personas expertas en diferentes áreas para entrevistas o consultas sobre diversos temas para elaborar sus notas o reportajes.
Si eres una universidad, además de la información, envíales la lista de los profesionales con los que cuentas.
Estrecha la relación con la prensa
Una buena manera es ofreciéndoles tus instalaciones para que ellos organicen eventos. También puedes proponerles cursos o talleres cada cierto tiempo para que se conozcan mutuamente.