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Metodología para diseñar y realizar edu experiences que fidelicen a tus alumnos. En el artículo anterior hablamos de qué son las edu experience y cuál es su importancia en la promoción de una institución educativa que desea fidelizar a sus alumnos e incrementar el amor hacia la marca. Ahora te presentamos la metodología que propone Carlos Llorente, especialista en Mercadotecnia Educativa, para diseñar y llevar a cabo actividades no académicas que generen un impacto positivo en tus alumnos, padres de familia y comunidad. Metodología para una edu experience 1. Planteamiento del problema Cuando diseñamos una nueva experiencia se debe hacer para dar respuesta a un proceso que no está dando el resultado deseado. La naturaleza del problema puede ser de cualquier tipo y será detectada por diferentes canales. Una actividad no académica no debe partir de la idea (como generalmente sucede), sino de la identificación de una problemática que afecta o podría llegar a afectar la imagen del colegio. 2. Preguntas Para definir el problema será necesario formular preguntas que nos permita identificar su origen. Podemos hacer preguntas abiertas o cerradas, pero siempre concretas. La clave de preguntarnos sobre el origen de la situación a corregir es que al hacer visible su causa nos encaminamos a su solución. 3. Origen del problema Hay 3 categorías o tipos de problema: I. Un producto no da respuesta en contenido y forma. Ejemplo: el bajo nivel de satisfacción en una licenciatura o curso. II. Personas específicas de la institución no desempeñan bien su cometido. Ejemplo: desmotivación o problemas con grupos o alumnos específicos. III. Un proceso de la gestión educativa no está optimizado. Ejemplo: quejas en algunos de los servicios que ofrece el colegio. 4. Tesis Definiremos la tesis teniendo en cuenta la solución, la emoción que deseamos generar y la idea o proyecto que lo hará posible. Conviene testear la idea verbalmente con pequeños grupos de confianza de la comunidad educativa, así obtendremos un feedback que nos ayudará a optimizarla. Como puede notarse, las ideas sobre cómo debe ser la actividad aparecen en este punto. Después de tener perfectamente identificado el problema y su origen. 5. Solución al problema Una vez que la actividad ha sido planteada, es necesario analizar su viabilidad. Comenzando con la pregunta más importante: ¿Contamos con el presupuesto necesario para realizarla correctamente? Es importante que la institución esté dispuesta a ofrecer los recursos económicos necesarios, así como los medios requeridos para la realización de la actividad. Una buena idea, realizada con recursos insuficientes podría terminar siendo perjudicial para la imagen del colegio. Si no cuentas con todo lo necesario para hacer bien tu edu experience, es mejor posponerla para cuando sea posible. Muchos colegios se embarcan en actividades tan ambiciosas que, al contar con los recursos necesarios, terminan siendo un gran desastre. Tenemos que involucrar a la mayoría de los usuarios posibles en el diseño y organización de la propia experiencia. Elegiremos a las personas más adecuadas para realizar tareas específicas y por último valoraremos si el proceso está bien diseñado. 6. Emoción deseada Debemos tener muy claro qué sentimientos esperamos provocar el alumno y qué recuerdos generarán esas emociones, así como las consecuencias positivas y el tiempo que durarán. Además, necesitamos saber qué mensaje queremos enviar a la comunidad con dicha actividad. 7. Idea o proyecto La idea o proyecto es la experiencia final del usuario, es decir, cómo vamos a solucionar el origen del problema teniendo en cuenta las emociones deseadas. 8. Experiencia del usuario Toda experiencia debe diseñarse tomando en cuenta los siguientes elementos: sentimientos, diseño visual, participación, difusión y pasos a seguir. 9. Difusión Aunque la actividad sea interna, necesita de una campaña atractiva y participativa que llegue a todos los miembros de la comunidad educativa, pero especialmente a las familias a través de medios online y offline. No tendría sentido invertir recursos y tiempo en una actividad que no va a promocionarse. 10. Medición Debemos definir indicadores para valorar la experiencia; encuestas, incremento de facturación, participación, reacciones en medios online, generación de leads, etc. Todo lo que nos pueda servir para medir el resultado de la experiencia. Se recomienda realizar al menos 2 actividades por semestre. Como ya dijimos en el artículo anterior, no es conveniente abusar de la realización de actividades no académicas. Otra cosa que debemos evitar es realizar actividades diferentes de forma simultánea, pues eso enviaría un mensaje negativo de auto competencia dentro de la propia institución. ¡Mucho éxito con tus edu experience! Referencias Llorente, Carlos (2019) Marketing educativo. Captación y fidelización de alumnos. ESIC Editorial.

Cómo aplicar la Pirámide del Valor de Marca en tu centro educativo. ¿Alguna vez te has preguntado si la propuesta de valor de tu colegio es congruente con el servicio que tus alumnos reciben? Es normal cuestionarnos si lo que nos hemos fijado como meta coincide con la realidad que viven alumnos y padres de familia. De hecho, no ponerlo en duda sería un indicador negativo de nuestra propia gestión. Pues equivaldría a tener una visión administrativa cerrada que no admite posibilidades de cambio o error. ¿Cómo evaluar nuestra propuesta de valor? Para poder resolver esta interrogante existen algunos modelos de branding que se utilizan tanto para evaluar como para construir una marca educativa sólida. Hoy te hablaré de uno de los más importantes y utilizados en el Marketing Educativo: la Pirámide de Valor de Marca de Kevin Keller. Pirámide de Valor de Marca de Kevin Keller Se trata de una pirámide dividida en 6 secciones que representan los atributos que conforman la marca escolar. Su edificación, como cualquier otra, tiene que ser de abajo hacia arriba. Partimos de colocar los cimientos para poder construir el resto. Cada sección hace referencia a atributos que se construyen progresivamente y es en este punto donde encontramos su mayor utilidad: «El modelo te ayuda a identificar la etapa a la que pertenece tu marca y lo que debes hacer para avanzar más» (Creately, s. f.). Para llenar cada sección de la pirámide debemos tomar la información directamente de los clientes a través de algún instrumento de recolección de datos. La herramienta «permite a las compañías conocer claramente la percepción de los clientes frente a los atributos de las marcas» (Forero y Duque, 2014, p. 159). Elementos de la Pirámide de Valor de Marca de Kevin Keller Prominencia Los cimientos representan la prominencia de marca, es decir el grado en el que las personas te identifican y recuerdan. Para lograr la prominencia se debe trabajar la identidad de la marca educativa. Si un colegio logra distinguirse de otros, es casi un hecho que podrá ser recordado e identificado. En cambio, si su identidad es muy parecida a la de otros centros, sus mensajes acabarán diluyéndose y nadie podrá distinguirle. La escuela «debe asegurarse que los clientes identifiquen a la marca y la asocien con alguna categoría de producto o a alguna necesidad» (Coriat, 2017). Desempeño e Imágenes El segundo nivel de la pirámide se refiere al significado que la marca ha construido y se divide en dos secciones: Desempeño e Imágenes. «Son las asociaciones de marca, tangibles e intangibles, […] los atributos y beneficios que le otorgan valor al cliente» (Coriat, 2017). El desempeño es la significación racional que los usuarios hacen del servicio educativo, mientras que las imágenes o imaginería van más hacia lo emocional y se asocian con la institución. Juicios y Sentimientos Una Prominencia bien construida y proyectada a través del Desempeño y las Imágenes, logra llegar al tercer nivel de la pirámide: el de las respuestas, que se divide en Juicios y Sentimientos. Estas respuestas se clasifican en juicios racionales y sentimientos emocionales hacia la marca (Coriat, 2017). Resonancia La cúspide de la pirámide es el nivel de las relaciones, allí encontramos a la Resonancia, que se refiere al vínculo psicológico que los alumnos y las familias establecen con el centro. La resonancia se traduce en lealtad y participación de nuestra comunidad en los distintos escenarios de interacción con el colegio: actividades, eventos, redes sociales, etc. ¿Con qué frecuencia debemos realizar una Pirámide de Valor de Marca? Se recomienda realizar evaluaciones de marca de forma anual, de esta manera podemos darles un seguimiento a nuestras acciones de branding y ver su crecimiento y fortalecimiento. No olvides que la consolidación de una marca educativa lleva tiempo y tiene que gestionarse a largo plazo. La naturaleza del sector implica un trabajo lento que poco a poco irá rindiendo frutos. Referencias Forero Siabato, María Fernanda y Duque Oliva, Edison Jair (2014) Evolución y caracterización de los modelos de Brand Equity. Suma de Negocios, Universidad Nacional de Colombia. Coriat, Juan Miguel (2017) La construcción de marcas fuertes. Universidad de Lima, Facultad de Ciencias Empresariales y Económicas. Creately (s. f.) El modelo de equidad de la marca Keller. https://creately.com/es/usage/modelo-de-equidad-de-la-marca-kellers/

Cómo aplicar el modelo Golden Circle en nuestro centro educativo. El publicista y consultor Simon Sinek propone un modelo llamado Círculo Dorado o Golden Circle para entender el propósito de una organización desde el punto de vista de los clientes o usuarios, esto con la finalidad de comprender por qué nos eligen. Sinek se dio cuenta de que las empresas suelen enfocar su comunicación de Marketing en las características del producto y el servicio. Es decir, se quedan en la capa superficial del qué: qué hacemos y qué vendemos. ¿Qué es el Círculo Dorado? El Círculo Dorado es un esquema bastante sencillo que consiste en 3 circunferencias una dentro de otra. En el círculo exterior encontramos el qué, es lo más fácil de ver y es donde suelen estancarse la mayoría de las organizaciones (Rosgaby, 2021). En el círculo intermedio está el cómo, que se refiere a la manera en que te diferencias del resto de las empresas al realizar el servicio. Y finalmente, en el centro aparece el por qué, el motivo más profundo por el que el colegio existe (Rosgaby, 2021). Mientras que el qué y el cómo son argumentos más racionales, el por qué es una expresión totalmente emocional, así que no es fácil tenerla despejada. Necesitamos profundizar y recordar. Estas preguntas te ayudarán a definir tu por qué: ¿Cuál fue el motivo por el que se fundó el colegio? ¿Cuál era el sueño que dio origen al proyecto educativo? ¿Cómo quieres que el colegio sea recordado en el futuro? Te sorprendería saber que son numerosas las instituciones educativas que no tienen claro el por qué existen. Incluso muchas nunca han reflexionado en ello. Profundizar en el entendimiento de nuestra propia labor nos ayuda a analizar si el cómo y el qué son los adecuados para transmitir el por qué. Este ejercicio de autoanálisis institucional nos coloca en un camino de congruencia, pero también de crecimiento. Muchos propietarios de colegios privados creen que las ganancias son un por qué, pero están equivocados. Es cierto que los colegios necesitan ganar dinero para sobrevivir, pero la rentabilidad es parte del cómo, no del por qué. Mientras que el qué y el cómo se asocian con la misión, el por qué se enlaza con la visión y los valores. El por qué representa la imagen del mundo ideal que te gustaría ver en el futuro. ¿Por qué un colegio debe conocer su razón de existir? Simon Sinek afirma que «si un líder no puede explicar claramente por qué existe su organización más allá de sus productos o servicios, cómo espera que sus empleados sepan por qué ir a trabajar» (2009). La cultura organizacional de un centro es el entorno que define y regula cómo actúan los maestros y colaboradores, lo cual forma parte esencial de las características de nuestro servicio. El origen de cualquier cultura empresarial está en su por qué, es por ello que es indispensable tenerlo claro si deseamos incrementar la satisfacción de alumnos y familias. En lugar de tomar la experiencia de tu personal como un elemento secundario, piensa en ella como una promesa fundamental que contribuye a tu estrategia de crecimiento. No puede existir calidad educativa en colegios donde maestros y colaboradores no estén satisfechos. Conocer tu por qué te ayudará a definir una cultura que refleje dicho propósito y a encontrar distintas maneras de fomentarla en todas las personas que conforman tu institución. Tu por qué debe estar alineado con la perspectiva del alumno No se trata de crear un por qué desde la mirada del directivo o propietario del colegio; para que el Círculo Dorado funcione necesitamos mirar desde la perspectiva del alumno y el padre de familia. Si el por qué planteado por el colegio, no coincide con el por qué asimilado por el cliente, el modelo no reflejará la realidad. La realización de un Golden Circle debe partir del punto de vista del cliente. En caso de que nuestra idea del por qué no coincida con la del alumno, la visión que debe prevalecer es la del estudiante. Es indispensable que los colegios pregunten de forma periódica a su alumnado por qué los eligieron y cuáles son las necesidades que sus productos educativos satisfacen. Averigua cuáles fueron los pensamientos y eventos que los llevaron a decidirse por tu escuela y dejar de lado a la competencia. Haz preguntas sobre cómo llegaron a esa decisión, incluso antes de que conocieran tu oferta educativa. Seguramente en el camino que recorrió tu alumno ocurrió algo significativo que lo hizo decidirse. Aplica encuestas y desarrolla un plan para entrevistar a tus estudiantes de nuevo ingreso. Indaga sobre cómo te conocieron y cuánto tiempo pasó hasta que tomaron la decisión final. Averigua sobre el por qué abandonaron la idea de estudiar en otros colegios, te ayudará a comprender mejor tu propósito. Una vez que hayas recreado el camino que atravesó tu alumno para llegar a ti, identificarás las distintas tareas qué conforman ese recorrido, algo que sin duda te ayudará a mejorar tu proceso de captación. El objetivo de todo esto es identificar las distintas dimensiones que nos ayudan a entender como las personas evalúan nuestra oferta educativa. De esta manera, podremos tomar decisiones efectivas para mejorar la experiencia que ofrecemos. Un buen producto educativo es aquel que reafirma la identidad de los alumnos, mejora sus autoestimas y cumple con las expectativas iniciales. Investiga también los aspectos funcionales, económicos, personales y sociales relacionados con la elección de tu colegio. Cuando tengas toda esta información, compara las historias de tus estudiantes con el propósito de tu centro. Si no hay coincidencia, es necesario replantear nuestro por qué y, por ende, el cómo y el qué. Las empresas que han sido humildes y se han permitido reformar todo su actuar a partir de haber escuchado a sus estudiantes, han logrado una comunicación más honesta, una mayor reputación y un incremento en su alumnado. Como dice Sinek, «la gente no compra lo que haces, compra por qué lo haces» (2009). Referencias Medina, Rosgaby (2021) ¿En qué consiste el «Círculo Dorado» de Simon Sinek? https://branch.com.co/marketing-digital/en-que-consiste-el-circulo-dorado-de-simon-sinek/ Sinek, Simon (2009) TEDx: Cómo los grandes líderes inspiran la acción. https://www.ted.com/talks/simon_sinek_how_great_leaders_inspire_action

Te explicamos cómo la metodología OKR puede ayudar a tu colegio. El éxito de cualquier colegio depende en gran medida de su capacidad para establecer objetivos de manera inteligente y de trazar rutas de acción efectivas y realistas para alcanzarlos. Cada escuela vive una realidad diferente y tiene que enfrentarse a sus propios desafíos, no importa si está iniciando o en proceso de expansión. Astro Teller, científico y empresario, afirmó en una charla TEDx que «los grandes sueños no son solo visiones, son visiones combinadas con estrategias que los hacen realidad» (Teller, 2016). Los administrativos de centros educativos no pueden únicamente soñar con hacer las cosas, tienen que tomar acciones concretas y establecer tareas específicas que contribuyan a llegar a esa meta anhelada. No basta con tener objetivos, necesitamos una estrategia y un plan de acciones. El tamaño del colegio no importa, lo importante es que todos los empleados compartan la misma visión y tengan el mismo objetivo en mente. Las instituciones educativas que carecen de una visión en conjunto y no fomentan el trabajo en equipo, difícilmente logran sus objetivos. La planeación estratégica se queda en el terreno de las buenas intenciones si la institución carece de liderazgos que promuevan el trabajo colaborativo y coordinado. Si todos los equipos de trabajo dentro de un centro educativo comparten el mismo objetivo, se genera un ambiente de responsabilidad compartida y transparencia en las acciones. Sin embargo, es inevitable preguntarse: ¿cómo nos aseguramos de crear el objetivo correcto para nuestro colegio? Para ello utilizaremos la metodología OKR que hoy nos ocupa. Metodología OKR para centros educativos OKR son las siglas en inglés de Objetivos y Resultados Clave (Objectives and Key Results), se trata de una metodología que sirve para fijar objetivos y metas que ayuden a garantizar que los colegios dediquen todos sus esfuerzos a los problemas más importantes y no pierdan el tiempo en asuntos irrelevantes. Los OKR son una manera de conectar los objetivos institucionales con las metas de los equipos de trabajo y los objetivos personales de cada empleado, garantizando que todos en el centro trabajen en una única dirección. Los autores de este sistema fueron el inversionista John Doerr y su mentor Andrew Groove, con quien trabajó en Intel durante 5 años (Martins, 2020). La mayor aportación de esta metodología está en enfocarse en el resultado y no en el proceso. Al permitir que las personas sean libres de tomar elecciones para llegar a un resultado concreto, los OKR ayudan a incrementar la motivación y el compromiso de manera eficaz. ¿Cómo aplicar la metodología OKR en nuestro colegio? Se comienza planteando metas, entendiendo que una meta es un estado ideal que nos acerca a nuestra visión. Cuando las metas se diseñan e implementan correctamente evitamos el pensamiento difuso y la ejecución confusa por parte del personal. ¿Cómo plantear una meta para nuestro colegio? Debemos comenzar preguntándonos ¿a dónde queremos llegar? Por lo general podemos usar el propósito del colegio como una forma para inspirar metas significativas, sin la desventaja de que se conviertan en una serie de listas de tareas pendientes. Una buena meta es cualitativa, significativa, concreta y orientada a la acción. ¿Cómo plantear un resultado clave para nuestro colegio? Una vez que hemos definido nuestra meta, es momento de plantear los resultados clave que la acompañarán. Estos sirven para analizar y monitorizar la forma en que alcanzamos dicha meta. Los resultados clave efectivos son específicos, cuantitativos y con tiempos límites para ser alcanzados. Una característica de un buen resultado clave es que este se puede medir y verificar en cualquier momento. Con los resultados clave podemos saber si nuestras iniciativas fueron eficaces o no. Pongamos un ejemplo, una escuela tiene como meta “mejorar la satisfacción de los alumnos”. Dos resultados claves que pueden ayudarnos a medir esa meta serían: Reducir la deserción escolar del 30 al 25% durante el siguiente ciclo. Lograr un Net Promoter Score de 15 puntos en la evaluación de fin de curso. ¿Cómo calificar los resultados clave de un colegio? Podemos usar 2 métodos diferentes: los resultados numéricos y binarios. Resultados numéricos Se usan para calcular el porcentaje completado de una acción en una escala de 0 a 1.0 o del 0 al 100%. Imaginemos que una universidad desea captar 100 alumnos en su siguiente ciclo escolar. Si solo logra inscribir 70 habrá obtenido un resultado numérico de 0.7, lo que equivale al 70% de su objetivo. Una característica de los OKR es que deben ser ambiciosos, por tanto, los resultados numéricos siempre deben aspirar a objetivos que no bajen del 0.6 o el 60%. Resultados binarios Estos se califican con 1 y 0, siendo 1 el equivalente a un “Sí” y 0 el equivalente a un “No”. Imaginemos que la misma universidad se plantea como objetivo abrir una nueva licenciatura. Si al llegar la fecha límite logró el resultado, se califica con un 1; si no pudo abrir la nueva licenciatura, el resultado será 0. ¿Cuántas metas y resultados clave debe tener un colegio? Los centros educativos deben plantearse de 3 a 5 metas en un año de trabajo. No debes plantear más. Tener demasiadas metas hará que tu estrategia no esté enfocada. Verne Harnish afirma que «ninguna organización ni individuo puede concentrarse o lograr más de 5 o 6 prioridades en un periodo determinado» (2017). A su vez, cada meta debe tener un máximo de 4 resultados clave que permitan medirla. Encadena las metas y los resultados clave siguiendo tu organigrama Una buena manera de lograr un trabajo coordinado dentro de una institución educativa es encadenando las metas y resultados clave. Por ejemplo, el rector de una universidad se plantea 4 metas y cada meta tiene 4 resultados clave. Esos 16 resultados clave planteados por el rector deberían convertirse en 16 metas que serán repartidas entre los distintos departamentos de la institución. A su vez, cada una de esas 16 metas generarán nuevos resultados clave que se convertirán en metas para departamentos de menor rango. Se trata de una especie de cascada en la cual cada resultado clave de un superior se convierte en una meta para un subalterno. Siguiendo esta estructura, toda la organización estará conectada y trabajará para alcanzar los mismos 4 objetivos. Así evitaremos que cada departamento trabaje de forma aislada y descoordinada. “Es difícil hacer naufragar a un barco cuando todos sus tripulantes reman en la misma dirección”. Referencias Astro Teller (2016) TEDx: The unexpected benefit of celebrating failure. https://www.ted.com/talks/astro_teller_the_unexpected_benefit_of_celebrating_failure Harnish, Verne (2017) Cuatro decisiones en las que ningún empresario debería equivocarse. Forbes, Capital Humano. https://www.forbes.com.mx/cuatro-decisiones-ningun-empresario-deberia-equivocarse/ Martins, Julia (2020) ¿Qué son los OKR y cómo implementarlos en tu proyecto? https://asana.com/es/resources/okr-meaning

¿Cómo tomar decisiones que consoliden el futuro de tu centro educativo? Crear nuestra lista de objetivos no es una tarea fácil. Es usual tener dudas sobre la pertinencia y relevancia de cada uno de ellos. Sin embargo, si nuestro colegio cuenta con una cultura de información y datos, tendremos mayor seguridad a la hora de definir nuestras metas y tareas. Otra duda frecuente en esta labor es cuestionarse sobre cómo nuestros objetivos a corto plazo pueden afectar o influir sobre las metas que nos hemos propuesto alcanzar en el mediano y largo plazo. Es normal que en la gestión de cualquier colegio sucedan contratiempos todos los días que modifican la planeación. Es recomendable que los directivos de los centros mantengan cierta apertura en la ejecución de sus objetivos a fin de contemplar posibles situaciones que escapen a su control. Gestionar un colegio implica una constate toma de decisiones que nos obliga a evaluar lo urgente y priorizar entre el corto, el mediano y el largo plazo para la correcta administración de los recursos. El capital humano y financiero de cualquier escuela es limitado, por lo que dirigir un colegio es una tarea difícil y de gran responsabilidad. Los directivos deben tener la mente despegada para solucionar problemas en el corto plazo, tomar acciones directas sobre el mediano plazo y no perder de vista las metas en el largo plazo. Metodología de los tres horizontes de Bill Sharpe Según Bill Sharpe, el marco de acciones de una organización puede representarse como 3 horizontes que marcan las relaciones entre el presente y el futuro, y describen un patrón de cambio a lo largo del tiempo (Moreno, s. f.). La mayor aportación de Sharpe es invitar a las empresas a no ver el porvenir como algo abstracto e intangible, sino traerlo al presente y tomar acciones para construirlo. Primer horizonte: corto plazo Sharpe considera al corto plazo como el primer horizonte, al mediano plazo como el segundo y al largo plazo como el tercero (Moreno, s. f.). Para el autor, el primer horizonte son las iniciativas que realizamos para potenciar el éxito en el presente, es decir los objetivos y las estrategias que implementamos para mantener funcionando nuestro centro educativo. En este horizonte nos enfocamos en seguir generando ingresos, resolver problemáticas del día a día y optimizar la eficiencia de nuestros procesos (Cardenal, 2018). En el horizonte del corto plazo realizamos mejoras en el colegio para mantener satisfechos a nuestros alumnos y sus familias, y así seguir alcanzando nuestras metas operativas y crecer en innovación. De acuerdo con la metodología de Sharpe, debemos dedicar el 70% del tiempo y los recursos del colegio al primer horizonte (Moreno, s. f.). Segundo horizonte: mediano plazo Luego aparece el segundo horizonte, el del mediano plazo. Este funciona como un puente entre el presente y el futuro. Sharpe define a este horizonte como «actividades transformadoras» que rompen con las limitaciones del primer horizonte y anticipan las posibilidades del tercero (Moreno, s. f.). En el horizonte del mediano plazo tu colegio comienza a transformarse implementando innovaciones en el servicio educativo que lo van distinguiendo de otros centros. Según el autor, este horizonte requiere el 20% de nuestro tiempo y recursos (Moreno, s. f.). Tercer horizonte: largo plazo Finalmente, en el tercer horizonte tenemos el largo plazo, cuyas actividades se centran totalmente en el futuro. Sharpe señala que estas actividades requieren el 10% de los esfuerzos y recursos de tu equipo y su objetivo es crear modelos comerciales realmente nuevos (Moreno, s. f.). El tercer horizonte se basa en identificar hacia dónde se dirige el sector educativo y tomar acciones para innovar en nuestro colegio y así garantizarle un lugar en dicho futuro. Sin importar lo que suceda, especialmente en el primer horizonte, es importante mantener la distribución de recursos siguiendo la fórmula del 70, 20 y 10 para garantizar un crecimiento sostenible a largo plazo. Los colegios que se confían suelen pensar que, porque hoy son instituciones consolidadas, las cosas permanecerán igual en el futuro. Suponer esto es un error. Lo que te trajo hasta dónde estás hoy, no te llevará a donde quieres ir mañana. La metodología de los tres horizontes de Bill Sharpe te ayudará a asignar recursos de forma inteligente y conceptualizar las prioridades de tu escuela. Siempre tendrás que tomar decisiones difíciles, por lo que necesitas de una estrategia para mantener una correcta dirección hacia el futuro. En un colegio, es fácil enfocarse demasiado en el corto plazo, lo que nos impide prepararnos para lo que viene. Por otra parte, pensar demasiado en el largo plazo nos lleva a la inacción en el presente. Y no tomar acciones para el mediano plazo evitará que avancemos hacia el estado ideal que deseamos alcanzar. Los colegios que logren un equilibrio entre los tres horizontes de tiempo tendrán mayores posibilidades de permanecer en el sector educativo en años venideros. Referencias Cardenal, Andrés (2018) Diferencias entre invertir en corto, mediano y largo plazo. Sala de Inversión. https://www.saladeinversion.com/articulos/diferencias-entre-invertir-a-corto-mediano-y-largo-plazo/ Moreno, Emmanuel (s. f.) Tres horizontes. Novus concepta. https://www.novusconcepta.com/resumen-de-libro-tres-horizontes-ruta-de-esperanza/

Pasos para crear un programa de seguimiento a egresados en tu colegio. Atraer la atención de los y las exalumnas no es fácil. He visto instituciones que hacen múltiples esfuerzos para que estos regresen a su alma máter, pero sin buenos resultados. En una ocasión, me tocó asistir a una reunión en una institución educativa en donde se evaluaba el programa de vinculación de exalumnos, el ambiente era de desánimo. Entre las conclusiones del trabajo de ese día, se habló de la importancia de crear en los alumnos un fuerte vínculo que los motive a que, cuando egresen, vuelvan con gusto a visitar y participar en las convocatorias a los que son invitados. Los programas más fortalecidos de atención a exalumnos están en las universidades. En los Estados Unidos se destinan grandes recursos para montar oficinas que los atiendan. En México, tengo presente el de la UNAM, UANL, Tecnológico de Monterrey y el del ITESO. ¿Cómo estructurar un programa de seguimiento a exalumnos? Actualiza tu base de datos de exalumnos Lo primero que tenemos que hacer es resguardar las bases de datos de los egresados, ya sea de bachillerato, si somos una institución de educación media superior o de universitarios si hablamos de educación superior. La información no solo debe contener el número de cuenta y el nombre, se debe complementar con: Fecha de nacimiento. Dirección. Teléfono. Correo electrónico. Nombres de los padres o tutores. Universidad destino (en el caso que seas una institución de educación media superior). Aquí me gustaría destacar la importancia de considerar lo estipulado en la Ley de Protección de Datos Personales en Poder de Particulares, que exige que todas las bases de datos deben estar en estricto resguardo y haciendo consciente a la persona responsable de la importancia que refiere la información recabada. Para la actualización y captura de datos de exalumnos que por alguna circunstancia no disponemos, se recomienda llevar el cabo el diseño de una campaña estructurada por generaciones, para que los egresados actualicen su información o nos compartan los datos de sus compañeros, si es que aún no disponemos de ellos. Estas campañas pueden ser por redes sociales, la página de internet o hasta considerar los medios tradicionales como la prensa, radio o televisión para aquellos egresados que son de las primeras generaciones y que no son muy propensos al uso de las redes sociales. Estas actividades, independientemente de su objetivo, fomentan el sentido de pertenencia de los y las exalumnas y abre canales de comunicación para estar en contacto con ellos. Otorga credenciales a tus exalumnos El primer paso es credencializarlos. Los alumnos, días antes de que egresen, deben de contar con su credencial de exalumnos. Se debe buscar un momento especial para otorgárselas, como puede ser en la ceremonia de fin de cursos o diseñar una actividad especial para este fin. Procura que tenga una vigencia que los motive a regresar a renovarla, quizá cada cuatro o cinco años. Algunas instituciones estructuran un plan de beneficios adyacentes a la credencial. Algunos beneficios que puedes considerar son: Becas en colegiaturas o inscripciones para sus hijos en la institución educativa. Descuentos en los artículos promocionales que la institución ofrece. Becas en los programas y cursos de educación continua. Acceso a las instalaciones deportivas los fines de semana. Préstamos de espacios para actividades culturales, académicas o sociales. Invitación a ciclo de conferencias. Revistas o boletines. Festeja fechas para tus exalumnos Una de las oportunidades para generar este vínculo, es a través de establecer fechas especiales que sean significativas. Se puede considerar el día de la fundación de la institución como motivo para lanzar una campaña de acercamiento con los egresados o establecer un día fijo de manera anual como el Día de los y las Exalumnas. Revisa tu estadística de exalumnos Es importante también, contar con información sobre cuál es el porcentaje de los y las exalumnas que regresan para convertirse en papás del colegio, es decir, que inscriben a sus hijos e hijas para que cursen algún nivel escolar o alguna carrera profesional. Este dato es muy valioso, porque nos permite conocer el promedio de retorno de los y las exalumnas que de alguna manera quedaron satisfechos con la educación que se les brindó. Esta información se puede obtener al momento del llenado de la ficha de examen de admisión o en el formato de inscripción. El acercamiento con los y las exalumnas es fundamental para la imagen y reputación de la institución, ya que al tener una relación que sea de calidad y de constante comunicación, te permitirá en un mediano plazo contar con excelentes aliados para tus proyectos de desarrollo que tengas en mente llevar a cabo. Referencias Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión (2010) Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares. Publicado el 5 de julio de 2010. https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LFPDPPP.pdf

Saca el mayor provecho a tu participación en las expo ferias educativas. Una de las activaciones de marca que más implicaciones tiene para nuestro colegio, es la participación en ferias educativas. Sus características hacen que la actividad tenga una complejidad especial para nuestros equipos de promoción. Características de una feria educativa Una de las principales características de una feria educativa es que implica 3 tipos de retos para los colegios que participan en ellas: desafío de organización, necesidad de reconocimiento de marca y compartir espacio con colegios competidores. Desafío de organización El primer desafío es tu capacidad de organización, porque se trata de sacar a la institución y, literalmente, llevarla y adecuarla a un espacio de 2x2. Necesidad de reconocimiento de marca El segundo reto es que te vas a enfrentar a posibles aspirantes y familias sin el menor conocimiento de lo que es tu propuesta educativa, lo que implica disponer de excelentes habilidades de comunicación oral y no verbal. Compartir espacio con colegios competidores El último desafío es que estarás compitiendo en un campo parejo con las demás ofertas educativas de tu zona. Aquí no importa que tan grandes y ostentosas sean las instalaciones de tu colegio, todos los participantes juegan en igualdad de circunstancias por atraer la atención de los posibles aspirantes. Qué es una feria educativa Son eventos masivos en donde participan colegios de diversa índole para promover su oferta educativa, ofrecer promociones y resolver dudas de los asistentes. Participan centros educativos desde preescolar hasta universidades. Estas ferias se realizan en espacios que pueden ser desde una explanada hasta un centro de convenciones, y se organizan en módulos o estánds para diferenciar a los colegios participantes. El organizador utiliza diversos medios para publicitar la actividad y llevar a la mayor cantidad de personas interesadas en conocer las ofertas educativas que se presentan en la expo feria. Plan de trabajo para participar en una feria educativa La asistencia de tu centro a este tipo de eventos puede ser muy benéfica para la captación y tu plan de mercadotecnia, si realmente sabes cómo sacar el mayor provecho a tu participación. Algunas ferias son organizadas por los mismos colegios y universidades. En otras ocasiones, son agencias de publicidad, medios de comunicación o hasta autoridades educativas las encargadas de su realización. 1. Investiga al organizador La primera tarea para tu equipo de promoción es investigar y evaluar si vale la pena asistir. He visto eventos muy desangelados que pegan en el ánimo de los expositores por la falta de visitantes. Recomendaciones para valorar tu participación en una feria educativa Contar con antecedentes del organizador te permitirá discernir si vale la pena invertir recursos económicos, materiales y humanos en la participación en la expo feria. Tomar la decisión de participar, es algo similar a cuando te invitan a anunciarte en una publicación impresa; nosotros hemos recomendado que cuando la publicación es nueva, esperemos que el proyecto editorial se consolide y al menos se publique la tercera edición, ya que muchas de estas revistas nacen y al año desaparecen. Entonces, para el caso de una expo feria, verifica primero los datos del organizador. Lo puedes hacer preguntando con otros colegios si han tenido alguna experiencia participando con este. Inclusive, busca corroborar que tenga sustento legal para el tema fiscal, ya que en caso de que se necesite una factura, la pueda expedir sin ningún problema. Otra sugerencia es esperar que se organice al menos la tercera edición, de esta forma ya podrás contar con un antecedente de las ventajas que tiene participar en esa actividad. 2. Revisa todo lo que ofrecen a los participantes Antes que otra cosa, verifica la ubicación del lugar en donde se llevará a cabo el evento: ¿Es accesible para que las personas puedan llegar en coche o en autobús? ¿Cuenta con espacios diseñados para la accesibilidad de personas con discapacidad? ¿Es un lugar ventilado y con buena iluminación? ¿Dispone de salidas de emergencia y baños? Y en estos tiempos de postpandemia, ¿tienen planeado instalar filtros sanitarios? Verifica las medidas del estand que vas a contratar para que no tengas problemas en instalar tu display o flexo. Si vas a mandar hacer una lona, que esta tenga el tamaño adecuado, que no quede chica ni grande. Asimismo, revisa que el mobiliario que te prestaran a cuenta de la renta sea el que vayas a necesitar. Contacta al responsable o al ejecutivo de ventas para que te aclare todas tus dudas. Regularmente se ofrecen paquetes en función de la inversión que la institución educativa vaya a realizar, por lo que verifica que todo lo que se te ofrece te quede claro. Inclusive te recomendamos consultes con un especialista en medios digitales los conceptos que se usan como bonificaciones en tu contrato y que quizá desconozcas. Cuando es un medio de comunicación el que organiza la feria educativa, se incluye en el paquete diversos impactos de tu marca en medios tradicionales y digitales. Solicita al ejecutivo de ventas la pauta específica para saber los espacios publicitarios con los que cuentas y los tiempos en que saldrá al aire tu publicidad. Si no dispones de una persona que esté monitoreando tu presencia de marca durante la campaña de promoción del evento, solicita al ejecutivo te entregue evidencias de los impactos. Las evidencias son capturas de pantalla de los anuncios en medios digitales o fotografías cuando son impresos; así como videos y audios de las transmisiones en televisión y radio. 3. Comprueba que los organizadores están dando promoción a la feria educativa Una última revisión que tienes que hacer y creo que es la más importante, es tener la certeza de que habrá gente visitando la expo feria y, más aún, que los asistentes pertenezcan al segmento al que se dirige tu oferta educativa. Para esto, tienes que ser muy asertivo con el ejecutivo de ventas, ya que te tiene que especificar a detalle el plan de medios del evento, así como un pronóstico de cuántos visitantes se esperan, qué horarios serán los flujos de mayor presencia (este dato te sirve para disponer de la mayor cantidad de colaboradores en el estand) y cuál es el segmento económico de las personas que esperan recibir. Por eso es importante participar en actividades que han tenido más de dos emisiones, ya que el organizador podrá disponer de estadísticas de ediciones anteriores que podrá compartir contigo. Recomendaciones para mejorar tu participación en ferias vocacionales Brinda todo el apoyo necesario a tus promotores Es importante que la dirección o rectoría brinde todo su apoyo a sus promotores para que dispongan de todos los recursos humanos, económicos y materiales que requieren. De esta forma, no se sentirán en desventaja con los demás participantes de la expo feria educativa. Lleva una lista de cotejo La lista de cotejo es vital. Considera los elementos para la decoración del estand: como pueden lonas, flexo, display, pantallas, computadora, manteles con logotipo o hasta plantas que hagan que el espacio se vea verde. Lleva bien documentadas las promociones que vas a ofrecer, como pueden ser descuentos en inscripción o en colegiatura. Detalla por escrito si estas tienen alguna restricción. Prepara tu kit de artículos promocionales para tus visitantes en donde no puede faltar la pluma, el folleto, tríptico y algún otro artículo que desees obsequiar. Crea un ambiente atractivo Imagina el ambiente de una expo feria educativa exitosa: el sonido ambiental, las voces y el audio de los videos promocionales de los demás expositores, así como los mormullos de las personas que asisten. Esto merma la capacidad de atención y retención de los asistentes, por lo que tus habilidades para atraer, retener y convencer a un visitante tienen que ser extraordinarias. Capacita a tu equipo de promotores. Hagan simulaciones. Inviten a colaboradores de otras áreas para que los evalúen. Recuerda que todos deben contar con sus guiones que incluyan las ideas clave: quién eres como institución, cuál es tu modelo educativo, cuál es el diferencial con otras propuestas educativas, cómo son las capacidades de tu cuerpo docente y cuáles son las bondades de tus instalaciones. No olvides incluir en tu discurso el sistema de becas, actividades deportivas, culturales y tecnológicas, y si cuentas con alguna certificación o acreditación. También es aconsejable hablar del ambiente escolar y preparar un documento con preguntas frecuentes. Todos los colaboradores de tu colegio deben contar con vestimenta institucional. Puedes incluir también en el equipo a algunos alumnos de años escolares avanzados que te puedan apoyar dando testimonio de las ventajas de estudiar en tu colegio o universidad. Corrobora que el piso sea parejo para todos los participantes En una ocasión asistimos como expositores a una expo feria educativa en donde compartíamos espacios con universidades extranjeras. Se notaban los recursos y experiencia que nos hacían sentir en desventaja; pero a pesar de esas diferencias, el objetivo era el mismo para todos: atraer la atención de los y las jóvenes y sus familias. Si las condiciones que ofrece el organizador son iguales para todos, entonces tu espacio mide lo mismo que los demás participantes. Por lo que, tu estrategia más básica es tener dominados al dedillo los dos primeros retos, así como observar y aprender de los que tiene más experiencia. Si tienes la posibilidad de seleccionar la ubicación del estand, escoge un lugar que no quede ni en la entrada, ni en el fondo del sitio en donde se llevará a cabo la actividad. Así también, sería de gran ayuda conocer quiénes serán tus vecinos durante el evento. No olvides las bases de datos Si dispones de los recursos para vender fichas para los exámenes de admisión durante el evento, excelente; si no, lo más valioso de tu asistencia a la feria educativa son las bases de datos. Recuerda recabar información como nombre del padre, madre y del aspirante. Necesitas también información de contacto como teléfono celular y correo electrónico, así como el nivel educativo de su interés y cómo se enteró del evento. No pidas demasiados datos. Solicitando los datos más básicos, tu visitante no se sentirá invadido en su privacidad. Obtener los datos de los interesados en tu oferta educativa, es el mayor recurso que puedes obtener, ya que es la materia prima para las posteriores etapas de tu proceso de admisión. Espero que estos consejos te sean de utilidad y deseamos que tu colegio sea la estrella de las próximas ferias educativas en las que participe.

¿Cómo atraer más estudiantes a tu colegio utilizando las visitas promocionales? Visitar escuelas es una de las estrategias obligadas en el plan de Marketing Educativo. La mayor ventaja de este tipo de activaciones es que vamos a un lugar donde el público estará receptivo a nuestro mensaje, ya que es un servicio que necesitarán a corto plazo y es relevante para ellos. ¿Qué son las visitas escolares promocionales? Son visitas a diferentes escuelas con el objetivo de presentar tu oferta educativa a alumnos que están por terminar un nivel académico para comenzar otro. Para este caso, nos concentraremos en el bachillerato o la educación media, que están por ingresar a la universidad. Pasos para organizar una visita escolar promocional Define tus objetivos ¿Cuántos nuevos prospectos esperas sumar a tu base de datos? ¿Cuántos de ellos proyectas que pedirán informes? ¿Cuántos queremos que se inscriban? ¿Cuántos años tendremos que conservarlos en nuestra escuela? ¿Cuál será el rendimiento de la inversión a corto y largo plazo? Además de presentar información sobre tu escuela y captar alumnos, la recopilación de datos debe estar dentro de tus objetivos, ya que es un buen lugar para conocer a tu público objetivo, ya sea a través de métodos cuantitativos o cualitativos. Mientras más visitas promocionales realices, definirás con mayor claridad tus objetivos. Selecciona las escuelas más adecuadas Para ello, el departamento de Investigación de Mercado debe proporcionar una lista de escuelas potencialmente proveedoras. Las variables para considerar en la selección son: Demográficas Que estén dentro de nuestra zona. Concéntrate en las más cercanas. Económicas Que el precio no exceda mucho el rango entre tu colegiatura y la de la escuela a la que asistirás. Socioculturales Si tu institución es cristiana y vas a asistir a un colegio católico, posiblemente no te dará nuevos clientes, pues se contraponen las creencias. Oferta educativa También debes realizar una investigación sobre la oferta académica del colegio, ya que no debe contar con el nivel educativo que vas a ofrecer, es decir, no vayas a un bachillerato que cuente con universidad. Si no seleccionamos adecuadamente los colegios a visitar, acabaremos invirtiendo esfuerzos y recursos en una actividad que no será rentable para nuestra universidad. Establece contacto con el colegio de tu interés El área de Vinculación o de Comunicación deberá solicitar los permisos para ir y habrá que ofrecerles algo a cambio. Puedes otorgar un porcentaje de beca para sus alumnos, para el personal o sus familiares, u ofrecer comisiones. También puede ser que la institución ya tenga fijada una cuota para este tipo de eventos. Precisa el tipo de visita que vas a realizar Tipos de visitas escolares promocionales Exposición directa de tu escuela Es la más tradicional y consiste en asistir para presentar tu escuela. Puedes sacarle provecho utilizando diferentes formatos: fotos, videos, casos de éxito, vida académica, profesores destacados, etc. Charlas o conferencias Usa un tema de interés para captar su atención, puede ser sobre orientación vocacional y así tendrás la oportunidad de presentar las carreras que tienes y su potencial a futuro. Para explotar este tema, invita a tus egresados más destacados para que cuenten su experiencia en el campo laboral, o a tus mismos profesores. Minicongresos Dar varias charlas o conferencias con diferentes presentadores y temáticas. Su organización es más compleja, por lo que se aconseja para colegios que nos aportan una gran cantidad de alumnos. Talleres Ofrece talleres relacionados con las licenciaturas que ofreces. Por ejemplo: un taller de primeros auxilios para los interesados en la licenciatura de Enfermería; uno de repostería para Gastronomía; o de fotografía para redes sociales a quienes les interese estudiar Comunicación. Prepara una experiencia memorable Se trata de hacer que la visita sea una experiencia que los asistentes puedan recordar y no solo una presentación publicitaria. Destaca tus cualidades demostrando lo que tu institución es capaz de ofrecer. Ten en cuenta que no vas a ser el único colegio que les visitará, así que has que te recuerden. Tu misión es destacar y hacer que los y las estudiantes hablen de ti con sus padres. Ir solamente a hablar acerca de nuestra institución puede resultar tedioso para los jóvenes. La recomendación es preparar un tema atractivo para retener su atención con algún tópico de su interés. La clave está en saber entretener y cautivar para generar el impacto y el resultado que esperas. Para conseguir que tu visita sea una experiencia, pregúntate cuáles son los temas de interés del público joven para crear contenidos y actividades de calidad que enganchen en el momento, pero con las cuales también puedan recordarte a la hora de ir a casa con sus familias. Prepara los materiales que llevarás Ya que hayas elegido el formato de tu visita, solicita el material que necesitarás: desde flyers y trípticos, hasta souvenirs o tu gaceta universitaria. Los materiales son indispensables, ya que llegará a manos de los padres de familia, quienes, en la mayoría de los casos, son quienes pagarán la colegiatura e influirán en la elección de sus hijos. Entre la información que debes incluir en tus materiales están tu oferta académica, objetivos, historia y, muy importante, tus formas de contacto (sitio web, teléfonos y redes sociales). También incluye tus logros, por ejemplo, premios, número de egresados y casos de éxito. Elabora un presupuesto Dependerá de los objetivos y del formato. Un buen consejo es que inviertas en este tipo de marketing: estarás frente a tu cliente potencial, así que explota tu tiempo y tus recursos. En el presupuesto, considera desde los materiales publicitarios hasta el sueldo de conferencistas. También enlista los costos de renta de equipo (computadora, bocinas, micrófonos, pantallas), siempre y cuando la escuela que visites no te los proporcione. Elige dos o tres instituciones que tengan el mayor potencial para captar alumnos y no te enfoques en una sola visita; arma una estrategia completa, es decir, que sean varias visitas y en diferentes formatos y diversas fechas. Para ahorrar gastos, usa la tecnología para hacer llegar tu mensaje. Por ejemplo, una conferencia puede ser por Zoom y el taller lo puedes dar presencialmente. Ya que hayas concluido con la visita, no sueltes a los prospectos. Si la escuela lo permite, has que llenen algún formulario para incluirlos a tu base de datos y enviarles información, ya sea por teléfono o por correo electrónico.

Estas son las ventajas de que tu colegio cuente con un gabinete de prensa. El gabinete de prensa es el área encargada de gestionar la comunicación con diversos medios, a fin de asegurar el control y la gestión de la imagen de cualquier tipo de organización, incluyendo instituciones educativas. El departamento de prensa también se encargará de generar y mandar información con el objetivo de construir una imagen positiva acerca del servicio que se ofrece. Esto se hará siguiendo una política de comunicación, es decir, pensando en el público al que necesitamos llegar y la acción que queremos obtener. El éxito dependerá en gran medida de la correcta elección del contenido, el formato y el medio. Cuando hablamos de prensa, no nos referimos específicamente a diarios o periódicos, sino a los reporteros y jefes de información de diferentes medios de comunicación, incluidos la televisión, radio, podcasts, revistas (impresas y digitales) y plataformas informativas en redes sociales. ¿Es necesario que los colegios cuenten con un gabinete de prensa? Es lo ideal, pero no siempre es necesario. Esta decisión va a depender del tamaño y de la notoriedad de tu centro. Si tu institución considera que es necesario, hay dos formas de hacerlo: creando un departamento interno o contratando una agencia. Beneficios de tener un departamento de prensa La idea común es que invertir en esta área no es prioridad, sin embargo, a pesar de que posiblemente pienses que no sirve para nada, la realidad es que esto sí tendrá un impacto en tus ventas. Ventajas de colegios que mantienen una buena relación con la prensa 1. Les ayuda a conectar con el público. 2. Posiciona al colegio a corto y largo plazo. 3. Genera una imagen positiva. 4. Aumenta el prestigio, sobre todo si incluyes medios con gran credibilidad. Funciones de un gabinete de prensa Organizar y convocar a conferencias y ruedas de prensa para promocionar eventos Este tipo de eventos requieren planeación y logística. Entre los materiales a considerar para la prensa están las invitaciones y el dossier (información más importante sobre nuestra institución y el evento). Diferencias entre conferencia y rueda de prensa La conferencia de prensa sirve para comunicar algo en específico. Siempre tienen una planeación anticipada y obedece a un protocolo previamente definido, por ello, se controla muy bien el tiempo, sobre todo si hay ronda de preguntas y respuestas. Puede participar más de un personaje. La rueda de prensa es más improvisada y no requiere de un protocolo, ni siquiera de un lugar en específico; está más enfocada a una sola persona dando declaraciones. Por ejemplo, si los medios están cubriendo un evento de la institución y encuentran al rector, posiblemente querrán obtener declaraciones de él, dependiendo también de la relevancia que tenga para la sociedad. En estos casos, la labor del personal es decidir si conceder la rueda de prensa o no, mantener el orden y controlar lo que se pregunta o se responde. ¿Cuándo convocar a ruedas y conferencias de prensa? Como se explicó anteriormente, las ruedas de prensa por lo regular son improvisadas, sin embargo, se pueden buscar eventos adecuados para que asista el rector del colegio y dé declaraciones sobre algo en específico, a fin de tener notoriedad. Por el contrario, las conferencias de prensa hay que reservarlas para cuando queramos anunciar algo importante, como la ampliación de la oferta académica, nuevos planteles, alianzas importantes o algún congreso o evento. También se usan para comunicar nuestro posicionamiento respecto a algún tema o controversia en el cual esté involucrado el centro. Para invitar a una rueda de prensa necesitas “un gancho”. La clave para que la prensa asista es invitar a personajes importantes y atractivos. Veamos el siguiente ejemplo: Tu escuela va a abrir un nuevo plantel en el estado de Michoacán. La prensa seguramente asistirá si acude el gobernador del Estado y el secretario de Educación. También dependerá de los reporteros que invites. Si tu colegio es pequeño, busca prensa local y te dará mejores resultados. Enviar información a los medios Hay que generar esta información constantemente para enviar a los reporteros de nuestra base de datos y publicar en el sitio web de la institución. Ya sean notas de prensa, reportajes, boletines, comunicados o entrevistas en cualquier formato. No hagas notas por cualquier cosa. Procura que sean temas o actividades relevantes tanto para el medio como para la sociedad. Manejar y contener situaciones de crisis Ante cualquier crisis, el gabinete de prensa se encargará de detectar o prevenir situaciones delicadas y procurar una respuesta inmediata. El mejor caso para ejemplificar este punto es la pandemia por Covid-19. El sector educativo colapsó, las escuelas cerraron y nadie sabía qué hacer, ni estudiantes, padres de familia, pero mucho menos las escuelas. Esta fue una situación inesperada que provocó una crisis y que dejó en evidencia la falta de comunicación en las instituciones. ¿Cómo debió manejarse? El área de Prensa debió solicitar una reunión urgente con los directivos, valorar la gravedad y acordar las acciones; para después comunicarlas con prontitud a través de los mejores canales. El manejo de crisis requiere de la elaboración de un manual interno para saber los pasos a seguir cuando algo así sucede. La nula actuación en esta pandemia ocasionó el quiebre de varios centros educativos y un alto porcentaje de deserción escolar. Monitorear las menciones al colegio Estar al pendiente de las menciones de la institución en los medios de comunicación, así como de lo que se dice en redes, con el objetivo de reaccionar cuando sea necesario. Existen herramientas inteligentes para el monitoreo de marcas. Una de las más usadas es el Brand Monitoring de SEMrush. Capacitar en habilidades comunicativas a quien vaya a interactuar con algún medio de comunicación Todo aquel que vaya a presentarse ante un medio de comunicación, debe saber hacerlo bien y regirse bajo los objetivos y lineamientos de la institución. Es por ello, que el gabinete de prensa se encargará de capacitarle y orientarle para que haga un buen papel en nombre del colegio. Evaluar la imagen externa Es aconsejable entrevistar a periodistas, líderes de opinión, organizaciones del sector educativo para evaluar la opinión que tienen de nuestro centro educativo. También podemos aplicar distintas herramientas para recopilar datos que nos ayuden a medir cómo se está percibiendo al colegio. ¿Cómo empezar a mejorar la relación de tu colegio con los medios de comunicación? Inicia la comunicación con los medios Enumera todos los medios nacionales y locales (dependiendo la ubicación de tu plantel o planteles) que te interesen. Después busca si su audiencia coincide con tu target; por lo general, en sus sitios tienen publicado su media kit donde viene toda la información sobre su ranking y audiencia. Contacta a los medios de tu interés Busca a las personas específicas de cada medio con quienes podrías hacer acuerdos, así como reporteros que cubren la fuente educativa o algún otro sector que quieras abarcar. También puedes acordar enviarles información financiera o política generada por tus profesores. Pídeles su número de WhatsApp laboral o su correo electrónico. Envíales contenido relevante y noticioso Elige solo a una persona para que se encargue de ser el contacto y de enviar oportunamente la información generada. Bríndales tu base de expertos Muchas veces los medios de comunicación buscan personas expertas en diferentes áreas para entrevistas o consultas sobre diversos temas para elaborar sus notas o reportajes. Si eres una universidad, además de la información, envíales la lista de los profesionales con los que cuentas. Estrecha la relación con la prensa Una buena manera es ofreciéndoles tus instalaciones para que ellos organicen eventos. También puedes proponerles cursos o talleres cada cierto tiempo para que se conozcan mutuamente.

Entrevista con Maxi Silvestre, CEO de la agencia española Marketing and Schools. Maxi Silvestre es consultor, docente y speaker experto en Marketing Educativo. Reside en Valencia, España, y es el CEO de la consultora Marketing and Schools, agencia que acompaña a colegios españoles en temas de Comunicación y Marketing. Comunicación sensible SR: La pandemia nos obligó a llevar a cabo cambios radicales en la forma en que hacíamos las cosas. Algunos especialistas dicen que nos adelantamos 10 años al pasar de un formato de clases presenciales a un modelo totalmente virtual. Entre estos cambios, se presentó la necesidad de modificar la manera en que nos comunicamos con nuestros grupos de interés. ¿Cuáles son los cambios más significativos que se dieron en la comunicación y el marketing de colegios? La pandemia dio un empujón para que los centros educativos se dieran cuenta de la importancia de una comunicación precisa y correcta. A nosotros nos gustaba hablar de que había surgido el concepto de la comunicación sensible. Esto a partir de una situación muy compleja que estaban viviendo tanto las familias como los centros. Las prioridades y necesidades de las instituciones y las personas no estaban alineadas, no eran las mismas; por lo cual, comunicar unos con otros requería de una sensibilidad especial, de un mimo, de un cariño, de un cuidado, de palabras muy certeras. Necesitábamos que cada palabra fuese la correcta, la mejor de todas las opciones. A partir de esto, los centros educativos han puesto especial atención en la redacción de textos en la web, en los folletos y dípticos, así como en la interacción con las familias a través de mensajes bien trabajados. Es necesario que los centros sean capaces de ponerse en el lugar del otro a la hora de comunicar lo que quieren expresar. También, se requiere tener los oídos muy bien abiertos para saber qué necesitan tus familias, tus alumnos y que esa familia se sienta comprendida, querida, escuchada. Nos gustó mucho acuñar este término de comunicación sensible, ya que es tener una especial sensibilidad a la hora de comunicar con las familias porque han sido tiempos muy convulsos. Comunicación eficiente SR: Nos han hablado de lo disruptivo en muchas áreas de nuestra vida, en la economía, en lo social, en los negocios, entre otras. Para una institución educativa, ¿qué crees que sea lo disruptivo de este nuevo enfoque en los equipos de Comunicación y Mercadotecnia? Los equipos de comunicación, en muchos casos, se han dado cuenta que la pandemia ha servido para saber que necesitamos estar en contacto directo, en donde las redes sociales cobraron una especial importancia y aquellos equipos que no tenían desarrollada esa parte digital, tuvieron que ponerse las pilas. Lo disruptivo es lo más natural, y algo que todavía le está costando a muchos centros educativos es ponerle cara y personificar su comunicación. Estamos viendo como TikTok es la red social que más está creciendo y como Instagram está copiando estos modelos. Al final la base es la comunicación de una persona con otra. Aquellos centros que ponen en primera persona la comunicación y cuyos profesores, alumnos y equipo directivo salen a hablar y comunicar en las redes, son los que están apuntando en la dirección más eficiente para la captación de alumnos, porque al final, las personas confiamos en personas. También, las personas confiamos en instituciones, porque sabemos que detrás de cada institución, hay un grupo de personas respaldando a esta. Aprender a que el mensaje sea personal, de tú a tú. Un mensaje natural, como cuando te encuentras en las puertas del colegio con un papá o una mamá que te hace una consulta o te solicitan una visita. Al final es personalizar, es decir tener una cara visible de la institución. Yo creo que es el siguiente reto que se tiene en el ámbito de la Comunicación. Comunicación coherente SR: En una de mis publicaciones en este blog, hablé de la importancia de la congruencia y los peligros que representa para la institución educativa prometer cosas que no se cumplen. ¿Para ti qué mecanismos hay que tener presentes para asegurar que nuestra propuesta de valor se convierta en una promesa cumplida? En muchos casos, la disonancia que hay entre lo que un colegio es y lo que dice que es, puede ser muy grande. El elemento principal es conseguir que tus valores estén alineados con tu comunicación. Otra cosa también importante, y en la cual hacemos mucho hincapié con los centros, es en el posicionamiento de marca; porque muchos no saben a qué juegan por decirlo así. Hay colegios que no saben si están en la liga de los innovadores, de los idiomas, de los tradicionales, de las nuevas áreas o tendencias educativas y hay algunos que no saben dónde posicionarse, ni dónde colocarse, y eso es el primer punto de origen para un colegio. El decir: “esta es mi propuesta de valor” o “esta es mi propuesta educativa”, implica tener un perfil claro y marcado. Y es a partir de ese perfil y los valores, que se genera una comunicación coherente con el centro educativo. Comunicación carismática SR: En tu plática de 2021, comentaste a lo que se enfrenta el cuerpo docente frente al compromiso de atraer alumnos a la institución para la cual trabajan; sin embargo, tú también eres profesor y sabes que disponemos de muy poco tiempo para realizar actividades que no son propias de la labor educativa. ¿Qué tendría que hacer un centro educativo para estimular y motivar al docente para que se convierta en un embajador de la marca? Un equipo de liderazgo carismático puede facilitar mucho la transición de esa carga extra al docente. La marca personal, si hacemos una lectura muy concreta, no deja de ser lo que proyectamos y lo que cada maestro comunica. Las familias cuando se juntan tienden a hablar de los profesores, así que es importante trabajar en aquello que queremos que digan de nosotros. La marca personal debe trabajarse en consecuencia y en consonancia a los valores del centro. Tiene que haber una comunión entre lo que proyecta la imagen del colegio y lo que expresan sus trabajadores y profesores. Claves para fomentar el carisma de nuestro profesorado Darle la importancia al maestro y reconocerlo. En el momento que tú le reconoces y agradeces al docente el trabajo extra, solo con eso vas a aliviar mucho y a nivel de motivación, el profesor va a estar más predispuesto a realizar este trabajo. Proyectar de forma concreta algunas marcas personales Puede ser el caso de un profesor que participe en algún congreso porque es especialista en cierto tema y le puedes compensar su trabajo extra con el horario. Esto puede favorecer un poco la carga y va a generar la motivación de otros maestros. Si otras personas ven que un docente, apoyado por el equipo directivo, está haciendo cosas diferentes como creando un perfil en Instagram y compartiendo publicaciones, seguramente los papás lo verán y se preguntarán ¿quién es ese profesor y de qué colegio será? Estos profesores sirven de ejemplo para que otros también se animen y que, al final, el trabajo de todos vaya sumando. Es importante saber que un colegio es la suma de cada una de las marcas personales de sus profesores, más allá de la propia marca que tenga la institución. Al final se trata de valorar, motivar y luego intentar cuidar y compensar a todos lo que hacen algo extra por el colegio. SR: Por último ¿Cuáles son las ventajas de contar con el acompañamiento de una agencia o un consultor en Mercadotecnia Educativa? Nosotros vemos tres pilares claros. El primero es que se ofrece una especialización. Se cuenta con equipos especializados que evitan que tengas que formar o contratar más personal para tareas de Comunicación y Marketing. El segundo es la profesionalización. El sector educativo ha llegado a una madurez tal en la que no vale hacer un “poquito de marketing”, pues la competencia es mucha y muy alta. Si los colegios quieres competir en grandes ligas, tienen que hacer las cosas con profesionalismo. Y el tercero es la tranquilidad, porque te brinda certeza y seguridad saber que tienes a especialistas trabajando en tu proyecto educativo. En consecuencia, tienes un equipo externo que te está liberando de la carga mental de una tarea que es muy importante. Se trata de facilitar, en Marketing and Schools queremos que la captación y la comunicación sean lo más fácil que se pueda para los colegios y que les implique o los trastoque los menos posible. Un centro tiene otros muchos focos de interés y muchas problemáticas que son complejas de gestionar, como para además sumar la de la captación de alumnos. Si deseas contactar con Maxi Silvestre y Marketing and Schools, dale clic al botón de abajo.